چطور رزومه را ایمیل کنیم؟
بسته به فرصت شغلی‌ای که برای آن درخواست می‌دهید، می‌توانید رزومه خود را به صورت آنلاین و از طریق ایمیل ارسال کنید. اگر قرار است تا رزومه خود را به صورت آنلاین ارسال کنید، حتما قبل از این کار آگهی استخدام و کلیه شرایط آن را مطالعه کنید. با مطالعه شرح شغلی، می‌توانید به این نتیجه برسید که کدام فرمت رزومه برای این فرصت شغلی مناسب است تا بتوانید اثرگذاری بیشتری در ایمیل داشته باشید. در این مقاله، مراحل ارسال رزومه از طریق ایمیل و نکات مربوط به آن را بیان خواهیم کرد.
ارسال رزومه از طریق ایمیل
وقتی قصد دارید تا رزومه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، پیروی از مراحل زیر به شما کمک می‌کند که تاثیری مثبت بر مدیر استخدام بگذارید:
۱. دستورالعمل‌های ارسال ایمیل را دنبال کنید
برای ارسال رزومه از طریق ایمیل، حتما از دستورالعمل‌های موجود در آگهی استخدامی پیروی کنید. به عنوان مثال، کارفرما ممکن است از شما بخواهد که ایمیل خود را برای یک یا چند نفر ارسال کنید، موضوع ایمیل را عبارتی خاص قرار دهید، رزومه را در قالب و فرمتی خاص ارسال کنید یا از شما بخواهد که به سوالاتی در متن ایمیل یا به صورت پیوست جداگانه پاسخ دهید.
حتما این دستورالعمل‌ها را دنبال کنید، تا مطمئن شوید که کارشناس استخدام رزومه شما را بررسی می‌کند. برخی از مدیران استخدام به دنبال این هستند که شما این دستورالعمل‌ها را انجام دهید تا میزان توجه به جزئیات و دقت شما را بسنجند. پیروی از این دستورالعمل‌ها، به تنهایی می‌تواند معیاری برای سنجش شما به عنوان کارجو باشد.
۲. موضوع ایمیل را به درستی وارد کنید
در مورد موضوع ایمیل نیز، حتما به شرح شغلی مراجعه کنید و ببینید که آیا به این موضوع اشاره‌ای شده است یا خیر. اگر دستورالعملی وجود ندارد، به یاد داشته باشید که موضوع ایمیل اولین چیزی است که هر کارشناس استخدام می‌بیند و در صورتی که آن را به درستی پر نکنید، باعث دیده نشدن رزومه خود خواهید شد. نوشتن یک موضوع واضح که مشخص می‌کند برای چه نقشی درخواست می‌کنید، می‌تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که ایمیل شما در پوشه اسپم کارشناس و مدیر استخدام قرار نمی‌گیرد. یک موضوع ساده که به عنوان شغلی و نام شما اشاره دارد، گزینه خوبی برای هر موقعیت شغلی است. این کار، همچنین به مدیر استخدام کمک می‌کند تا رزومه‌های ارسالی را دسته‌بندی کند.
۳. فایل‌های خود را پیوست کنید
در صورتی که در آگهی استخدام به روش دیگری برای ارسال فایل‌ها اشاره نشده باشد، پیوست کردن فایل‌ها به ایمیل تنها راه ساده برای ارسال رزومه و نامه پوششی است. حتما رزومه خود را با فرمت صحیح ارسال کنید. بسیاری از کارفرمایان به دنبال رزومه با فرمت PDF هستند، اما اگر کارفرما نوع دیگری از فایل را درخواست داشت، آن را در آگهی استخدامی ذکر می‌کند و شما باید رزومه خود را با آن فرمت ارسال کنید.
سعی کنید از ارسال فایل‌های بزرگ خودداری کنید، چرا که دسترسی به آنها برای برخی ممکن است دشوار باشد. به طور معمول، فایل‌های بزگتر از ۱۰ مگابایت برای ارسال در ایمیل مناسب نیستند و بعید است که فرد گیرنده بتواند برای دانلود آن زمان بگذارد. یک قالب ساده با فونت‌های ساده برای رزومه خود انتخاب کنید، تا حجم فایلتان پایین شود. حتما نام درستی برای فایل رزومه خود انتخاب کنید. در صورتی که کارفرما از شما نام خاصی برای رزومه درخواست کرده، حتما آن را روی فایل رزومه خود قرار دهید.
۴. ایمیل را حرفه‌ای به پایان برسانید
هنگام پایان دادن به ایمیل خود، مانند یک نامه رسمی از عبارات و کلمات حرفه‌ای استفاده کنید. به عنوان مثال، نام کامل، آدرس ایمیل و شماره تلفن خود را وارد کنید. حتما از یک عبارت رسمی برای تشکر نیز استفاده کنید.
نکاتی برای ارسال رزومه از طریق ایمیل
در ادامه نکاتی را بیان خواهیم کرد که هنگام ارسال رزومه باید به آنها توجه کنید:
رزومه و ایمیل خود را تصحیح کنید
برای اینکه از درست بودن ایمیل و رزومه خود مطمئن شوید، حتما قبل از ارسال، آنها را بررسی کنید. به این توجه کنید که آیا ایمیل شما به خوبی خوانده می‌شود و هیچ غلط املایی یا دستوری در آن وجود نداشته باشد. یک ایده خوب برای افزایش دقت در بررسی ایمیل این است که، پس از نوشتن ایمیل چند دقیقه آن را رها کنید و بعد برای ویرایش به آن مراجعه کنید. با این کار به ذهن خود استراحت می‌دهید و راحت‌تر می‌توانید اشتباهات را پیدا کنید. تاریخ‌ها را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید همه چیز درست است و اگر در رزومه شما وقفه کاری وجود دارد، دلیل آن را ذکر کنید، به عنوان مثال، سفر به خارج از کشور یا مرخصی برای مراقبت از فرزندان یا بستگان.
ایمیل خود را به شخصی دیگر نشان دهید
وقتی متن ایمیل را می‌نویسید، سعی کنید آن را برای شخصی دیگر بفرستید تا بتوانید به بینش فردی دیگر در مورد محتوای ایمیل خود برسید. اگر نام مخاطب خود در ایمیل را نمی‌دانید، کمی درباره آن تحقیق کنید. در حالت ایده‌آل، سعی کنید نام مدیر استخدام، مدیر منابع انسانی یا مدیر بخشی که برای آن درخواست می‌دهید را پیدا کنید. آوردن نام شخص مورد نظر در ایمیل، نشان دهنده این است که برای پیدا کردن این اطلاعات زمان گذاشتید و این می‌تواند اثری مثبت روی کارشناس استخدام یا کارفرما بگذارد.
از یک آدرسِ ایمیلِ حرفه‌ای استفاده کنید
هنگامی که می‌خواهید رزومه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، از آدرس ایمیلی استفاده کنید که شامل نام شما یا حداقل بخشی از نام شما باشد. اگر آدرس ایمیلی با نام خود ندارید، اقدام به ساخت ایمیلی جدید با نام خود کنید. زمانی که از نام خود در ایمیل استفاده می‌کنید، کارشناس یا مدیر استخدام برای باز کردن ایمیل شما مشکلی نخواهد داشت. اگر آدرس ایمیل شما جالب و حرفه‌ای به نظر نرسد، افراد از باز کردن آن و دانلود کردن فایل‌های پیوست شده در آن، خودداری می‌کنند.
یک ایمیل آزمایشی ارسال کنید
قبل از ارسال ایمیل به کارفرما، ایمیل خود را برای یکی از دوستان یا فردی دیگر بفرستید تا از نبود مشکل در آن مطمئن شوید. حتما آن را به‌گونه‌ای ارسال کنید که گویا برای مدیر استخدام ارسال می‌کنید و تمام فایل‌ها را به آن پیوست کنید. تمام فایل‌های پیوست شده را باز کنید تا مطمئن شوید که نسخه‌های صحیح هستند و همه چیز به درستی کار می‌کند. در صورت وجود هرگونه مشکل، آن را تغییر دهید و در نهایت برای مدیر استخدام ارسال کنید.
قالب‌بندی درست را لحاظ کنید
اگر دستورالعمل‌ها از شما خواسته شده که رزومه خود را به جای پیوست در ایمیل در متن ایمیل قرار دهید، قبل از ارسال، این کار را انجام دهید. برای این کار نیز از یک فونت ساده و خوانا استفاده کنید و سراغ فونت‌های فانتزی نروید. سعی کنید از کد HTML، فونت‌های رنگی یا هر تصویری که می‌تواند بر فرمت رزومه شما تأثیر بگذارد، استفاده نکنید. ساده نگه داشتن محتوای رزومه، می‌تواند بهترین گزینه باشد. این کار، همچنین به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که تمام محتوا به درستی برای مدیر استخدام نمایش داده می‌شود.
رزومه و نامه پوششی خود را با هم ترکیب کنید
برخی از کسب و کارها ممکن است از شما بخواهند که نامه پوششی و رزومه خود را در یک فایل PDF ترکیب کنید. اگر اینطور است، سعی کنید از فونت و قالب یکسانی استفاده کنید تا مطمئن شوید که مشکلی در هر کدام از آنها رخ نمی‌دهد. همه چیز را در یک فایل Word ذخیره کنید و درست بودن آن را بررسی کنید. سپس فایل خود را به صورت PDF ذخیره کنید و از نام مناسب برای فایل استفاده کنید. به عنوان مثال:
John_Smith_Resume_CoverLetter_Business_Manager_Position.
رزومه-نامه-پوششی-محمد-محمدی-کارشناس-دیجیتال-مارکتینگ
یک مقدمه کوتاه بنویسید
اگر رزومه و نامه پوششی خود را به صورت پیوست ارسال می‌کنید، بهتر است یک معرفی کوتاه در پیام ایمیل خود قرار دهید. با کمک مقدمه‌نویسی می‌توانید اطلاعات بیشتری در مورد خودتان ارائه دهید و مدیر استخدام را تشویق کنید تا برای کسب اطلاعات بیشتر رزومه شما را باز کند. شغلی را که برای آن درخواست می‌دهید را بیان کنید و سپس، رزومه و نامه پوششی خود را پیوست کنید. همچنین می‌توانید یک یا دو جمله در مورد اینکه چرا به این موقعیت شغلی علاقه دارید یا چگونه می‌توانند با شما تماس بگیرند را، بنویسید.
نمونه رزومه ارسال شده توسط ایمیل
در اینجا یک مثال از یک برنامه ایمیلی است که رزومه شما را پیوست می‌کند که ممکن است هنگام ارسال ایمیل رزومه مفید باشد:
*اطلاعات، نام‌ها و شماره تماس در این ایمیل ساختگی است و تنها برای مثال آورده شده است.
