وظایف کارشناس استخدام از اولین مرحله مصاحبه تا استخدام
روند استخدام از زمان‌های بسیار قدیم تا به امروز دستخوش تغییرات بسیار شده است و باز هم باید انتظار داشته باشیم که در آینده نیز، این روند بهبود پیدا کند و به روز شود. در مصاحبه شغلی هم طرف مصاحبه کننده و هم کارجو با تکنیک‌های جدید آشنا شده‌اند و هر دو به دنبال ایجاد تغییر در مصاحبه‌های سنتی هستند؛ حتی این تغییر را در دوران همه گیری نیز شاهد بودیم و در دو طرف، تمایل برای انجام مصاحبه به شکل جدید وجود داشت.
در حال حاضر، ما شاهد تغییر چشمگیر دیگری در روند استخدام هستیم. هم همه گیری و هم افزایش میزان تنوع در روند پروسه‌های اداری، بسیاری از مشاغل را مجبور به تغییر روند استخدام کرده است.
مقاله زیر یک مقاله جامع است که هر مرحله از مراحل استخدام را از مشخصات شغلی گرفته تا بهترین روش‌های مصاحبه را برای شما بازگو می‌کند و به شما ایده‌ای برای ایجاد تغییر در مصاحبه‌های آینده می‌دهد.
تنوع در استخدام
تنوع عبارت است از پذیرفتن، قبول داشتن و توانمند کردن طیف وسیعی از مردم با احترام نسبت به سن، جنسیت، قومیت، دین، معلولیت، گرایش جنسی و تحصیلات آنها است. تنوع از آن جهت مهم است که همه لیاقت داشتن فرصت‌های یکسان در محل کار را دارند. با این حال، بعضا به دلیل تبعیض، تعصب و نژادپرستی سیستماتیک، به ندرت چنین چیزی اتفاق می‌افتد و تنوع در روند استخدام کمتر دیده می‌شود. بنابراین، اگر شرکت و سازمانی سراغ دعوت از افراد در طبقه بندی‌های مختلف برود، می‌تواند این امکان را برای آنها فراهم کند تا فرصت استخدام در شغلی را داشته باشند که مطمئنا می‌توانند در آن موفق شوند.
همه افراد یک دیدگاه منحصر به فرد به محل کار خود می‌آورند و اگر این دیدگاه‌ها متنوع باشد، می‌تواند سازمان‌ها را قوی‌تر و موفق‌تر کند.
در مصاحبه شغلی از ویژگی‌ها و خصوصیات افراد به یک اندازه حمایت کنید و میان افراد تبعیض قائل نشوید.
مواردی که هنگام استخدام نباید مورد تبعیض قائل شوند عبارت‌اند از:
- سن
- معلولیت
- جنسیت
- ازدواج و مشارکت مدنی
- بارداری
- قومیت
- دین یا عقیده
- ارتباطات
تبعیض در افراد نیز شامل موارد زیر است:
- مستقیم: با شخصی بخاطر یکی از خصوصیات بالا بد رفتاری و کم توجهی شود.
- غیرمستقیم: هنگامی که کارفرما برای تمام افراد قوانین و کارهای مشخصی را وضع می‌کند و این موارد را در مورد برخی افراد اجرا نمی‌کند.
- آزار و اذیت: رفتارهای ناخواسته‌ای که مستقیماً به موارد بالا ارتباط پیدا می‌کند که این رفتار‌ها می‌توانند به صورت ارعاب، تحقیر، خصومت یا جرم باشند.
- بی توجهی: وقتی با کارمندی که شکایتی را در رابطه با تبعیض مطرح کرده است، به شکل بدی رفتار شود.
به طور کلی یک قانون نانوشته در مورد روند استخدام و مصاحبه‌های شغلی وجود دارد که در آن آمده است که کارفرمایان نباید در هنگام استخدام در مورد متقاضیان استخدام تبعیض قائل شوند.
ابزارهای موثر در تشویق تنوع در استخدام عبارت‌اند از:
- تغییر در رزومه‌ها
- حذف نام، سن و جنسیت از رزومه قبل از اینکه این سند به مدیر استخدام برسد.
- این اطلاعات در رزومه را می‌توان از هر طریقی به دست آورد، به همین دلیل نباید این موارد به عنوان اصلی‌ترین فاکتورها در مصاحبه شغلی به شمار آیند.
- تست مهارت
- استفاده از آزمون‌های مهارتی به عنوان اولین گام در فرایند جذب، می‌تواند به جویندگان کار کمک کند تا کاملاً بر اساس مهارت‌های خود در مراحل بعدی استخدام پیشرفت کنند.
- این روش می‌تواند کمک کند تا سوگیری‌های مبتنی بر مشخصه‌هایی که در بالا عنوان کردیم را کمتر در انتخاب افراد دخالت دهید و بر مهارت‌های افراد تکیه کنید.
- تهیه کارت امتیاز
- استفاده از کارت‌های امتیاز تعیین شده برای هر مصاحبه شونده که با توجه به مهارت‌ها یا ویژگی‌های اساسی به فرد داده می‌شود، می‌تواند مصاحبه‌ها را عینی‌تر کند.
- معیارهای استخدام را بر اساس تنوع مشخص کنید
- اگر تنوع افراد را در فرایند استخدام در نظر بگیرید، باعث ایجاد تنوع در تیم‌ها و پخش شدن استعدادها در شرکت خود خواهید شد.
نوشتن مشخصات موقعیت شغلی
مشخصات موقعیت شغلی یا شرح شغل، سندی است که برای داوطلبان جهت درک جزئیات شغل ایجاد شده است. این یک روش آسان برای کارجویان است که با توجه به این سند بتوانند موقعیت شغلی را با توانایی‌ها خود بسنجند و بر اساس آن رزومه خود را بنویسند.
چرا شرح شغل مهم است؟
- انتظارات شرکت از هر موقعیت شغلی را به روشی شفاف منتقل خواهد کرد.
- این به کسب و کار کمک می‌کند تا در بازار رقابتی باقی بماند و همچنین ثابت می‌کند که بر جزئیات کار کارمندان حساس هستند.
- این به شما کمک خواهد کرد بین کاندیداهای مناسب و کسانی که مهارت یا ملزومات اساسی ندارند، تفاوت قائل شوید.
- این کار از همان ابتدا روند استخدام را آسان می‌کند، زیرا شرح شغلی به وضوح انتظارات را مشخص می‌کند.
- این کار درک صحیح از نقش و آنچه از متقاضی انتظار می‌رود را، به داوطلبان ارائه می‌دهد.
- شرح شغلیِ بسیار جذاب می‌تواند به جذب کارجو کمک کند.
- مشخصات شغلی خوب به صورت حرفه‌ای و سازمان یافته ارائه می‌شود که باعث به وجود آمدن دید مثبت در مورد برند کارفرمایی می‌شود.
- هرچه جزئیات مشخصات شغلی بیشتر باشد، برای فرد استخدام کننده آسان‌تر می‌شود که بتواند بهترین فرد ممکن را برای این نقش پیدا کند.
قالب خوب برای بیان شرح شغلی:
- اطلاعات در مورد شرکت
- وظایف روزمره
- نیازها، مهارت‌ها، تجربه مورد نیاز (این را می‌توان به دسته‌های ریزتر تقسیم کرد)
- ویژگی‌های شخصی
- مزایای این نقش
نحوه انجام مصاحبه
داشتن تکنیک‌های مدرن و به روز، بیشتر از تجربه در مصاحبه به کمک کارشناسان استخدام (human resources) می‌آید. اگر مصاحبه به خوبی انجام شود، می‌توانید بهتر انگیزه متقاضیان را برای موقعیت شغلی درک کنید و برای پرورش مسیر شغلی مورد نظر آنها و به نفع سازمان خود قدم بردارید.
به عنوان کسی که مصاحبه را انجام می‌دهد، وظیفه شما این است که در هنگام انجام مصاحبه، کارجو را در شرایطی قرار دهید که حس راحتی داشته باشد (زیرا احتمالاً عصبی هستند). به یاد داشته باشید، یک مصاحبه آرام، آموزنده و صادقانه باعث می‌شود که کارجو بهترین عملکرد را از خود در این گفتگو نشان دهد و به شما این امکان را می‌دهد در نهایت تصمیم درست بگیرید. همچنین خوب است قبل از مصاحبه، مدیران نیز خود را آماده کنند تا برای رویارویی با کارجو در بهترین حالت باشند.
نوع مصاحبه را مشخص کنید
انواع مختلفی از مصاحبه شغلی وجود دارد که دو مدل رایج آن، مدل یک به یک و مدل گروهی می‌باشد. در شرکت‌ها معمولا در مصاحبه‌های اول مدل یک به یک اجرا می‌شود و با این روش احساس راحتی در کارجو کاملا القا می‌شود.
مصاحبه شوندگان احساس راحتی کنند
اگر داوطلب احساس راحتی کند، در مصاحبه بهترین نتیجه را از او خواهید گرفت و اطلاعات دقیق‌تری از شخصیت و مجموعه مهارت‌های او به دست خواهید آورد. از نکات اساسی مصاحبه شغلی این است، که قبل از هر مصاحبه باید تمام الزامات را با کارجو هماهنگ کنید و او را در مورد نوع مصاحبه آگاه کنید.
این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شود:
- آنها با چه کسانی ملاقات خواهند کرد؟
- نوع مصاحبه (به عنوان مثال مصاحبه ویدیویی، مصاحبه تلفنی و یا حضوری) چیست؟
- آیا آزمون مهارت یا روان سنجی نیز در مصاحبه انجام می‌شود؟
در مصاحبه، می‌توانید با زبان صمیمی و گرم و همچنین داشتن زبان بدن نرمال، حس راحتی را به کارجو منتقل کنید. همان‌طور که در بالا ذکر شد، مصاحبه را با بیان آنچه داوطلب انتظار دارد آغاز کنید. همچنین بهتر است به داوطلب یک نمای کلی از شرکت و نقش او بدهید، زیرا این امر به آنها این امکان را می‌دهد تا قبل از پاسخ به سؤالات به اعصاب خود مسلط باشند و با آرامش به آنها پاسخ دهند.
مباحثی وجود دارد که باید از آنها در هنگام مصاحبه پرهیز کنید، زیرا هیچ تأثیری در مشخص شدن توانایی‌های کارجو برای انجام وظایف آن موقعیت شغلی ندارند.
ساختار مصاحبه
در ابتدا، تکرار کنید مصاحبه از چه ساختاری پیروی می‌کند و به داوطلب یک نمای کلی از شرکت و نقش ارائه دهید. این یک روش مصاحبه مؤثر است، زیرا باعث می‌شود داوطلب احساس راحتی کند و به او فرصت می‌دهید تا پاسخ‌های خود را مشخص کند و بهترین پاسخ‌ها را انتخاب کند.
بعد، سراغ صحبت در مورد رزومه شغلی داوطلب بروید. این مورد در کنار سؤالات هدفمند، بیشترین زمان مصاحبه را به خود اختصاص می‌دهد. هدف در اینجا این است که در مورد داوطلب، تجربه قبلی وی و آنچه که در یک نقش جدید به دنبال آن است، اطلاعات کسب کنید. سؤالاتی که در این مرحله می‌توان پرسید ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- دلایل آنها برای ترک شرکت قبلی چیست؟
- چرا آنها می‌خواهند برای این شرکت کار کنند؟
- چه آورده‌ای برای این موقعیت شغلی دارند؟
پس از پرسیدن سؤالات به کارجو زمان دهید تا برای پاسخ‌های خود فکر کند. این زمان دادن به آنها این امکان را می‌دهد تا به نقش و شرکت علاقه نشان دهند و همچنین ثابت کنند که در زمینه شرکت، تحقیقاتی نیز انجام داده‌اند. همچنین در این حین باید سؤالاتی که کارجو از مصاحبه کننده می‌پرسد را نیز در نظر بگیرد و برای این سؤالات نیز آمادگی داشته باشد و زمان به آنها اختصاص دهید.
مصاحبه را با توضیح مراحل بعدی و اینکه چه زمانی نتیجه مصاحبه به کارجو اعلام می‌شود، پایان دهید. صرف نظر از اینکه مصاحبه چقدر خوب پیش رفته است، همیشه از کارجو برای وقتی که در اختیار شما قرار داده است، تشکر کنید و با یادداشت مثبت کار را تمام کنید.
مصاحبه شغلی چه مدت طول می‌کشد؟
طول مصاحبه به موقعیت شغلی، سطح تجربه و تعداد مراحل فرایند مصاحبه بستگی دارد. معمولا حداقل ۲۰ دقیقه برای مصاحبه در مرحله اول (در صورت وجود چندین مرحله) را توصیه می‌کنیم. یک مصاحبه می‌تواند حداکثر ۴۵ دقیقه طول بکشد، اما سعی کنید این پروسه را بیش از حد طولانی نکنید، مخصوصاً اگر قرار است با افراد مختلف ملاقات کنید.
سوالات مصاحبه شغلی
مشخص کردن سؤالات مصاحبه شغلی بسته به موقعیت شغلی که کارجویان برای آنها درخواست دادند، متفاوت است و در این میان تعدادی از سؤالات کلی وجود دارد که کارفرمایان معمولا آنها را از کارجویان می‌پرسند. در زیر، انواع مختلف سؤال را که ممکن است در مصاحبه شغلی مطرح شود را بیان خواهیم کرد.
انواع مختلف سوالات مصاحبه
سوالات انواع مختلفی دارد که کارشناس استخدام می‌تواند هنگام انجام مصاحبه از کارجویان بپرسد. این سؤالات شامل موارد زیر می‌شود:
- سؤالات باز و بسته – سؤالات بسته پاسخ “بله” و “خیر” دارند، در حالی که سؤالات باز معمولا سؤالاتی هستند که نیاز به توضیح بیشتری دارند.
- سؤالات مربوط به رفتار و صلاحیت – این سؤالات برای رسیدن به پاسخی مشخص در مورد مهارت‌ها یا رفتارهای خاص یک نامزد طراحی شده‌اند.
- موقعیتی – این سؤالات معمولا در مواقعی پرسیده می‌شود که کارجو در مورد سؤالی خاص واکنشی خاص نشان دهد و نیاز به پرسش‌های بیشتری در مورد آن باشد.
- کاوشی – معمولاً بر اساس پاسخ‌های اولیه کارجو به سؤالات، برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد خصوصیات، مهارت‌ها و تجربیات شخصی داوطلب، این سؤالات پرسیده می‌شود.
ترکیبی از سوالات مربوط به رفتار و صلاحیت و همچنین سؤالات موقعیتی، دیدی جامع از روند تفکر و توانایی حل مسئله یک کارجو را برای شما فراهم می‌کند. این سؤالات به عنوان سؤالات باز شناخته می‌شوند که کارجو باید کمی توضیحات درباره آنها بدهد و تصویری کامل از تجربه و رویکرد خود در کار، برای شما ترسیم کند.
سوالات بسته نیز می‌توانند مفید باشند. این سؤالات، مواردی هستند که فقط به پاسخ‌های یک کلمه‌ای نیاز دارند. آنها جایگاه خود را دارند، مخصوصاً در مواقعی که در مصاحبه به دنبال پرسش سؤالات فنی باشید و بخواهید پاسخ کوتاه دریافت کنید. به همین ترتیب، اگر زمان مصاحبه نیز برای شما محدود است، می‌توانید سراغ این سؤالات بروید.
روند اعلام نتیجه به کارجو
تبریک می‌گویم! تمام زحمات شما در طول مراحل مصاحبه نتیجه داده است و شما برای استخدام در این موقعیت شغلی انتخاب شدید! باقی مراحل برای استخدام در شرکت را برای شما در آینده توضیح خواهیم داد.
مرحله قبل از اعلام نتیجه
روند اعلام نتیجه مصاحبه از مهم‌ترین مراحل استخدام در شرکت‌ها به شمار می‌آید که بر عهده کارشناس استخدام است. اساساً، ارتباط قوی و اقدام سریع، کلید اصلی این پروسه است.
این روند قبل از شروع مصاحبه آغاز می‌شود، زیرا قبل از مصاحبه باید زمان و روز اعلام نتیجه مصاحبه را مشخص کنید. مراحل مصاحبه کارجو ممکن است طولانی شود و به همین خاطر باید او را از زمان مشخص پاسخ گرفتن در مورد پروسه مصاحبه، مطلع کنید.
اعلام نتیجه مصاحبه و قبول شدن برای استخدام
هنگام اعلام نتیجه به کارجو، این کار معمولاً با یک مکالمه کلامی آغاز می‌شود. در طول این صحبت، شما به عنوان کارشناس استخدام می‌توانید حقوق، مزایا، تاریخ شروع پیش بینی شده برای آغاز همکاری و شرایط مختلف کار را بیان کنید.
در برخی موارد، ممکن است این روند به صحبت‌های بیشتر با کارفرما در مورد حقوق و دستمزد نیز کشیده شود؛ به همین خاطر باید انتظار طولانی شدن پروسه را داشته باشید.
هنگامی که داوطلب پیشنهاد استخدام را پذیرفت، شما می‌توانید مستقیماً با او در تماس باشید و کارها را پیش ببرید. در این مرحله قرارداد و پیشنهاد حقوق برای داوطلب شغلی ارسال می‌شود.
مواردی که باید در قرارداد یا نامه پیشنهاد کار گنجانده شود
چند نکته اساسی وجود دارد که باید در قرارداد یا نامه پیشنهاد کار ذکر کنید. آنها شامل موارد زیر می‌شود:
- عنوان شغلی و وظایف اصلی
- غرامت، مزایا و شرایط به عنوان مثال تاریخ شروع همکاری، ساعات کاری، مدت زمان دوره آزمایشی
- نام مدیری که باید به طور مستقیم با او در ارتباط باشد
سرانجام، هرگونه اطلاعات نهایی را که داوطلب باید قبل از استخدام بداند را، با او در میان بگذارید. این اطلاعات می‌تواند شامل تاریخ و یا زمان شروع همکاری و چگونگی روند استخدام باشد.
سازماندهی روز شروع همکاری
برای شروع همکاری متقاضی در شرکت، باید مقدماتی را فراهم کنید و شرکت را برای ورود او آماده کنید.
- از او استقبال کنید و تمام شرکت و میز کار او را به خوبی به او نشان دهید.
- او را به سرپرست بخش، همکاران و مدیران ارشدش معرفی کنید.
- جدول زمان‌بندی کارها و فعالیت‌های شرکت را به او ارائه دهید.
- امکانات و ابزارهای او را چک کنید و درباره تمام امکاناتی که دارد به او خبر دهید (مانند ناهار رایگان و لپ‌تاپ شخصی).
سخن پایانی
روند استخدام و مصاحبه شغلی می‌تواند برای کارجو و کارشناس استخدام استرس‌زا و پرچالش باشد، به همین خاطر پیشنهاد ما رعایت این روند در تمام مراحل برای آسان‌تر شدن این پروسه است.