چک لیست کامل برای داشتن فرآیند استخدام موفق
در بازار رقابتی استخدام امروزی، شرکت‌ها به دنبال این هستند که از بهترین و کارآمدترین روش‌ها برای جذب نیروی متخصص استفاده کنند. استفاده از چک لیست در هنگام استخدام کارجویان به شما کمک می‌کند فرآیند استخدام خود را هدفمند و منظم پیش ببرید، این فرآیند را به راحتی پیگیری کنید و البته که به دنبال روش‌های اصولی بروید.
این چک لیست استخدام به شما کمک می‌کند تا روند استخدام و جذب افراد متخصص را همراه با پیشرفت آن، با همکاران خود تیم منابع انسانی و مدیران ارشد خود به اشتراک بگذارید.
شرح شغلی را بهبود دهید
ملزومات کلیدی مورد نیاز برای هر موقعیت شغلی از جمله مهارت‌ها، ویژگی‌ها، نیازمندی‌ها و سوابق کاری خاص را که در یک کارجو به دنبال آن هستید، یادداشت و اولویت بندی کنید. برای این کار می‌توانید به بخش منابع انسانی شرکت رجوع کنید و با همکاری آنها بهترین و کامل‌ترین شرح شغلی را تدوین کنید.
اولویت بندی نیازمندی‌ها در شرح شغلی به تیم منابع انسانی نیز بسیار کمک می‌کند، چرا که برای انتشار آن در پلتفرم‌های آنلاین و همچنین ثبت آگهی استخدام دیگر مشکلی نخواهند داشت و همه کارها را اصولی پیش خواهند برد. همچنین به آنها کمک می‌کند تا رزومه‌های مناسب با شرح شغلی دریافت کنند و آنها را راحت‌تر بررسی کنند.
تعیین بودجه و بررسی شرکت برای تامین هزینه و جذب افراد متخصص
هنگامی که شرح شغلی را تدوین و برای هر موقعیت شغلی مهارت‌ها و نیازمندی‌ها را آماده کردید، محدوده حقوق و دستمزد را نیز تعیین کنید و به این توجه کنید که بخش مورد نظر می‌تواند هزینه‌های پرداختی کارمند را تقبل کند یا خیر.
بهتر است قبل از هر کاری اعم از انتشار آگهی استخدام، نگاهی به درون شرکت نیز داشته باشید و شرکت را از همه نظر بررسی کنید، چرا که در صورت عدم توانایی در پرداخت دستمزد ممکن است فردی متخصص را از دست بدهید. همچنین می‌توانید از میان اعضای شرکت، فرد ایده‌آل برای آن موقعیت شغلی را بیابید.
بعد از مشخص شدن بودجه، می‌توانید پیدا کردن فرد ایده‌آل برای موقعیت شغلی را از همان شرکت آغاز کنید و از کارمندان کمک بخواهید. برای این کار می‌توانید در تابلو اعلانات شرکت آگهی آن را بگذارید و یا آن را برای تمام کارمندان ایمیل کنید. حتماً در اطلاعیه‌ها قید کنید که به دنبال انتشار آگهی استخدام در پلتفرم‌های آنلاین نیز هستید.
نکته مهم: اگر سرپرست تیم استخدام هستید و در داخل شرکت فرد ایده‌آل را پیدا کردید، حتما سرپرست او را از این موضوع باخبر کنید و او را در جریان تمام فرآیندها قرار دهید.
اگر قصد شما این است که از افراد داخل سازمان فردی را برای آن موقعیت شغلی پیدا کردید، حتما افراد را برای آن شغل تشویق کنید و به آنها پیشنهاد دهید که درخواست خود را اعلام کنند.
زمان‌بندی مصاحبه‌های داخلی
برای مصاحبه با فرد انتخاب شده در درون سازمان با سرپرست استخدام، مدیر آنها و منابع انسانی برنامه ریزی کنید. در این مرحله بسیار مهم است که به فرد انتخاب شده اعلام کنید که این روند چقدر طول می‌کشد.
هر مصاحبه کننده باید نقشی در فرآیند مصاحبه داشته باشد. مسئولیت‌هایی که هر فرد در مصاحبه بر عهده دارد شامل، ارزیابی تناسب فرهنگی، صلاحیت‌های فنی، پاسخگویی به مشتری یا دانش فرد انتخاب شده است. مصاحبه کنندگان باید پس از هر مصاحبه فرم ارزیابی فرد مصاحبه شونده را پر کنند.
اگر فرد مورد نظر از درون سازمان برای آن موقعیت شغلی انتخاب شد، برای او پیشنهاد با شرح کامل از وظایف و مسئولیت‌ها ارسال کنید و در نهایت نیز در مورد میزان حقوق و دستمزد جدید به او بگویید. در پایان صحبت‌ها نیز با سرپرست فعلی برای زمان انتقال او به توافق برسید.
نکته: اگر شخص مورد نظر خود را از کارمندان فعلی شرکت انتخاب کردید، مطمئنا یک موقعیت شغلی دیگر خالی می‌شود که باید برای آن به دنبال فرد مناسب بگردید.
ارائه بازخورد به متقاضیان داخلی
اگر از میان کارمندان فعلی فردی را برای موقعیت شغلی جدید پیدا نکردید، به طور مستقیم با متقاضیان در ارتباط باشید و به آنها بگویید که انتخاب نشدند.
در صورت امکان، بازخورد را به گونه‌ای به افراد ارائه دهید تا لحن صحبت شما به آنها کمک کند تا مهارت‌ها و شایستگی‌های خود را افزایش دهند. از این بازخورد به عنوان فرصتی برای کمک به کارمند برای رشد شغلی استفاده کنید.
به دنبال افراد مناسب در خارج از شرکت باشید
اگر داخل شرکت فردی مناسب برای موقعیت شغلی پیدا نکردید و همزمان نیز سراغ دیگر روش های پیدا کردن نیروی متخصص رفته‌اید، می‌توانید شانس خود را بیرون از شرکت امتحان کنید. با انتشار اطلاعات در مورد موقعیت شغلی در پلتفرم‌ها و وب‌سایت خود، می‌توانید به لیستی از افراد متخصص دست پیدا کنید. حتی می‌توانید سراغ شبکه‌های اجتماعی و شبکه دنیای واقعی دوستان و همکاران خود بروید و در فرآیند استخدام از آنها کمک بگیرید تا به فرد مد نظر خود برسید.
برای استخدام به دنبال روش‌های آنلاین بروید و آگهی‌های استخدامی خود را در وب‌سایت کاریابی و شبکه‌های کاریابی منتشر کنید؛ البته صفحه موقعیت‌های شغلی وب‌سایت شرکت خود را نیز فراموش نکنید. مراکز شغلی دانشگاه و نمایشگاه‌های کار نیز منابع خوبی برای استعدادیابی هستند.
جستجو را از میان صدها کارجو انجام دهید
امیدواریم که تا به اینجای کار لیستی از افراد جویای کار و متخصص به دست آورده باشید. مطمئنا قبل از انتشار آگهی استخدام نیز لیستی از افراد واجد شرایط و رزومه آنها دارید که می‌توانید با رزومه‌های دریافتی حال حاضر ادغام کنید و افراد مناسب را از میان آنها انتخاب کنید.
نکته: علاوه بر سایت‌های کاریابی، شبکه‌های اجتماعی مانند توییتر و لینکدین برای یافتن استعدادهای جدید عالی هستند.
برای تایید دریافت رزومه برای هر متقاضی ایمیل ارسال کنید. تایید دریافت درخواست آنها برای این مرحله قابل قبول است و شما باید آن را انجام دهید. نیازی به ارسال ایمیل‌های دیگری نیست مگر اینکه بخواهید متقاضی را به جلسه مصاحبه دعوت کنید.
فهرستی کوتاه از افراد و رزومه‌های آنها بسازید
هنگامی که چندین متقاضی را برای این موقعیت انتخاب کردید، نامه پوششی، رزومه و برنامه‌های آنها را لیست کنید. سپس آنها را در مقابل اولویت‌ها و نیازمندی‌های خود قرار دهید تا بتوانید مقایسه کنید.
پس از بررسی درخواست‌های دریافتی توسط مدیر استخدام و کارکنان منابع انسانی، از مصاحبه شغلی وظایف کارشناس استخدام این است که فهرست کوتاهی از متقاضیان ایجاد کند. این فهرست باید شامل شماره تماس متقاضیان انتخاب شده باشد.
اولین مصاحبه‌ها را برنامه ریزی کنید
برای اولین مصاحبه با سرپرست استخدام و مدیر منابع انسانی برنامه ریزی کنید و تاریخ آن را با کارجو نیز هماهنگ کنید. این مصاحبه می‌تواند حضوری یا تلفنی باشد. در همه موارد، در مورد جدول زمان‌بندی و مدت زمانی که هر مصاحبه طول خواهد کشید به کارجو بگویید.
نکته: مطمئن شوید که فرم‌های ارزیابی نامزدهای شغلی پس از هر مصاحبه پر شده است. اگر تعداد مصاحبه‌های هر کارجو بیشتر از یک مصاحبه شد، باید در موارد بعدی نیز این فرم‌ها را پر کنید.
از داوطلب بخواهید پس از ورود به مصاحبه، درخواست شغلی رسمی شما را پر کند. یک کپی از شرح شغل را به داوطلب بدهید تا آن را بررسی کند. در مصاحبه‌ها این فرصت را به کارجو بدهید که بیشتر با شرکت و وظایف موقعیت شغلی آشنا شود تا بتوانید به نتیجه دلخواه دست پیدا کنید.
زمان‌بندی مصاحبه‌های دوم را مشخص کنید
در مصاحبه‌های دوم باید افرادی غیر از مصاحبه‌کننده‌های اول حضور داشته باشند. مصاحبه دوم باید توسط افرادی برگزار شود که نقش مهمی در فرآیند استخدام دارند. سرپرست استخدام، مدیر استخدام، مدیر منابع انسانی و کارفرما می‌توانند در میان مصاحبه کنندگان دوم باشند.
در مصاحبه دوم نیز هر فرد باید نقشی را بر عهده داشته باشد. در این مصاحبه، اگر نیاز به انجام آزمونی خاص است، آن را انجام دهید.
فینالیست‌های فرآیند استخدام را مشخص کنید
هنگامی که فینالیست‌های خود را شناسایی کردید، منابع انسانی باید تمام مدارک فرد انتخاب شده، سابقه و پیشینه او و سایر اسناد و اظهارات او را تأیید کند. در طول کل فرآیند مصاحبه، منابع انسانی و مدیران (در صورت نیاز) باید با افراد انتخاب شده نهایی از طریق تلفن و ایمیل در تماس باشند.
منابع انسانی و مدیران هستند که تصمیم می‌گیرند افراد انتخاب شده با کارمندان شرکت در ارتباط باشند تا از نزدیک روند انجام کارها در شرکت را مشاهده کنند.
نکته: در صورت عدم توافق، مدیر باید تصمیم نهایی را بگیرد. اگر با هیچ کارجویی با توافق نرسیدید و یا انتخاب نکردید، افراد را دوباره بررسی کنید و در صورت نیاز لیست رزومه‌های خود را گسترش دهید.
با فرد انتخاب شده نهایی شروع به گفتگو کنید
هنگامی که منابع انسانی و سرپرست استخدام در مورد یک نامزد به توافق رسیدند، با موافقت مدیر پیشنهاد همکاری خود را با او ارائه دهید. به طور غیررسمی با نامزد در مورد علاقه آنها به شغل با حقوق و شرایط کاری صحبت کنید.
با فرد انتخاب شده در مورد آزمون‌های قبل از استخدام و انجام بررسی‌های بیشتر صحبت کنید و او را در جریان این امور قرار دهید. در این مرحله می‌توانید سراغ کارفرماهای قبلی و شرکت‌های سابق کارجو بروید و از آنها درباره کار فرد سوال کنید.
در مورد قوانین و قرارداد صحبت کنید
ضرب‌المثلی داریم که در این مرحله واقعا صدق می‌کند. این ضرب‌المثل می‌گوید که جنگ اول به از صلح آخر است. انتظار این است که در این مرحله توافق معقولی به دست آورید. اگر فردی در قرارداد بر توقعات غیرمعقول اصرار دارد، می‌توانید به فرد جایگزین فکر کنید.
هنگامی که توافق حاصل شد، منابع انسانی باید روند عقد قرارداد را نهایی کند و البته که در مورد حقوق و دستمزد نیز تمام توافقات انجام شود.
اینها تمام کارهایی بود که باید در چک لیست فرآیند استخدامی خود انجام دهید و اگر بتوانید آنها را به نوبت پیش ببرید، به شما قول خواهیم داد که فرآیند مرتب و منظمی در استخدام تجربه کنید.