۱۰ اشتباه رایج در زمان صحبت با مدیران ارشد
اگر برای پیشرفت در کار خود می‌جنگید و می‌خواهید زودتر ارزش‌ها و آورده‌هایتان را اثبات کنید، نحوه تعامل شما با مدیران ارشد، یک نکته کلیدی است و برای پیشرفت در مسیر شغلی عاملی تعیین‌کننده و مهم است. اما یادگیری نحوه برقراری ارتباط موثر با مدیران ارشد (C-suite) می‌تواند یکی از جنبه‌های ظریف و چالش برانگیز توسعه حرفه‌ای افراد باشد.
برای برقرار ارتباط موثر با مدیران بالادستی چند دستورالعمل مشخص وجود دارد که پیروی کردن از آنها می‌تواند به شدت مسیر ارتباط موثر شما را هموار کند. تسلط بر این مهارت، یک کارمند را به عنوان یک شریک قابل اعتماد برای تفکر و بهره‌وری، کنار مدیر قرار می‌دهد. به همین خاطر داشتن درک درستی از مدل‌های ارتباطی مهم است. در این مقاله برای درک بهتر این موضوع به اشتباهات رایج افراد در ارتباط با مدیران بالادستی پرداخته‌ایم:
۱.ارائه جزئیات بیش از حد
مدیران ارشد یا سی‌لول معمولا به همان سطح از جزئیات مانند کارکنان در لایه‌های پایینی سازمان، توجه ندارند. از آنجایی که آنها در سطح بالاتری کار می‌کنند و چالش‌های کلان سازمان را مشاهده می‌کنند، هر مکالمه‌ای که به عمق جزئیات بپردازد، برای آنان خوشایند نخواهد بود. ارتباطات باید در سطح بالا و استراتژیک باقی بماند. جزئیات اغلب شامل داده‌های مرتبط مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مؤثر است و وظیفه کارمند فیلتر کردن اطلاعات نامربوط برای مدیر است.
۲.فقدان موضع یا نظر قاطع
فرض کنیم کارمند موفق شده جزئیات غیر ضروری را فیلتر کند. الان باید بتواند به روشنی و با موضعی شفاف موضوع خود را بیان کند و نظر خود را ارائه دهد. مدیران بلافاصله فقدان اطمینان در روایت را احساس می‌کنند که باعث می‌شود به طور خودکار هر امیدی برای اعتبار دادن به کارمند از بین برود. با جمع‌آوری اطلاعات موثق و داده‌های صحیح، باید بتوانید با اطمینان نظر خود را بیان کنید.
۳.نادیده گرفتن سوالات و چالش‌ها
برقراری ارتباط یک نوع تمرین داد و ستد است. بسیاری از افراد این اشتباه را مرتکب می‌شوند که فقط بر «ارائه» خود تمرکز می‌کنند و پیامدهای ناشی از سؤالات، مخالفت‌ها یا چالش‌های بالقوه مدیران اجرایی را نادیده می‌گیرند. برای نشان دادن آمادگی کامل، سؤالات آنها را پیش‌بینی کنید و پاسخ‌های آماده در آستین داشته باشید. این نه تنها باعث ایجاد اعتماد می‌شود، بلکه نشان‌دهنده توانایی مشاهده یک موقعیت از منظری کل‌نگر و راه‌حل‌محور است. به طور خلاصه باید آماده باشید که دیدگاه‌های جایگزین ممکن است، نظرات شما را به چالش بکشد.
۴.آماده نبودن برای گفتگو
آماده‌سازی قبل از گفتگو با مدیران یک نکته بسیار کلیدی است. نقل قول معروفی از مارک تواین وجود دارد که می‌گوید: «ببخشید که یادداشت طولانی برای شما می‌نویسم، وقت نکردم یک یادداشت کوتاه بنویسم.» ارتباط موثر نیازمند زمان، فکر و تمرکز است. این شامل اهمیت فیلتر کردن جزئیات، اطمینان از نظر و پیش‌بینی چالش‌ها است. به این ترتیب می‌توان از رفتن مکالمه در جهت نامطلوب جلوگیری کرد.
۵. نپرسیدن سوال یا گوش نکردن فعال
اگرچه لازم نیست از مدیر اجرایی بپرسید که آیا با موضوع مورد نظر آشنا هستند، استفاده از تکنیک‌های گوش دادن فعال می‌تواند به شما کمک کند تا در مورد میزان اطلاعات مورد نیاز آنها در مورد موضوع برای تصمیم‌گیری شفاف باشید. به عنوان مثال، فرض کنید که شما سعی می‌کنید مدیری را متقاعد کنید که در محصول جدید شما سرمایه‌گذاری کنند، اما او اطلاعات بیشتری در مورد اینکه چگونه محصول شما در مقایسه با دیگران برتر است می‌خواهند.
۶. ناتوانی در صحبت کردن با اشتیاق
مانند آهنربایی که مخاطب را به سمت خود جذب می‌کند، صحبت کردن با اعتقاد و اشتیاق شما را مورد توجه قرار می‌دهد. مدیران اگر اشتیاق شما را ببیند، به سمت ارائه شما کشیده می‌شوند و می‌خواهند بیشتر بشنوند. این یکی از مهمترین عواملی است که کارکنان را از یکدیگر متمایز می‌کند.
۷. ایجاد فرضیه در مورد دانش مخاطب
رایج‌ترین اشتباهی که کارکنان هنگام صحبت با مدیران ارشد مرتکب می‌شوند این است که تصور کنند آنها در مورد یک موضوع همان سطح دانش شما را دارند. باید بلد باشید در صورت نیاز مفاهیم را ساده‌سازی کنید تا بتوانید به بهترین شکل ممکن مخاطبان را متقاعد کنید.
۸.تمرکز بیش از حد روی رفتار خود
اگر توجه شما همیشه به پیام، افکار و احساسات خود باشد، در برقراری ارتباط با مخاطبان خود، خواه یک یا چند نفر، شکست خواهید خورد. در یک تبادل یک به یک یا با یک گروه کوچک، زمان کافی را برای شنیدن دیگران در نظر بگیرید و در مورد اینکه چگونه نظرات آنها ممکن است باورها، اعمال و پیام شما را تغییر دهد، بازتر فکر کنید و در مقابل نظرات سریعا گارد نگیرید.
۹. پنهان شدن در پشت روش‌های ارتباطی نامناسب
ممکن است با ارسال ایمیل یا ارسال پیام صوتی احساس راحتی بیشتری داشته باشید، اما این ممکن است بهترین روش برای ایجاد یک ارتباط خاص نباشد. نحوه درک پیام توسط مدیران در دیدار حضوری بسیار متفاوت است و می‌تواند، نتیجه بسیار متفاوتی برای شما رقم بزند.
۱۰.نشان دادن علائم استرس و بی‌قراری
نشان دادن علائم استرس مانند لرزش صدا یا تیک‌های عصبی مثل تکان دادن ناخداگاه پا و … فرکانس بدی به مدیر طرف گفتگو ارسال می‌کند. آمادگی و تمرین آنچه می‌خواهید در دیدار با مدیر خود بگویید، یک راهکار موثر برای کمتر شدن اضطراب است. هرچقدر با آمادگی بیشتر در جلسه حضور پیدا کنید، احتمال بروز علائم استرس کمتر خواهد بود. می‌توانید فیلمی از خودتان که در حال رهبری یک جلسه یا سخنرانی یا ارائه هستید ضبط کنید. با تماشای این فیلم می‌توانید رایج‌ترین مشکلات خود را شناسایی کنید و ببیند نقاط ضعف و قوت‌تان چیست؟
نکته پایانی
ما هر روز با هم ارتباط برقرار می‌کنیم و می‌توانیم اگاهانه از این فرصت‌های روزمره برای تمرین ارتباط و تعامل استفاده کنیم. اختصاص زمان و انرژی به بایدها و نبایدهای برقراری ارتباط با مدیران ارشد این فرصت را برای شما فراهم می‌کند که به عنوان یک شخص ارزشمند، قابل اعتماد، و آگاه در ذهن مدیران تثبیت شوید و به طور بالقوه به عنوان یک مدیر در آینده مطرح شوید.
