چگونه به بهترین شکل ممکن استعفا دهیم؟
استعفا دادن از شغل، موقعیتی است که بیشتر ما در نهایت یک روز با آن مواجه خواهیم شد. اما برای این کار راه‌ها و روش‌های متفاوتی وجود دارد که بعضی درست و بعضی غلط هستند. بهتر است برخی از آن‌ها را انجام ندهیم زیرا نمی‌خواهیم پل‌های پشت سر خود را تخریب کنیم.
استعفا دادن می‌تواند لحظات پرتنشی را در محیط کار ایجاد کند، برای مثال در نظر بگیرید که همکار عصبانی شما یادداشتی را روی میز مدیر شرکت می‌گذارد و می‌گوید دیگر به شرکت برنمی‌گردد و شرکت را ترک می‌کند یا همکاری دیگر خشمگین شده و شروع به داد زدن می‌کند. مشخص است که هیچ یک از این دو حالات راه درستی برای استعفا دادن نیست. پس چگونه استعفا دهیم؟ بهترین شکل استعفا از محیط کار چیست؟
همکاری که به روش درستی استعفا می‌دهد، حداقل از دو هفته قبل استعفای خود را اعلام می‌کند و نامۀ مودبانه‌ای برای استعفا می‌نویسد. او در این نامه از شانسی که کارفرما به او داده تشکر می‌کند. استعفا به این شکل کمک می‌کند تا رابطه‌ای خوب با کارفرما و شرکت قبلی خود داشته باشید و مثلاً اگر نامه اشتغال یا توصیه‌نامه خواستید به راحتی بتوانید نامه را دریافت کنید.
در این مقاله بایدها و نبایدهای یک استعفای درست و حساب شده را به زبان ساده شرح می‌دهیم و شما را راهنمایی می‌کنیم تا در روز استعفای خود چه استراتژی را دنبال کنید.
پیش از استعفا خود را آماده کنید
اگر در محیط کار خود رضایت شغلی ندارید و این موضوع اخیراً بیش از قبل شده، به طوری که بر طرز برخورد و بازده کاری شما نیز اثر گذاشته، به نظر می‌رسد وقت آن است که به تغییر شغل خود فکر کنید. با این حال، استعفا دادن اقدامی نیست که بخواهید با عجله و بدون تفکر آن را پیش ببرید.
سعی کنید قبل از این اقدام، معایب و مزایای این تصمیم را بررسی کنید. کاری نکنید که بعداً پشیمان شوید، به خصوص اینکه پس از استعفا مشخص نیست بتوانید به راحتی کاری در این سطح پیدا کنید. اگر احساس نارضایتی شغلی دارید از خود بپرسید که کدام بخش‌ها است که شما را آزار می‌دهد. آیا می‌توانید آن‌ها را بهبود دهید؟ با مدیریت سازمان درخواست جلسه‌ای داشته باشید و مشکلات و درخواست‌های خود را مطرح کنید و از او بخواهید تا با بهبود شرایط، شما را به ماندن تشویق کند.
الزامات قانونی برای استعفا را کنترل کنید
اگر به این نتیجه رسیدید که اکنون وقت ترک محل کار فرا رسیده است، ابتدا به الزامات و تعهدات خود در زمان ترک کار، که در قرارداد آمده، توجه کنید. برای مثال از چه مدت قبل، لازم است که خروج و استعفای خود را به سازمان اعلام کنید؟ آیا بندی با مضمون عدم استعفا در قرارداد وجود دارد؟ تمام بندهای موجود در قرارداد را به دقت مطالعه نمایید و مطمئن شوید که هیچ تعهدی برای ماندن یا تادیه مبلغی به عنوان جریمه نخواهید داشت.
نامه رسمی استعفای خود را بنویسید
نامه استعفا رسمی، صریح و کوتاه بنویسید. آن را مستقیم یا از طریق ایمیل به دست مدیر مستقیم خود برسانید و رونوشتی از آن را نیز به مسئول منابع انسانی سازمان ارائه دهید.
بازخورد خود از کار کردن در آن سازمان را طی نامه‌ای گزارش دهید
بعضی سازمان‌ها در هنگام خداحافظی افراد، از آن‌ها می‌خواهند تا بازخوردی برای بهتر شدن روندها و رویه‌های سازمان ارائه کنند (پیشنهاد می‌کنیم مطلب مربوط به مصاحبه خروج را در این باره مطالعه نمایید). این فرصت می‌تواند به شما کمک کند تا بازخوردی سازنده و دقیق از عملکرد سازمان به مدیریت ارائه نمایید.
در نظر داشته باشید، در این متن نباید صرفاً منفی بود و تنها به مشکلات اشاره کرد، این کار باعث می‌شود غیرحرفه‌ای تلقی شوید. علاوه بر مطرح کردن مشکلات، از کارفرما بابت فرصتی که به شما داده و باعث شده تجربیات مفیدی به دست آورید تشکر کنید.
تا پایان به اخلاق پایبند بمانید
در این لحظه به نقطه پایان از همیشه نزدیک‌تر هستید، سعی کنید خاطره‌ای خوش در اذهان باقی بگذارید تا همه، شما را به سخت‌کوشی و تلاش یاد کنند. نگذارید با رفتار نادرست، فردی خام و غیرحرفه‌ای به نظر بیایید.
بهتر است بدانید که رفتار غیرحرفه‌ای با شما عجین می‌شود، به خصوص در دنیایی که ارتباطات هر روز گسترده‌تر می‌شود. مطمئناً دوست ندارید در بازار کار به بد اخلاقی و غیر حرفه‌ای بودن شهره شوید. بنابراین دقت کنید که تا پایان حرفه‌ای رفتار کنید.
کارهای خود را قبل از استعفا و ترک محل کار تحویل دهید
علاوه بر اینکه سعی می‌کنید کارها را تا جایی که امکان دارد به پایان برسانید، تلاش کنید فایل‌ها و پوشه‌های مرتبط را طوری طبقه‌بندی کنید که پس از استعفای شما، دسترسی به تمام اطلاعات و انجام وظایف توسط جایگزین شما آسان باشد.
استعفا بدون به پایان رساندن و تحویل دادن کارها، و ارائه اطلاعات نامرتب و غیرسازمان‌یافته، تنها نشان می‌دهد که شما حرفه‌ای نیستید و برای کار خود هم هیچ ارزش و اهمیتی قائل نیستید.
برای خداحافظی کلمات و جملاتی را از پیش آماده کنید
خداحافظی نهایی را با همکاران خود انجام دهید، چه از طریق ایمیل و چه اعلام آن به صورت عمومی. از رئیس و همکاران خود به خاطر شانسی که برای همکاری به شما داده‌اند، تشکر کنید.
علاوه بر آن، معمولاً چیزی که از شما به یاد همکارانتان می‌ماند، همین لحظات پایانی و جملات پایانی شمااست. پس برای این لحظات از پیش برنامه داشته باشید و تمام تلاشتان را به کار بگیرید تا با سر افرازی از سازمان خود خارج شوید.
بایدها و نبایدها در زمان استعفا دادن
- عجولانه استعفا ندهید: مخصوصاٌ اگر هنوز کار پیدا نکرده‌اید. به یاد داشته باشید ممکن است سه تا شش ماه طول بکشد تا شغلی جدید پیدا کنید. به علاوه وقتی خود استعفا داده‌اید نمی‌توانید از مزایای بیکاری بهره ببرید. یک قانون طلایی را در نظر بگیرید: وقتی مشغول به کار هستید، پیدا کردن کار آسان‌تر است.
- میز، ابزار، وسایل کار و اتاق خود را همان‌طور که روز اول تحویل گرفته‌اید تحویل دهید: فایل‌های کامپیوتر را منظم کنید. ایمیل‌ها و فایل‌های شخصی را پاک کنید. تمام وسایل شخصی خود را از روی میز جمع‌آوری نمایید.
- از شغل جدید خود، بیش از حد تعریف نکنید: فروتن و محتاطانه رفتار کنید. حتی اگر صرفاً برای شوخ‌طبعی این صحبت‌ها را مطرح می‌کنید، بهتر است این کار را نکنید.
- از کارفرمایتان توصیه‌نامه بخواهید: در زمان استعفا از کارفرمای خود درخواست یک توصیه‌نامه و نامۀ سابقه کار داشته باشید. ممکن است در آینده به آن نیاز داشته باشید. گرفتن این‌گونه نامه‌ها در زمان حضور شما بسیار راحت‌تر است تا اینکه بخواهید بعداً چنین درخواستی را از مدیر سابق خود داشته باشید.
- هرچیزی را به زبان نیاورید: حتی اگر از شغل خود، رئیس‌تان و شرکتی که در آن مشغول بودید هم متنفرید، این حرف‌ها را هیچ‌وقت به زبان نیاورید. اگر استعفا دادن را بهترین کار می‌دانید، همین کار را انجام دهید. لازم نیست که نظرات خود را با همه در میان بگذارید.
- به همکاران و سازمان سابق خود پیشنهاد کمک بدهید: اگر برایتان امکان‌‌پذیر است پیشنهاد کمک و همکاری بدهید. احتمال اینکه درخواست شما مورد موافقت قرار بگیرد کم است، اما حتماً از پیشنهاد شما قدردانی خواهد شد.
امیدواریم پس از ترک موقعیت شغلی حال حاضر خود، محل کار جدیدتان انتظارات و خواسته‌های شما را برآورده سازد و رضایت مورد نظرتان را به شما هدیه کند. اگر هم اکنون به دنبال شغل جدیدی هستید، جدیدترین آگهی استخدام ها را می‌توانید در وب‌سایت ایران تلنت مشاهده کنید.
ممنون بابت راهنمایهای خوبتون .
خیلی کامل و جامع بود من برای دادن استعفا کلی استرس داشتم ولی با خوندن مقاله شما و البته نوشتن نکات اون مسیر کاملا برام واضح شد و الان به خوبی میدونم باید چیکار کنم. خیلی ممنونم
سلام. خوشحالیم که مقاله ما تونسته به شما کمک کنه. امیدواریم همیشه در کارتون موفق باشید.