OKR چیست و چه نقشی در رشد یک سازمان دارد؟

یکی از اصطلاحات جدید در فرهنگ‌های سازمانی OKR است. این اصطلاح به معنی اهداف و نتایج کلیدی است که در دنیای امروز& استراتژی مدیریتی محبوبی به حساب می‌آید و به وسیله آن می‌توان اهداف یک سازمان را تعیین کرد. هدف OKR‌ها اتصال تیم‌ها و کارکنان بخش‌های مختلف با اهداف کلی شرکت و تبدیل آنها به نتایج قابل ‌اندازه‌گیری است.

OKR چیست و به چه معنی است؟

OKR یا همان نتایج کلیدی، اولین بار توسط اندی گروو، مدیرعامل شرکت «اینتل» مطرح و اجرا شد. از آن پس OKRها در بسیاری از شرکت‌ها از جمله گوگل، لینکدین، اورکل و توئیتر مورد استفاده قرار گرفتند.

بسیاری از OKRها اهداف یک سازمان را پیش می‌برند و براساس آن همه می‌دانند که انتظارات کلی در محل کار چیست. OKRها عمومی هستند، به این معنی که وقتی تعیین شوند، همه به سمت آن حرکت کرده و از کار دیگران آگاه می‌شوند. این اهداف و نتایج کلیدی شامل لیستی از اهداف سطح بالا است. در زیر هر هدف باید ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری وجود داشته باشد. به دنبال آن هر نتیجه کلیدی را می‌توان با نمره ۰ تا ۱۰۰٪ اندازه‌گیری کرد.

این نتایج کلیدی معمولاً بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی سه ماهه هستند، اگرچه برخی از شرکت‌ها OKRهای سالانه یا فصلی نیز تعیین می‌کنند. باید این نکته را در نظر گرفت که امکان تعیین OKR در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها وجود ندارد و اندازه‌گیری نتایج کلیدی فقط مخصوص سازمان‌هایی است که هر تیم یک مدیر دارد. به این وسیله مزایای زیادی از بهره‌وری و تمرکز گرفته تا پیشرفت فرهنگ شرکت به دست می‌آید.

در اینجا یک مثال OKR برای نشان دادن تفاوت بین اهداف و نتایج کلیدی آورده شده است:

هدف: رشد کسب و کار و برند در سطح جهانی.

نتایج کلیدی:

• دستیابی به هدف فروش جهانی ۵۰ میلیون دلاری
• فروش صد در صدی سالانه
• افزایش میانگین اندازه معاملات شرکت تا ۲۵٪
• کاهش ریزش مشتری تا سه درصد

 بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چیست و چه طور تعیین می‌شود؟

ساختار OKR به چه صورت است؟

ساختار OKR بسیار ساده است:

• ابتدا باید ۳ تا ۵ هدف اصلی در سطح شرکت، تیم یا به طور شخصی وضع کنید.
• اهداف باید بلندپروازانه، کیفی و قابل اجرا در زمان محدود باشند.
• برای هر هدف باید نتیجه‌ای قابل اندازه‌گیری و قابل دستیابی تعریف کنید که رسیدن به آن غیرممکن نیست.
• نتایج OKR می‌تواند مبتنی بر رشد، عملکرد یا تعامل باشد.
• نتایج به صورت عدد به نمایش درمی‌آیند و می‌توانند نشان دهند که آیا کاری انجام شده است یا خیر.

روش OKR از زمانی که توسط اندی گرو در دوران تصدی مدیرعاملی اینتل توسعه یافت، توسط بسیاری از سازمان‌های سطح بالا، از جمله گوگل، مورد استفاده قرار گرفت. واضح است که فرآیند OKR کار می‌کند چرا که توسط بسیاری از شرکت‌های بزرگ استفاده شده است، اما چند نکته کلیدی وجود دارد که باید هنگام شروع توسعه OKR برای تیم یا سازمان خود به خاطر داشته باشید.

اولاً، OKRهای مدیریت محصول معمولاً در دوره‌های سه ماهه یا سالانه اجرا می‌شوند. به عنوان مثال، در طول جلسات برنامه ریزی سالانه خود، می‌توانید از اهدافی که قصد دارید در سال آینده به آنها دست یابید شروع کنید، سپس آن اهداف بلندمدت را به اهداف سه ماهه تقسیم کنید که به شما کمک می‌کند تا راه خود را برای رسیدن به آنها هموار کنید.

نکته دیگر برای تعیین اهداف این است که آنها را واقع‌بینانه و قابل دستیابی و در عین حال چالش‌برانگیز کنیم. اینگونه است که شرکت‌هایی مانند گوگل از OKRها استفاده می‌کنند تا مرزها را پشت سر بگذارند و خود را به عنوان رهبران صنعت متمایز کنند.

در نهایت، استفاده از OKR‌های آبشاری که از سطوح بالای مدیریتی به سایر بخش‌های سازمان سرازیر می‌شوند نیز می‌تواند مفید باشد.

چگونه از OKR استفاده کنید؟

پس از تعریف OKR،  اهداف و نتایج اصلی خود را با همه در میان بگذارید تا همه به درکی مشترک برسند. افراد پس از شروع کار باید شاخص‌های نتیجه خود را به صورت منظم و ترجیحاً هفتگی به‌روزرسانی کنند. باید ۷۰ تا ۷۵٪ از نتایج حاصل شده باشد و این عدد به ۱۰۰٪ نرسد. چون نشان می‌دهد که اهداف به اندازه کافی بلندپروازانه تعیین نشده‌اند.

در صورت لزوم باید به صورت مرتب اهداف را مرور کرده و انعطاف‌پذیر باشید و اگر شرکت، تیم یا اهداف شخصی شما تغییر کرد، OKR ها را هم تغییر دهید. استفاده منظم از این اهداف باعث می‌شود به زمان زیادی برای اجرای آنها لازم نباشد. همچنین وقتی آنها را به صورت مرتب اندازه می‌گیرید می‌توانید از پیشرفت‌شان مطمئن شوید.

چگونه اهداف درست را تعیین کنید؟

منابع انسانی یک شرکت می‌تواند به میزان قابل توجهی در تمرکز، بالا بردن تعامل و تعهد کارکنان نقش ایفا کند، نقشی که اهمیت آن از استخدام‌های درست و حفظ استعدادها کمتر نیست. بیایید نگاهی به بهترین موضوعات حوزه منابع انسانی برای تعیین اهداف و نتیجه‌گیری کلیدی بیاندازیم:

این اهداف در حوزه منابع انسانی شامل تعهد شغلی، حفظ کارمندان، استخدام استعدادهای برتر، بهره‌وری کارکنان، توسعه شغلی، تعیین فرهنگ، فرآیند بررسی عملکرد و ایجاد تعادل در زندگی کاری است.

بگذارید موضوع را برایتان بازتر کنیم. برای مثال شما قصد دارید دو هدف را برای تیم منابع انسانی تعیین ‌کنید، یکی بهبود حقوق و مزایا و دیگری افزایش رضایت از مزایا.

به منظور کسب موفقیت در این اهداف باید چه نتایجی را اندازه بگیرید؟

• سطح حقوق و دستمزد مشخص
• هزینه‌های مراقبت‌های بهداشتی کارکنان
• بررسی حقوق آن‌ها با استانداردهای فعلی صنعت

مزایای تعیین اهداف و نتایج کلیدی چیست؟

با وجود تغییر اقتصاد جهانی، تعیین اهداف و نتایج کلیدی روش مناسبی برای رسیدن به نتایجی قابل مشاهده و مشارکت دادن بیشتر کارکنان است. وقتی به این مسئله بیشتر پی می‌بریم که بدانیم آنچه OKRها را از سایر روش‌های مدیریتی جدا می‌کند برنامه‌ریزی از پایین به بالا است.

در چنین روشی همه می‌دانند که اهداف اصلی شرکت چیست و تمرکز خود را باید در کجا بیشتر به کار گیرند. وجود چشم‌اندازی قابل ارائه در بستری نرم‌افزاری به همه امکان می‌دهد که OKRهای سایر اشخاص در سازمان را ببینند و به این وسیله تعاملشان بیشتر شود. این میزان شفافیت محیطی را ایجاد می‌کند که همکاری و کارگروهی در آن بسیار پررنگ است.

جدا از این، بررسی پیشرفت نتایج به صورت هفتگی و شناسایی موانع، فرهنگ پاسخگویی را تقویت می‌کند. رسیدن به OKR انگیزه افراد را نیز بالا می‌برد، چرا که رسیدن به هدف به منزله جشن گرفتن گروهی و تشویق است. درحالی که آن دسته از OKR هایی که با شکست مواجه شده‌اند باید در سه ماهه بعدی با بهبود عملکرد همراه شوند.

کارفرمایان با تعیین OKR یا همان اهداف و نتایج کلیدی، استراتژی کسب و کار خود را تعیین کرده و میزان مشارکت کارکنان را بالا ببرند. اما همانطور که در بالا گفتیم تعیین این اهداف کلیدی نیازمند بررسی همه جانبه و رسیدن به دیدی واضح و شفاف از انتظارات یک کسب و کار است.

تفاوت بین OKR و KPI چیست؟

KPI مخفف شاخص‌های کلیدی عملکرد است و برای ردیابی معیارهای تجاری که عملکرد افراد را منعکس می‌کند، استفاده می‌شود. از سوی دیگر، OKRها روشی برای تعریف نقاطی در سازمان و کسب و کار است که نیاز به تغییر دارند ومی‌توان در آنها رشد کرد.

شاخص‌های کلیدی عملکرد به شما نمی‌گویند که چه چیزی باید تغییر یا بهبود دهید تا کسب‌وکار شما رشد کند، در حالی که OKR به شما کمک می‌کند تا به وضوح ببینید که معیارهای کسب‌وکارتان چگونه با کار روزانه‌تان مرتبط است. این بدان معنا نیست که شرکت شما نمی‌تواند از KPI استفاده کند. در واقع، برخی از KPIها برای نشان دادن سطح عملکردی که می‌خواهید به دست آورید و چه OKRهایی را برای رسیدن به آن باید مشخص کنید، عالی هستند.

در اینجا تفاوت KPIها و OKRها و نحوه استفاده تیم شما از هر دو آمده است:

هدف شرکت یک هدف تعریف شده به عنوان KPI نیست، بلکه باید به عنوان یک حوزه کلی برای بهبود در نظر گرفته شود.

چگونه OKRهای خوب بنویسیم؟

هدف شرکت باید یک فضایی برای بهبود باشد که چندین تیم روی آن کار کنند. این اهداف باید به اندازه کافی گسترده باشند تا تیم‌ها را به طوفان فکری در مورد تأثیرگذارترین اهداف تیم دعوت کند، اما همچنین به اندازه کافی مشخص باشد تا بتوان جهت رسیدن به آن را تعیین کرد. قبل از نهایی کردن اهداف، مدیریت باید از تیم‌ها بازخورد بخواهد و در صورتی که چیزی به اندازه کافی روشن نبود، انتظارات را روشن کند.

نحوه نوشتن اهداف تیم

اهداف تیمی، اهداف الهام‌بخشی هستند که با جهت‌گیری کلی شرکت هماهنگ هستند. آنها باید به تیم هدف، احساس فوریت و تمرکز بدهند. اهداف تیمی پروژه‌ای برای انجام دادن نیستند، بلکه مشکلاتی هستند که باید حل شوند یا تاثیرگذارترین فرصت‌های بهبود هستند که باید دنبال شوند.
یک تیم به عنوان گروهی از افرادی که برای نتایج یکسانی کار می‌کنند باید مسئول نوشتن OKRهای مشترک خود باشند. برای نوشتن یک هدف خوب، تیم‌ها باید به سوالات زیر پاسخ دهد:

• نقش ما در پیشبرد اهداف شرکت چیست؟
• برای موفقیت بیشتر چه چیزی را می‌توانیم ایجاد کنیم (نوآوری کنیم)، اصلاح کنیم (حل کنیم)، یا بهبود دهیم (تغییر دهیم)؟
• چه چیزی به عنوان مانع سر راه ما قرار دارد؟

نحوه نوشتن نتایج کلیدی برای یک هدف

در حالی که یک هدف یک مشکل برای حل یا یک فرصت بهبود برای کشف است، نتایج کلیدی نشان می‌دهد که آیا آن مشکل خاص حل شده است یا اینکه آیا آن فرصت خاص در اجرا موفق بوده است یا خیر.

تبرای هر هدف، یک تیم ۲ تا ۵ نفره OKRها را تعیین می‌کنند که البته قابل اندازه گیری نیز هستند. توجه داشته باشید که OKRها فعالیت‌هایی نیستند که شما کامل کنید. آنها نتایج آن فعالیت‌ها هستند. بنابراین، اگر شما، برای مثال، ۳ پروژه را تکمیل کنید، انتظار دارید چه نوع تأثیری از آن در زندگی واقعی ببینید؟ این نتیجه دقیقا همان چیزی که شما تعیین می‌کنید.

به چند نمونه از نتایجی که بر ارزش کسب و کار متمرکز هستند نگاهی بیندازید:

• نتایج جذب مشتری – کاربران فعال روزانه، ثبت نام، شرکت کنندگان، تعداد جلسات فروش، مشتریان داخلی، تماس‌ها، مذاکره با شرکا.
• نتایج تعامل – بازدیدها یا خوانده‌های منحصربه‌فرد، تبدیل وب‌سایت، تکمیل مراحل ورود، تعداد مشتریانی که از یک ویژگی جدید استفاده می‌کنند، نرخ کلیک (بر روی پنجره‌های بازشو، پیوندها و صفحات)، نرخ کلیک، نرخ موفقیت، نرخ پرش، ترافیک جدید.
• نتایج ارتباط خروجی – پیش‌سفارش‌ها، لیدها، خریدهای انجام شده، استخدام‌های جدید.
• نتایج مالی – ROI، کارایی هزینه، LTV، اندازه معامله، میانگین ارزش معامله.
• نتایج کارایی – سرعت بارگذاری صفحه، تعداد تیکیت‌های پشتیبانی مشتری مرتبط با اشکالات، میانگین سرعت پاسخگویی، امتیاز رضایت مشتری.

اشتباهات رایجی که باید هنگام نوشتن OKR از آنها اجتناب کنید

• همیشه با تعریف یک هدف برای یک کوآرتر کار را شروع کنید.
• حداقل ۲ و نه بیشتر (!) از ۵ OKR برای هر هدف بنویسید.
• جاه طلب باشید اما سراغ غیرممکن‌ها نروید.
• OKR یک فعالیت نیست، بلکه نتیجه مطلوب یک سری فعالیت است.
• مطمئن شوید که در عرض یک کوآرتر OKR تعیین شده قابل دستیابی است و ایده‌هایی در مورد نحوه هدایت آن دارید.
• مطمئن شوید که می‌توانید این OKR را به طور مداوم به روز کنید.
• OKR یک KPI (متریک کسب و کار) معمولی نیست، بلکه موفقیت یک هدف را تعریف می‌کند.
• اقدامات یک تیم باید تأثیر واضحی بر OKR در طول سه ماه داشته باشد.
• اگر در کسب و کار خود یک OKR دارید و هیچ ابتکار یا برنامه عملی برای هدایت آن ندارید، باید بگوییم که انتخاب شما برای OKR انتخاب بدی است.

فرآیند OKR

همان‌طور که اکنون با روش OKR و نحوه نوشتن OKRهای خوب برای تیم خود آشنا هستید، زمان اجرای اهدافتان فرا رسیده است. OKRهای خوب قلب چارچوب OKR هستند اما بدون داشتن فرآیند OKR مناسب، بی فایده می‌شوند.

اهداف و OKRها باید قابل اجرا باشند. این بدان معناست که وقتی تیم شما در حال تنظیم OKR است، آنها همچنین باید ایده‌ها یا برنامه‌هایی در مورد چگونگی پیشبرد آن داشته باشند. اگر هدفی را تعیین می‌کنید و هیچ ایده‌ایی برای اجرایی گردن آن ندارید، عملا کاری بی‌فایده انجام داده‌اید. در حین نوشتن OKRهای خود، سعی کنید در مورد آنچه که می‌توان برای پیشبرد OKRها انجام داد نیز بحث کنید. به این ترتیب خواهید دید که آیا این هدف حتی منطقی است یا خیر. علاوه بر ارزیابی دستیابی به OKR در ابتدای هر سه ماه، برنامه ریزی OKR باید به صورت هفتگی انجام شود.

چگونه برنامه ریزی OKR را شروع کنم؟

برای به جلو بردن OKRها فقط تنظیم و چک کردن هر از گاهی آنها کافی نیست. یک فرآیند برنامه ریزی و بررسی خاص پشت هر OKR خوب وجود دارد. برای برنامه ریزی OKR این موارد را باید داشته باشی

• ابتکارات: به پروژه‌ها، فعالیت‌ها یا ایده‌هایی که توسط یک تیم به منظور پیشبرد OKRهای در طول سه ماه برنامه ریزی می‌شود، گفته می‌شود.
• برنامه‌های هفتگی: وظایفی که به اعضای تیم اجازه می‌دهد در طول یک هفته روی تأثیرگذارترین وظایف تمرکز کنند و در عین حال اهداف بلندمدت خود (OKR) را در نظر داشته باشند.

در حالی که OKRها در سطح تیم تنظیم می‌شوند و همه اعضای تیم برای دستیابی به این نتایج تلاش می‌کنند، اجرای برنامه‌ها در سطح فردی انجام می‌شود. اینگونه است که افراد به اهداف تیم کمک می‌کنند: همه روی برنامه‌های هفتگی خود کار می‌کنند و در نهایت به پیشرفت کل تیم کمک می‌کنند. برنامه ریزی هفتگی با تمرکز توجه شما بر روی کارهایی که در طول هفته باید انجام دهید، OKRها را به جلو سوق می‌دهند.