بهترین جلسات طوفان فکری چگونه برگزار می‌شود؟
تا چند سال گذشته اصطلاحاتی مانند جلسات طوفان فکری یا Brainstorming اصطلاحی ناآشنا بود. اما همراه با ظهور شرکت‌های استارت‌آپی و تغییر فرهنگ سازمانی، این اصطلاحات نیز بر سر زبان‌ها افتاد. در جلسات طوفان فکری به طور معمول هر یک از افراد به بیان دیدگاه و ایده‌های خود درباره یک موضوع می‌پردازند؛ اما این جلسات را چه طور باید برگزار کرد که بهترین نتیجه حاصل شود؟ در ادامه بخوانید.
طوفان فکری چیست؟
طوفان فکری یا بارش فکری استفاده درست از مغز در سیلی از مشکلات برای رسیدن به راه‌حل است. هدف از برین استورمینگ این است که در کوتاه‌ترین زمان ممکن برای حل یک مشکل، ایده ارائه دهیم و بتوانیم خلاقیت جمعی را مدیریت کنیم. در این روش ورود به جزییات ایده‌ها و راه‌حل‌ها و یا انتخاب یکی از آنها خیلی مهم نیست. مخترع طوفان فکری سرمایه‌دار یک آژانس تبلیغاتی، الکس فایکینی اوزبورن است. او یکی از اولین کسانی بود که استفاده از این طوفان فکری یا Brainstorming را عملی کرد و آن را طوفان فکری نامگذاری کرد. اوزبورن یکی از بنیانگذاران BBDO، آژانس تبلیغاتی مشهور مستقر در شهر نیویورک است.
جلسات طوفان فکری یا Brainstorming چیست؟
در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که فرهنگ جدید در آنها حاکم است؛ یکی از اصلی‌ترین ارزش‌ها تشویق کار تیمی و مشارکت دادن کارمندان در جریان تصمیم‌گیری‌هاست. در چنین شرکت‌ها و سازمان‌هایی تصمیم‌ها فقط توسط یک نفر گرفته نمی‌شود و کارمندان نیز در ایده‌پردازی و تصمیم‌گیری‌ها مشارکت دارند. یکی از راه‌های جمع‌آوری نظرات مشارکت اعضای تیم نیز برگزاری جلسات طوفان فکری یا Brainstorming است؛ جلسه‌ای که افراد در آن درباره یک موضوع فکر می‌کنند و نظر می‌دهند.
مزایای طوفان فکری چیست؟
از اصلی‌ترین مزایای برگزاری این جلسات پیدا کردن راه‌حل‌هایی برای مشکلات است که از طریق مشارکت خودجوش به دست می‌آید. طوفان فکری می‌تواند یک هم افزایی بین کارمندان به وجود آورد که همه را دور هم جمع می‌کند. طوفان فکری که به درستی انجام شود، می‌تواند راه‌حل‌هایی به وجود آورد که سازمان‌ها را به سمت فروش بیشتر و رسیدن به هدف سوق دهد. دیگر مزایای طوفان فکری عبارت‌اند از:
- تنوع دیدگاه و ایده در این جلسات بسیار زیاد است.
- جلسه طوفان فکری به دوری کردن از تعصب نسبت به هر دیدگاه خاصی کمک می‌کند.
- اغلب در مدت زمان کوتاهی ایده‌های زیادی خلق می‌شوند.
- فرصتی به افراد داده می‌شود که ایده پردازی کنند و در این کار نیز قوی شوند.
- میان افراد تیم حس رفاقت به وجود می‌آید و به این ترتیب کسب و کار بهتر عمل می‌کند.
رسیدن به بهترین نتیجه از طوفان فکری
اما برگزاری این جلسات گاهی با مشکلاتی نیز مواجه می‌شود. امکان اینکه جلسه مورد نظر به محلی برای مجادله تبدیل شود یا عده‌ای از حاضران در آن مشارکت نکنند، وجود دارد. البته مسئله دیگری هم هست. یادداشت‌های نوشته شده در اینگونه جلسات معمولاً در میان ایمیل‌ها گم می‌شوند. پس جلسات طوفان فکری برای رسیدن به بهترین نتیجه چه طور برگزار می‌شود؟
اولویت کمیت بر کیفیت
در جلسات طوفان فکری مفید، کمیت بر کیفیت اولویت دارد. مهم نیست که ایده‌ای که داده می‌شود به اندازه کافی خوب است یا نه؛ بلکه مهم این است که همه افراد آزادانه نظرشان را بیان کنند. وقتی شرکت‌کنندگان به طور مداوم ایده‌ها را رد می‌کنند، مانع حرف زدن دیگران می‌شوند و به ایده‌ها به چشم تحقیر می‌نگرند افراد از بیان نظراتشان واهمه پیدا خواهند کرد.
مشارکت حداکثری
بزرگترین مشکل جلسات طوفان فکری این است که به طور معمول تنها ۶۰ تا ۷۵% افراد صحبت را پیش می‌برند و بقیه هیچ گونه مشارکتی ندارند. همچنین برخی از افراد نیز بدون آنکه نظری داشته باشند تنها با ایده‌های دیگران مخالفت می‌کنند؛ مسئله‌ای که مانع بیان ایده‌های جدید می‌شود. حضور افراد در اینگونه جلسات باید کارآمد و موثر باشد تا نتیجه مطلوب حاصل شود.
جدا کردن ایده از بحث
سرپرست تیم می‌تواند موضوع را با سایرین به اشتراک بگذارد و اعضای تیم به صورت جداگانه ایده‌هایشان را یادداشت کنند. این راهکار باعث مشارکت همه افراد و عدم سکوت عده‌ای می‌شود. همچنین افراد به این ترتیب تشویق می‌شوند که بدون ترس از قضاوت، ایده‌های خود را یادداشت کنند و به علاوه فرصت بیشتری برای فکر کردن داشته باشند.
این روش برای افراد درونگرا نیز مفید خواهد بود. همچنین تیم‌هایی که تحت‌تاثیر اولین ایده‌های ارائه شده قرار می‌گیرند به کمک این روش به ایده‌های جدیدتری می‌رسند. در این میان مطالعه‌ای نشان داده که تیم‌های دارای طنز قوی، ۱۵% بیشتر از سایرین به نتیجه و ایده‌های جدید می‌رسند.
ایده‌پردازی سریع
گاهی اوقات، محدودیت زمانی به تولید ایده‌های سریع می‌انجامد، چراکه شما وقت لازم را برای فیلتر کردن یا حذف هرکدام از ایده‌ها ندارید.
برای استفاده از این تکنیک، سرپرست تیم قبل از شروع جلسه، اطلاعات یا سؤالات مرتبط، بودجه، زمان و … را در اختیار سایرین قرار می‌دهد. محدودیت زمانی برای چنین جلسه‌ای بسته به پیچیدگی موضوع است و می‌تواند از ۵ تا ۴۵ دقیقه باشد. این تکنیک برای تیم‌هایی که از جلسات طولانی بیزار هستند یا برای آن دسته از تیم‌هایی که با محدودیت زمانی مواجه‌اند و تمایل به اجرای سریع ایده‌ها را دارند مفید است.
عدم ارزیابی ایده‌ها
یکی از رایج‌ترین جلسات طوفتان فکری، روشی است که افراد در آن یک دایره تشکیل می‌دهند و پس از به اشتراک گذاشتن یک موضوع، یکی پس از دیگری ایده خود را بیان می‌کنند و یکنفر نیز مسئول یادداشت کردن و ثبت ایده‌ها می‌شود.
در این مورد نیز مهم است که ایده‌ها را ارزیابی نکنید تا همه نظراتشان را آزادانه بیان کنند. این تکنیک برای تیم‌هایی که برخی از اعضای آن تمایل به سکوت دارند، مناسب است. در این روش افراد نباید ایده‌های یکدیگر را در لحظه نقد کنند. به آنها بگویید که به ایده‌ها برمی‌گردید و آنها را مجددا بررسی می‌کنید.
مراحل و روش‌های طوفان فکری
در جلسه طوفان فکری معمولا روند با یک سوال خوب، واقعی، ساده و دقیق شروع می‌شود. فقط در روند طوفان فکری، همه می توانند در مورد مشکل و چالش صحبت کنند و نظر خود را ارائه دهند. اما این جلسه نیاز به فردی به عنوان رهبر دارد تا بتواند آن را مدیریت کند تا دچار هرج و مرج نشود. یادداشت برداری در این جلسه تقریبا غیرممکن است، بنابراین استفاده از یک دستگاه برای ضبط کردن صدا نیز توصیه می‌شود. جلسه طوفان فکری شامل مراحل زیر است:
۱- آماده سازی
جلسه طوفان فکری باید متشکل از تعداد مشخصی از افراد باشد و زمان آن نیز از قبل مشخص شده باشد تا بتوان آن را به خوبی مدیریت کرد. با توجه به ماهیت سخت این نوع جلسه حداکثر یک ساعت و نیم به طول می‌انجامد. رهبر یا گرداننده جلسه ابزار مورد نیاز برای این جلسه، از جمله تخته، قلم، کاغذ، استیکرهای کاغذی و غیره را آماده می‌کند و باقی افراد نیز می‌توانند با خود مواردی برای یادداشت برداری بیاروند.
۲- ساخت ایده
تمام ایده‌ها بر روی تخته سفید، کاغذ، یا استیکر نوشته می‌شود و توسط مدیر گروه جمع آوری می‌شوند. ااو همچنین مسئول این است که تمام افراد حاضر د رجلسه صحبت کنند و ایده‌های خود را عنوان کنند و هیچ انتقادی در مورد ایده‌های یکدیگر عنوان نشود. او است که به باقی افراد در مورد سازنده، خلاقانه و آرام بودن جلسه اطمینان می‌دهد. بعد از این مرحله به اصطلاح واگرایی، فاز همگرایی آغاز می‌شود که در آن تمام ایده‌ها گردآوری می‌شوند.
۳- ارزیابی
به طور کلی، پس از اتمام جلسه طوفان فکری، ارزیابی تمام ایده‌های پیشنهادی انجام می‌شود. شما به عنوان برگزارکننده جلسه، می‌توانید در این مرحله انتخاب کنید که این قسمت را با همان شرکت کنندگان یا گروه کوچکی از کارشناسان حرفه‌ای انجام دهید.
برای هر موضوع، مفید بودن ایده‌ها، منافع و معایب را ارزیابی می‌کنید و آنها را با یکدیگر مقایسه کنید. اولویت‌بندی نیز در این مرحله صورت می‌پذیرد و ایده‌هایی که در زمان حال بتوانند کمک کنند، بیشترین اولویت را به خود اختصاص می‌دهند. با فیلتر کردن بهترین و مفیدترین ایده‌ها، شما به تدریج از کمیت به کیفیت می‌روید.
قوانین برین استورمینگ یا طوفان فکری
مهم‌ترین خاصیتی که جلسه طوفان فکری دارد، این است که قضاوت را به تعویق می‌اندازد. انتقاد و حتی ارائه بازخورد مثبت در ایده‌های دیگران در این جلسه، مجاز نیست. در جلسه طوفان فکری تمام ایده‌ها ارزشمند هستند و از آنها استقبال می‌شود؛ از ایده‌های خیلی پیش پا افتاده و مبهم، ایده‌های واضح تا نامعقول و از ایده‌های غیرممکن تا هوشمندانه همگی در این جلسه مورد قبول هستند و به آنها بها داده می‌شود.
در واقع هدف از برگزاری جلسه طوفان فکری این است که به ایده‌های بسیاری دست پیدا کنیم. به محض اینکه انتقادی در این جلسه بیان شود، دیگر کسی توان بیان و ارائه ایده نخواهد داشت و همه دلسرد خواهند شد؛ در حالی که پایه و اساس جلسه طوفان فکری انگیزه دادن به دیگر افراد برای ارائه ایده است. جو جلسه باید آرام باشد و همه باید احساس امنیت کنند تا بتوانند تیم را کمک کنند.
مسلما این قوانین برای محدود کردن افراد نیست و تنها، روشی برای مهیا کردن فضایی برای ارائه نظر و ایده است. در ادامه تعدادی دیگر از قوانین جلسه طوفان فکری را خواهید دید:
- تمام ایده‌ها پذیرفته و نوشته می‌شوند و قضاوت و اولویت بندی آنها بعد از جلسه صورت می‌پذیرد.
- در این جلسه بیشتر تمرکز روی کمیت است و تعداد بیشتر ایده‌ها بیشتر در اولویت است.
- در این جلسه هیچ فردی با محدودیت در بیان نظر و ایده مواجه نخواهد شد و جو آزادی در این جلسه حاکم است.
- همکاری و همفکری در این جلسه بسیار اهمیت دارد. شرکت کنندگان می‌توانند ایده‌های یکدیگر را کامل کنند و با این کار، ایده پخته‌تر خواهد شد.
باسلام و وقت بخیر
آیا فایل تیپ استاندارد برای ثبت اطلاعات در جلسه طوفان فکری وجود دارد؟