شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی یا KPI منابع انسانی چگونه محاسبه می‌شود؟

اگر نتایج کارهایتان را اندازه نگیرید، چگونه متوجه موفقیت یا عدم موفقیت فعالیت‌هایتان خواهید شد؟ امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای اندازه‌گیری موفقیت فعالیت‌های خود معیارها یا KPIهای مختلفی را برای فعالیت‌های مختلف در نظر می‌گیرند. با این حال، یکی از سوالات مشترکی که کارفرمایان و صاحبان کسب‌وکارها دارند این است که شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی (human resources) چگونه محاسبه می‌شود.

از آنجا که واحد منابع انسانی شرکت‌ها مانند سایر واحدهای یک مجموعه فعالیت‌هایشان اعداد و رقم بسیاری ندارد، تعداد زیادی از شرکت‌ها در مشخص کردن KPI برای این واحد با مشکل روبرو هستند. در این مطلب از وبلاگ ایران تلنت قصد داریم درباره KPI منابع انسانی صحبت کنیم.

KPI منابع انسانی چیست؟

KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator است و اشاره به سنجش عملکرد دارد؛ مفهومی که به طور مستقیم با اهداف شرکت یا سازمان در ارتباط است.

شما از این طریق متوجه می‌شوید که واحد منابع انسانی توانسته به اهداف تعیین شده از سوی سازمان دست یابد یا خیر. در چه زمینه‌هایی نیاز به بهبود وجود دارد و در کدام قسمت‌ها اهداف محقق شده‌اند. تعیین اهداف با استفاده از KPI، چارچوب مشخصی برای تیم منابع انسانی فراهم می‌شود که از طریق آن می‌توانند هدفمندتر تصمیم‌گیری کنند.

شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی، معیاری استراتژیک است؛ اما به این معنی نیست که هر آنچه در واحد منابع انسانی قابل اندازه‌گیری است، شاخص عملکرد یا همان KPI است. باید بگوییم فقط آن دسته از معیارها که ارتباط مستقیمی با استراتژی و اهداف سازمانی دارند، می‌توانند شاخص کلیدی عملکرد باشند.

KPI منابع انسانی چگونه محاسبه می‌شود؟ 

برای شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی می‌توانید داده‌هایتان را ماه به ماه جمع‌آوری کرده و آنها را با هم مقایسه کنید. کلیه KPIها به اهداف کلی کسب‌وکار گره خورده و به همین ترتیب، مدیران منابع انسانی یا مدیران سایر بخش‌ها و کارمندان ارشد، برای توسعه KPIهای مناسب هر واحد باید همکاری کنند.

بگذارید با یک مثال برایتان توضیح بدهیم. به عنوان مثال سازمانی قصد دارد که هزینه‌هایش را کاهش دهد. این کاهش هزینه‌ها می‌تواند در بخش استخدام اعمال شود. هزینه‌های استخدام به طور مثال ۵۰ میلیون تومان است و باید به ۳۰ میلیون تومان کاهش پیدا کند. در این حالت کاهش هزینه‌های استخدام، شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی است.

حال، واحد منابع انسانی می‌تواند چندین KPI تعریف کند تا به یک هدف خاص برسد. هریک از آن KPIها را هم می‌توان به اهداف کوچک‌تر تقسیم کرد. برای تحقق استراتژی HR، بهتر است این KPI ها باهم هماهنگ شوند، با این حال، گاهی اوقات هم ممکن است باهم در تضاد باشند.

برمی‌گردیم به همان مثال. اگر مجبورید در قسمت یادگیری و توسعه، هزینه‌هایتان را پایین بیاورید، اما از طرفی سعی در ایجاد نوآوری در شرکت دارید، با انتخاب دشواری مواجه هستید. در این مورد «نوآوری ضمن کاهش بودجه» شاخص کلیدی شماست. اما باید این نکته را هم در نظر بگیرید که گاهی با جستجو به معیارهایی می‌رسید که با استراتژی‌های سازمانی مطابقت ندارند و کمکی هم به رسیدن به استراتژی‌های سازمانی نمی‌کنند. نمونه‌ای از این معیارها که ممکن است با آنها مواجه شوید از این قرارند:

• میانگین درآمد
• میانگین ساعت‌های آموزش برای هر کارمند
• میانگین سن بازنشستگی
• تعداد متوسط مرخصی برای هر کارمند
• تعداد متوسط روزهای تعطیل برای هر کارمند
• متوسط طول خدمت

شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی چه ویژگی‌هایی دارد؟

KPIهای مربوط به هر شرکت و سازمان با سازمان یا شرکت دیگر متفاوت است و بستگی به این دارد که شرکت شما چه هدف یا هدف‌هایی را دنبال می‌کند. شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی باید منحصر به فرد بودن آن را نشان دهد و دارای ویژگی‌های زیر باشد:

1. پراکنده: فقط باید روی چند KPI یا شاخص عملکرد کلیدی تمرکز کنید. به همین دلیل هم به آنها شاخص‌های کلیدی عملکرد گفته می‌شود. باید روی موارد اساسی تمرکز کنید و بقیه را کنار بگذارید. قاعده کلی این است که هرچه تعداد کمتر باشد، نتیجه بهتر است.
2. ساده: کاربران باید KPI را درک کنند. اگر KPI ساده نباشد، برقراری ارتباط و تمرکز روی آن هم دشوار است.
3. عملی: فقط به KPIهایی توجه کنید که می‌تواند روی نتایج شما تأثیر بگذارد.
4. مسئولیت: مطابق با نکات قبلی، شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی نیاز به یک مسئول دارند. در صورت موفقیت، به مسئول مربوطه پاداش داده می‌شود و در صورت عدم موفقیت در هدف، مسئولیت به عهده او خواهد بود.
5. نتایج مرتبط: KPI باید با نتیجه مرتبط باشد. وقتی در مورد اهداف تجاری صحبت می‌کنیم، KPI منابع انسانی باید با این نتایج مرتبط باشد.

در سال ۲۰۱۰، کلمه «SMART» به عنوان مخفف ویژگی‌های بالا انتخاب شد. بر طبق این تعریف، شاخص عملکردی خوب شاخصی است که دارای این ویژگی‌ها باشد:

• خاص
• قابل اندازه‌گیری
• قابل دستیابی
• مربوط
• زمان محدود

ممکن است شما بخواهید «هزینه آموزش برای هر کارمند» را به عنوان شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی انتخاب کنید، اما اگر در سال، یک یا دو نفر را فقط استخدام می‌کنید، روش مناسبی را برای سنجش موفقیت انتخاب نکرده‌اید. اگر ۵۰ کارمند جدید استخدام می‌کنید، «هزینه آموزش برای هر کارمند» KPI مناسبی است، چراکه اثرش در هزینه و زمان، قابل توجه است.

در مرحله بعد باید هزینه‌های « آموزش هر کارمند» را تعیین کنید. هزینه حقوق همه افراد را در نظر بگیرید. این هزینه شامل هزینه مربی و کارآموزان، هزینه اتاق و وسایل مورد استفاده است. چقدر طول می کشد تا کارمندان به طور مستقل از آموزش‌هایی که دیده‌اند، استفاده کنند؟ اگر نمی‌توانید آن را اندازه بگیرید، باید بدانید که هدفتان برای KPI منابع انسانی مناسب نیست.

برای اندازه‌گیری به داده‌هایی نیاز دارید که در طول زمان آنها را جمع‌آوری کرده‌اید. درحالی که به طور مداوم به اطلاعات به روزی از برخی KPI‌ها نیاز دارید، در مواردی هم لازم نیست که هر روز اطلاعاتتان را به روز کنید.

فهرست نمونه‌های شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی 

• میزان غیبت: میزان غیبت معمولاً با تقسیم تعداد روزهای غیبت نسبت به تعداد کل روزهای کاری محاسبه می‌شود.
• هزینه غیبت: کل هزینه غیبت و پرداخت حقوق کارمندان و هزینه جایگزینی در این مورد محاسبه می‌شود. این KPI به ویژه در کشورهای اروپایی که دارای اتحادیه‌های کارگری هستند، به کار می‌آید.
• رضایت از مزایا: رضایت از مزایای اشتغال معمولاً از طریق بررسی مشاغل سنجیده می‌شود. این مورد می‌تواند برای کاهش گردش مالی بسیار مهم باشد.
• نرخ بهره‌وری کارمندان: اگرچه محاسبه این معیار سخت است، اما درباره ظرفیت رشد و بهره‌وری سرمایه انسانی توضیح می‌دهد.
• شاخص رضایت کارکنان: میزان رضایت کارکنان از طریق بررسی، نگرش و مشارکت کارکنان سنجیده می‌شود.
• شاخص اشتغال کارمندان: مشارکت کارمندان نیز از طریق نظرسنجی سنجش سنجیده می‌شود. تعامل زیاد کارمندان، بهره‌وری بالاتر، خدمات بهتر مشتری، گردش مالی کمتر و بسیاری دیگر از نتایج مرتبط و مثبت را پیش‌بینی می‌کند.
• فهرست نوآوری کارمندان: نوآوری نیز از طریق بررسی نگرش یا مشارکت سنجیده می‌شود. نوآوری بیش از پیش عامل اصلی موفقیت کسب‌وکار است. نقش منابع انسانی، فعال کردن این نوآوری است.
• میزان ارتقاء داخلی: چند نفر در سازمان ارتقا پیدا کرده‌اند؟ این مورد می‌تواند جلوی استخدام‌های نامناسب را بگیرید و باعث شود افراد بیشتر در کارشان بمانند.
• درصد هزینه نیروی کار: این مورد هزینه نیروی کار را اندازه می‌گیرد و آن را با کل هزینه‌ای که سازمان با آن روبه‌رو است، تقسیم می‌کند. این شاخص اگرچه زیاد به کار نمی‌رود، اما می‌تواند برای کاهش هزینه یا بهبود اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار گیرد.
• میزان گردش مالی: گردش مالی یک معیار بسیار متداول و همچنین KPI مهم است. گردش مالی بالا می‌تواند هزینه زیادی در برداشته باشد.