وبلاگ ایران تلنت
آموزش راهکارهای استخدامی و مدیریت منابع انسانی

راه‌های برای استفاده بهینه از روز و انجام صحیح کارها

اصلا نیاز نیست که به همه ثابت کنیم که زندگی شلوغی داریم. همه‌ی ما شغلی داریم که روز و شب ما درگیر خود کرده، دوستانی داریم که باید به آنها فکر کنیم، خانواده‌ای که باید از آنها مراقبت کنیم و در نهایت برای آنها وقت بگذاریم. علاوه بر تمام اینها، ما همچنین دوست داریم کمی برای خودمان وقت بگذاریم. در نهایت، اگر بتوانیم به تمام این کارها رسیدگی کنیم، بسیار عالی خواهد شد.

دو رویکرد اساسی در مورد رسیدگی به کارهای روزانه وجود دارد. اول تصمیم گیری بهتر است که اغلب حول محور صرف زمان بیشتر برای تعیین کارها بر اساس میزان اهمیت می‌چرخد. اگر این کار را انجام دهید و بدانید که چه کاری از درجه اهمیت بالاتری برخوردار است، راحت‌تر می‌توانید کارهای خود را رسیدگی کنید. این در حالی است که در این روند، باید گاهی کار را متوقف کنید و باز به این فکر کنید که کدام کارها در حال حاضر برای شما بیشتر مهم است. اما برخی افراد این سوال را از خود می‌پرسند که، چگونه می‌توانیم کارهای بیشتری را در مدت زمان مشابه انجام دهیم؟

این روش گاهی اوقات همه معادلات را بر هم می‌زند. ایده‌هایی که به ما کمک می‌کنند کارهای بیشتری را در مدت زمان مشابه انجام دهیم، می‌توانند مضر باشند. اما واقعیت این است که اکثر ما همیشه گزینه‌ای برای اولویت بندی و نه گفتن نداریم. گاهی اوقات ما فقط نیاز داریم تا کارهای بیشتری را با هم انجام دهیم و به اصطلاح با یک دست چند هندوانه را برداریم.

خبر خوب این است که تاکتیک‌هایی وجود دارد که می‌توانید از امروز شروع به انجام آنها کنید که تأثیر زیادی بر اولویت‌بندی تعداد کارهایی که می‌توانید انجام دهید خواهند داشت. در این مقاله درباره سه تاکتیک محبوب صحبت خواهیم کرد.

از ساعت به نفع خود استفاده کنید

راهی‌هایی برای استفاده بهینه از روز

این حس که ما هرگز نخواهیم توانست همه چیز را در برنامه خود قرار دهیم، می‌تواند دلهره آور باشد. اما، ما می‌توانیم زمان را به گونه‌ای تنظیم کنیم که بیشتر در خدمت ما باشد تا اینکه روبه‌روی ما. به جای اینکه فکر کنید: “چگونه می‌توانم همه این کارها را در برنامه کاری این هفته قرار دهم؟” روی ۶۰ دقیقه آینده تمرکز کنید و تصمیم بگیرید که قبل از پایان یک ساعت آینده، می‌خواهید چه کاری انجام دهید. با این ضرب‌العجل که برای خود تعیین می‌کنید، فشار انجام کارهای بیشتر در شما کمتر می‌شود و کمتر خود را غرق کارهای سنگین می‌کنید.

بسیاری از افراد علاقه زیادی به استفاده از تقویم دارند و استفاده از تقویم به آنها کمک می‌کند که روی کاری که قرار است انجام دهند، تمرکز کنند و کاملاً با استراتژی پیش بروند. داشتن تقویم کاری و البته برنامه ریزی روزانه مزیت دیگری نیز دارد که باعث می‌شود که همکاران شما همچنین بدانند شما روی چه موضوعی کار می‌کنید تا بتوانند تشخیص دهند که به عنوان مثال، برای جلسه در دسترس نیستید.

مانند یک سرآشپز خود را آماده کار کنید

تفاوت بین یک آشپز آماتور و یک سرآشپز چیست؟ آیا دستور پخت غذای آنها تفاوت دارد؟ نیازی نیست سرآشپزها از لحظه‌ای که سفارش غذا وارد می‌شود، از صفر شروع کنند. آن‌ها قبل از شروع هر کاری و هر سفارشی، تمام آنچه برای آشپزی نیاز دارند را از قبل آماده کردند و با همه چیزهایی که از قبل آماده شده است، بسیار آسان‌تر کار خود را شروع می‌کنند.

راهی‌هایی برای استفاده بهینه از روز

آیا می‌خواهید کاری را که به تعویق انداخته‌اید را شروع کنید؟ در نظر بگیرید که دورکار هستید و می‌خواهید این کار را شروع کنید. برای شروع باید با مرحله آماده سازی، کار خود را آغاز کنید. این مراحل آماده سازی می‌تواند شامل مرتب کردن میز، بستن اپلیکیشن‌هایی که به آن‌ها نیاز ندارید و در نهایت، کنار گذاشتن گوشی شود. برخی از افراد حتی کمی فراتر از این مراحل می‌روند و سعی می‌کنند تا با پوشیدن لباس رسمی، خود را کاملا آماده حضور در محیط کاری کنند.

در مرحله بعد، ابزار مورد نیاز برای انجام کار را جمع آوری کنید. تمام مدارک مورد نیاز خود را دریافت کنید. “آنچه نیاز دارید” را در صفحه‌ای تایپ کنید. فرض کنید باید یک ایمیل رسمی بنویسید که آن را به تعویق انداختید: برای این کار باید ابتدا پیش نویسی از آنچه قرار است در ایمیل گفته شود آماده کنید.

بدیهی است که انجام منظم این کارها می‌تواند باعث شود که کار را به درستی به پایان برسانید. با آماده سازی و انجام کارهای آسان در ابتدا، در زمان مناسب با کارهای سخت‌تر مواجه می‌شوید و انجام آنها برای شما چالش برانگیز نخواهد بود.

اجازه ندهید دیگران تمرکز شما را از بین ببرند

وقتی می‌خواهیم کاری پیچیده را انجام دهیم، مغز ما باید بتواند انرژی لازم برای انجام آن کار را ذخیره کند. بنابراین اساساً، هر چیزی که به انرژی کمتری نیاز دارد، ما را از تمرکز بر کاری که می‌خواهیم انجام دهیم دور می‌کند. (در حالی که در تلاش برای تهیه پیش نویس ایمیل خود هستیم، ممکن است تمرکز ما به سمت بررسی توییت‌ها و دیگر ایمیل‌های دریافتی برود.)

راهی‌هایی برای استفاده بهینه از روز

ما معتقدیم که حفظ تمرکز در زمان انجام کار، مهارتی است که در طول زمان می‌توانیم از آن بهره‌مند شویم و مسلما مزایای بسیاری برای ما خواهد داشت. کاری که در حال حاضر می‌توانید انجام دهید این است که تمام عوامل حواس پرتی را که تمرکز شما را از بین می‌برند، از اطراف خود حذف کنید و این تنها شامل تفکرات موجود در مغز شما نمی‌شود و باید وسایل گمراه کننده را نیز از اطراف خود دور کنید.

جایزه‌ای که می‌توانید در این مواقع به خود بدهید، این است که گوشی همراه خود را خاموش کنید و یا در حالت بی صدا قرار دهید تا متوجه پیام‌ها نشوید. اگر طرز تفکر شما به این صورت است که “من مشکلی برای تمرکز روی کار ندارم و در حالی که گوشی روشن باشد، می‌توانیم با تمرکز بالا به کارم ادامه دهم”، این نکته دقیقاً برای شماست. با خاموش و بی‌صدا کردن گوشی همراه خود چه چیزی را از دست می‌دهید؟ در واقع چیز مهمی برای از دست دادن وجود ندارد و باید تمام این صداهای منحرف کننده را از کار بیندازید.

با کنار گذاشتن گوشی، باید عوامل محرک و گمراه کننده روی لپ‌تاپ خود را نیز از کار بیندازید. هر چه عوامل بصری و صوتی که تمرکز شما را دچار مشکل می‌کند را حذف کنید، به چشم خواهید دید که در انجام کارها چه میزان بهره‌وری شما افزایش پیدا می‌کند.

همه ما دوست داریم تا روش کاری خود را بهبود دهیم و در اصل بهره‌وری خود در کار را افزایش دهیم. از این رو، تصمیم گرفتیم که درباره این موضوع در این مقاله صحبت کنیم. شاید این روش‌ها برای بسیاری جواب ندهد، اما امیدوارم این سه پیشنهاد به شما کمک کند تا راه کارها را ساده‌تر و مؤثرتر به پایان برسانید.

منبع fastcompany
ارسال دیدگاه

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.