چگونه زمان را مدیریت کنیم؛ تکنیک های مدیریت زمان
همه ما روزی با مشکلات ناشی از مدیریت زمان دست و پنجه نرم کردیم. تصور کنید هر روز صبح خیلی خوشحال و خوش‌بین روز خود را آغاز می‌کنید، به این امید که نه تنها تمام ضرب‌العجل‌های کاری خود را انجام دهید، بلکه به باشگاه خود هم برسید و تمام کارهای شخصی و خانه را نیز تمام و کمال انجام دهید. اما شاید چیزی که در حقیقت اتفاق می‌افتد با آن چیزی که در ذهن شماست، تفاوت داشته باشد. هر روز صبح دیر از خواب بلند می‌شوید، به ترافیک برخورد می‌کنید و در نهایت نیز با تأخیر وارد محل کار خود می‌شوید.
اما این پایان ماجرا نیست. پروژه‌هایی که در دست شما است مرتب تأخیر می‌خورد، جلسه پشت جلسه را از دست می‌دهید و در نهایت، از آخرین جلسه که خارج می‌شوید و وارد جلسه با سرپرست می‌شوید تازه شروع به بررسی ایمیل‌ها می‌کنید. این وضعیت اصلا وضعیت خوشایندی نیست و خب در نهایت می‌تواند زندگی شخصی و حرفه‌ای شما را دچار چالش کند.
خبر خوب این است که راه‌هایی برای مدیریت زمان وجود دارد که می‌توانید با کمک آنها، این مشکلات را حل کنید. در واقع شما باید زمان را در دست خود بگیرید، نه اینکه اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و کنترل میزان زمان برای صرف فعالیت‌های خاص در روز، هفته، ماه و سال است. مدیریت زمان اصولی و درست، به فرد این امکان را می‌دهد که در مدت زمان کوتاه‌تری کارهای بیشتری انجام دهد، استرس را کاهش دهد و خب در نهایت موفقیت شغلی را تجربه کند.
بدون مدیریت قوی زمان، کار و رفاه شما ممکن است دچار چالش و آسیب شوند و منجر به موارد زیر شود:
- تولید کار بی کیفیت
- از دست دادن ضرب‌العجل‌ها
- افزایش سطح استرس
- از بین بردن تعادل بین کار و زندگی
- صدمه زدن به شهرت حرفه‌ای خود
مدیریت زمان چیزی است که برخی از افراد با آن چالش دارند، در حالی که دیگران در آن خبره هستند و به صورت حرفه‌ای آن را در کار و زندگی خود اجرا می‌کنند. مهم نیست برای مدیریت زمان کار خاصی بلد باشید و یا اینکه برای آن دانشگاه بروید، برای اینکه واقعاً بر این مقوله مسلط شوید، باید بدانید که چگونه آن را انجام دهید.
زمان مقوله‌ای پیچیده و در عین حال مشکل سازی است. بنابراین، مهم است که بدانید چگونه کار و فعالیت‌های روزانه خود را متناسب با زمان پیش ببرید. اگر با مدیریت زمان خود مشکل دارید در ادامه این مقاله، تکنیک‌های مدیریت زمان را ارائه خواهیم داد که حتما به شما کمک خواهند کرد.
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟
مدیریت زمان بسیار مهم است، زیرا به شما کمک می‌کند روز کاری خود را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنید تا بتوانید وظایف کاری را بدون به خطر انداختن تعادل بین کار و زندگی خود انجام دهید. در ادامه هفت مزیت مدیریت صحیح زمان را عنوان خواهیم کرد:
بهبود عملکرد
هنگامی که یاد می‌گیرید زمان را برای تمام کارهای مهم خود محدود کنید، به یک بلوغ فکری در مورد انجام به نوبت کارها بر اساس اولویت می‌رسید و به طبع، عملکرد بهتری در آنها از خود نشان خواهید داد. وقتی برنامه‌ای برای دنبال کردن داشته باشید، احتمالاً متوجه خواهید شد که زمان کمتری را صرف تصمیم‌گیری در مورد اینکه الان چه کاری باید انجام دهم و یا کدام کار را باید به تعویق بیندازم، می‌کنید و بیشتر زمان خود را صرف انجام کارهای مهم می‌کنید. مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند فقط روی کارهای اساسی پیش روی خود تمرکز کنید و از حواس پرتی‌های وقت گیر جلوگیری کنید.
ارائه بهتر کار
وقتی فکر و ذهن شما این نباشد که سریع کارها را به ضرب‌العجل خود برسانید، می‌توانید تلاش بیشتری برای کارهای خود داشته باشید و البته زمان برای انجام درست کارها داشته باشید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند وظایف خود را اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید که زمان کافی برای تکمیل هر پروژه در اختیار دارید. کیفیت کار شما زمانی افزایش می‌یابد که برای تکمیل آن عجله‌ای نداشته باشید.
تحویل به موقع کار
مدیریت صحیح زمان شامل تخصیص زمان به تمام کارها در جدول زمان بندی می‌شود. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می‌کنند تا پروژه‌ای را سر زمان مقرر به اتمام برسانند یا آن را زودتر از موعد تحویل دهند تا در صورت بروز هرگونه چالش، زمان برای رفع مشکل را داشته باشند. اگر زمان مورد نیاز برای تکمیل کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید، می‌توانید کارها را سر زمان مقرر تحویل دهید.
کاهش استرس
وقتی برای وظایف خود هم در کار و هم در زندگی شخصی خود برنامه ریزی انجام دهید و به آنها زمان اختصاص دهید، دیگر استرسی برای انجام به موقع آنها نخواهید داشت. مدیریت خوب زمان می‌تواند به شما کمک کند لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید و زمان مورد نیاز را برای مهم‌ترین وظایف خود کنار بگذارید؛ بنابراین دقیقاً می‌دانید چه کاری باید انجام دهید و چقدر زمان برای تکمیل تمام کارها نیاز دارید. اولویت بندی وظایف و تخصیص زمان کافی برای انجام آنها، می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.
دسترسی به فرصت‌های شغلی بهتر
مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا به یک کارمند قابل اعتماد تبدیل شوید که همیشه کار با کیفیت بالا را در موعد مقرر تحویل می‌دهد. این کار ارزش شما را در میان تمام افراد افزایش می‌دهد و شهرت حرفه‌ای شما را نیز بهبود می‌بخشد، که در نهایت می‌تواند منجر به این شود تا فرصت‌های شغلی جدید برای پیشرفت شغلی پیش روی خود داشته باشید.
افزایش اعتماد به نفس
هنگامی که زمان خود را به درستی مدیریت کنید و با موفقیت به ضرب‌الاجل‌های خود برسید، احساس موفقیت و اعتماد به توانایی‌های خود خواهید داشت. اتمام مستمر فهرست کارهای روزانه یک انگیزه بزرگ برای شما خواهد بود که شما را وادار می‌کند تا مهارت‌های خود در مدیریت زمان را افزایش دهید و فرصت‌های شغلی جدیدی را به دست آورند.
انجام کار به صورت کارآمدتر
هنگامی که بدانید چگونه زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، تمرکز بیشتری روی کار خواهید داشت که به شما این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری از دست بدهید و کارهای بیشتری انجام دهید. به عنوان مثال، زمانی که تنها پانزده دقیقه برای یک جلسه مهم زمان دارید، به جای اینکه سراغ انجام کارهای یک پروژه بزرگ بروید می‌توانید چند کار کوچک را در آن زمان انجام دهید و کارهای بزرگتری را که نیاز به نیروی فکری بیشتری دارند را در زمانی انجام دهید که فرصت زیادی دارید. شما با مدیریت صحیح زمان می‌تواند کار خود را کارآمدتر کار کنید تا با زمان کمتری به انجام کارهای بیشتری برسید.
تکنیک های مدیریت زمان
آیا معمولا وقت شناس هستید یا نه در کار خود زیاد تأخیر دارید؟ آیا کارها را در مدت زمانی که تعیین کرده‌اید تمام می‌کنید؟ آیا گزارش یا کار خود را به موقع تحویل می‌دهید؟ آیا می‌توانید کاری را تا قبل از رسیدن تاریخ ضرب‌الاجل انجام دهید؟ آیا مدیر زمان خوبی هستید؟
اگر پاسخ شما به هر یک از سوالات بالا “نه” است، به این معنی است که زمان خود را آن‌طور که می‌خواهید، مدیریت نمی‌کنید. در اینجا نکاتی برای مدیریت زمان وجود دارد که به شما کمک می‌کنند زمان را بهتر مدیریت کنید:
۱. یک برنامه روزانه ایجاد کنید
قبل از اینکه فردا برسید، برای روز بعد خود برنامه ریزی کنید. این کار را صبح یا حتی بهتر از آن، شب و قبل از خواب انجام دهید. این کار به شما یک نمای کلی از نحوه سپری شدن روز می‌دهد. به این ترتیب، شما تحت فشار زمانی قرار نمی‌گیرید. وظیفه شما در این روز این است که به بهترین شکل ممکن به برنامه پایبند باشید.
۲. برای هر کار محدوده زمانی تعیین کنید
با خود روراست باشید و مشخص کنید که باید X را تا ساعت ۱۰ صبح، Y را تا ساعت ۳ بعدازظهر و Z را تا ساعت ۵:۳۰ بعد از ظهر تمام کنید. این کار باعث می‌شود کار شما طولانی نشود و همچنین، زمانی که برای فعالیت‌های دیگر در نظر گرفته‌اید را صرف این کار نکنید.
۳. از تقویم استفاده کنید
داشتن تقویم، اساسی‌ترین گام برای مدیریت فعالیت‌های روزانه است. در حال حاضر به اندازه انگشتان دست و یا حتی بیشتر ابزار آنلاین برای مدیریت تسک و زمان وجود دارد که می‌توانید در آنها تقویم کاری خود را بسازید.
حتی اگر به ابزارها دسترسی ندارید و کار با آنها برای شما سخت است، می‌توانید سراغ ابزارهای سنتی مانند اکسل و یا تقویم گوشی موبایل خود بروید. به این ترتیب، بدون توجه به جایی که هستید می‌توانید به برنامه خود دسترسی داشته باشید.
۴. از یک نظم دهنده استفاده کنید
یک نظم دهنده و سازماندهی کننده به شما کمک می‌کند تا از همه چیز در زندگی خود آگاه باشید. از این ابزارها می‌توانید برای سازماندهی اطلاعات، فهرست کارها، پروژه‌ها و سایر موارد متفرقه استفاده کنید. ابزارهای مدیریت پروژه نمونه عالی از این ابزارها هستند.
۵. برای خود ضرب‌العجل تعریف کنید
چه زمانی باید وظایف خود را تمام کنید؟ ضرب‌الاجل‌ها را به وضوح در تقویم و ابزار مدیریت پروژه خود علامت بزنید تا بدانید چه زمانی باید کارها را به پایان برسانید.
۶. «نه» گفتن را یاد بگیرید
بیش از توان خود کار یا وظیفه‌ای را بر عهده نگیرید. کارهایی که شما را از انجام به موقع و منظم وظایف باز می‌دارد و باعث حواس پرتی شما می‌شوند را، می‌توانید با یک نه گفتن متوقف کنید. یا حتی می‌توانید آنها را به زمان‌هایی دیگر موکول کنید و قول زمان دیگری بدهید.
۷. هدف گذاری کنید که زودتر از موعد کار خود را تمام کنید
وقتی هدفتان این است که به موقع کار را تمام کنید، باید توجه داشته باشید که مشکلاتی می‌توانند شما را بدقول کنند و همین باعث می‌شود تا بیشتر اوقات تأخیر داشته باشید. سعی کنید زمان را طوری تنظیم کنید که تحویل کار را حتی زودتر از موعد مقرر انجام دهید تا استرس و دستپاچگی در شما کاهش پیدا کند.
۸. یک ساعت مقابل خود قرار دهید
گاهی آنقدر در کار غرق می‌شویم که زمان را فراموش می‌کنیم. قرار دادن یک ساعت بزرگ در مقابل‌تان، شما را از زمان آگاه می‌کند.
۹. یادآوری‌ها را ۱۵ دقیقه قبل تنظیم کنید
اکثر تقویم‌ها امکان یادآوری زمان دارند؛ از این امکان به خوبی برای مدیریت زمان خود استفاده کنید. اگر جلسه مهمی برای شرکت دارید، زنگ ساعت را ۱۵ دقیقه قبل تنظیم کنید.
۱۰. تمرکز کنید
آیا جزء افرادی قرار می‌گیرید که چند هندوانه را به یک دست برمی‌دارند؟ اگر چنین است باید بگوییم که باید مدیریت زمان خوبی داشته باشید تا بتوانید کارها را به خوبی مدیریت کنید. پیشنهاد ما به شما این است که در یک زمان فقط روی یک کار کلیدی تمرکز کنید. مولتی تسک بودن برای کارمندان بسیار خطرناک است و می‌تواند آنها را دچار مشکل کند و کارایی آنها را کاهش دهد.
کارهایی را در لحظه انجام نمی‌دهید را ببندید. صفحاتی در مرورگر که باعث حواس پرتی شما می‌شوند را ببندید. فقط روی کاری که انجام می‌دهید، تمرکز کنید. در این صورت است که کارآمدتر خواهید بود.
۱۱. از عواملی که باعث حواس پرتی می‌شوند دوری کنید
چه چیزی می‌تواند حواس شما را از کارتان پرت کند؟ پیام‌های روی گوشی همراه؟ زنگ خوردن تلفن؟ پیام‌های متنی که روی صفحه لپ‌تاپ ظاهر می‌شوند؟
سعی کنید این ابزارها و وسایل را در زمان انجام کارها از خود دور کنید. وقتی کار مهمی انجام می‌دهید، تلفن خود را هم خاموش کنید. مسلما اگر کسی تماس گرفته باشد از طریق پیامک آن را مشاهده خواهید کرد و اگر موضوع مهمی باشد، پس از کار با آنها تماس خواهید گرفت. این کار باعث افزایش تمرکز می‌شود.
۱۲. زمان صرف شده خود را رصد کنید
وقتی شروع به رصد کردن زمان خود می‌کنید، بیشتر از نحوه گذراندن وقت خود آگاه می‌شوید. به عنوان مثال، می‌توانید یک تایمر شمارش معکوس برای خود تنظیم کنید تا مطمئن شوید که یک کار را در یک بازه زمانی، مثلاً ۳۰ دقیقه یا ۱ ساعت به پایان می‌رسانید. محدود کردن زمان به شما این امکان را می‌دهد که تمرکز خود را بیشتر کنید.
۱۳. خود را درگیر جزئیات نکنید
مطمئنا نمی‌توان کسی را پیدا کرد که تمام کارها را بدون عیب و نقص تحویل دهد. تلاش برای انجام این کار بی نتیجه است؛ اما می‌توان هم حرفه‌ای کار کرد و هم کار را حرفه‌ای تحویل داد.
۱۴. اولویت بندی کنید
از آنجایی که نمی‌توانید همه کارها را با هم انجام دهید، یاد بگیرید که کارهای مهم را اولویت بندی کنید و بقیه را رها کنید. اصل ۸۰/۲۰ را که یک اصل کلیدی در اولویت بندی است، فراموش نکنید و در کار خود آن را اعمال کنید.
۱۵. کارها را به دیگران واگذار کنید
اگر کارهایی وجود دارد که توسط دیگران بهتر انجام می‌شوند یا کارهایی که چندان مهم نیستند، تفویض اختیار را در برنامه خود در نظر داشته باشید. این کار باعث می‌شود که بار سنگینی را از روی دوش خود بردارید و می‌توانید روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید.
وقتی بخشی از کارهای خود را به کسی واگذار می‌کنید، زمان خود را آزاد می‌کنید و به دستاوردهای مهم‌تری می‌رسید.
۱۶. کارها و وظایف خود را دسته بندی کنید
کارهای مرتبط خود را در یک دسته قرار دهید. “اگر نیاز به برقراری تماس داشته باشم، یک بازه زمانی برای برقراری همه تماس‌هایم اختصاص می‌دهم.” این کار واقعا روند انجام وظایف را ساده می‌کند.
۱۷. از اتلاف وقت جلوگیری کنید
چه چیزی در زمان کار بیشتر وقت شما می‌گیرد؟ فیس‌بوک؟ توییتر؟ چک کردن ایمیل؟ از بررسی مکرر آنها دست بردارید.
یکی از کارهایی که می‌توانید انجام دهید این است که دسترسی آنها در گوشی را برای خود محدود کنید. اگر با لپ‌تاپ کار می‌کنید، آنها را از لیست بوک‌مارک‌های خود حذف کنید و آنها را در پوشه بوک‌مارک‌های غیرقابل دسترسی قرار دهید. بوک‌مارک‌های مرورگر خود را با سایت‌های مهم و مرتبط با کار خود جایگزین کنید.
۱۸. زمان استراحت را لحاظ کنید
تمام کارهای خود را به هم وصل نکنید. بین هر کار ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان بگذارید تا استراحت کنید. این به شما کمک می‌کند تا به محض به پایان رساندن کار قبلی خود، زمان برای انرژی گرفتن کار بعدی داشته باشید.
نتیجه مدیریت زمان
هنگامی که کنترل زمان خود را در دست می‌گیرید، احساس می‌کنید که کنترل بیشتری بر زندگی خود دارید. کنترل زندگی به شما قدرت و آزادی می‌دهد و مدیریت زمان به شما کمک می‌کند این کنترل را حفظ کنید.
در نهایت، مدیریت زمان بیشتر به تلاش شما بستگی دارد و به توانایی شما در لذت بردن از موفقیت‌ها و درس گرفتن از شکست‌هایتان ختم می‌شود.
گاهی شکست می‌خورید و گاهی موفق می‌شوید، اما مدیریت زمان مناسب به شما کمک می‌کند تا شکست‌ها و چالش‌های خود را به حداقل برسانید و احتمال موفقیت را افزایش دهید و این هدف اصلی آن است.
