چگونه کارهای شخصی و شغلی خود را روزانه برنامه ریزی کنیم؟
تقریبا تمام افراد از اهمیت داشتن برنامه در زندگی و کارهای روزانه خبر دارند. با اینکه همه از این مهم خبر داریم، اما اغلب نمی‌توانیم برنامه‌ریزی درستی انجام دهیم و روز خود را به بهترین شکل مدیریت کنیم. همان‌طور که ممکن است خیلی از شما تجربه کرده باشید، نداشتن برنامه از همان ساعت‌های اولیه صبح می‌تواند کل روز شما را خراب کند و عملا بهره‌وری شما پایین می‌آید.
معمولا تمام افراد عادت دارند تا کارهای خود را به صورت ماهانه و فصلی برنامه ریزی کنند. البته که حتی با برنامه ریزی نیز ممکن است در برخی کارها با مشکل مواجه شویم و دوباره مجبور به تغییر برنامه شویم، اما در نهایت داشتن برنامه و هدف بهتر است از بی هدفی است. زمانی که روزهای خود را بدون قصد و هدف دنبال می‌کنیم، در نهایت زندگی را پوچ و بی‌معنا می‌یابیم و هیچ دلخوشی برای دنبال کردن نخواهیم داشت.
این مقاله به شما آموزش می‌دهد که چگونه روزهای خود را برای بهره‌وری بیشتر برنامه ریزی کنید که به تحقق اهداف خود نزدیک‌تر شوید. در حالی که خود برنامه ریزی روزانه فقط ۱۰ تا ۱۵ دقیقه زمان می‌برد، اما چیدن استراتژی برای تحقق آن برنامه‌ها نیاز به کاوش و زمان بیشتری دارد.
برنامه ریزی منظم را به یک عادت تبدیل کنید
جیمز کلیر، نویسنده پرفروش کتاب عادات اتمی، عنوان می‌کند که انگیزه بیش از اندازه مهم نشان داده می‌شود: «منتظر انگیزه یا الهام نباشید و برای عادت‌های خود برنامه‌ریزی کنید». انگیزه از عمل سرچشمه می‌گیرد، نه برعکس.
به همین دلیل است که داشتن یک روتین و برنامه ریزی روزانه برای تمام افراد بسیار مهم است. برخی روزها هستند که از همان صبح ما انگیزه زیادی برای کارهای بسیاری داریم و طوری برنامه ریزی می‌کنیم که به تمام آنها برسیم. اما آن روزها استثنا هستند. حتی زمانی که خسته از خواب بیدار می‌شویم و یا دوست داریم از زیر پتو بیرون نیاییم، باید برنامه کارها را چیده باشید و آنها را انجام دهید. نکته جالب این است که این مدل روزها برای شما مهم‌ترین روزها هستند، چرا که میزان انرژی شما در آنها نسبت به دیگر روزها کمتر است.
روی گوشی خود ساعتی را تنظیم کنید که در آن ساعت هر روز برنامه خود را بچینید، چه آن روز شما تعطیل باشید و یا اینکه روز بسیار شلوغی داشته باشید. برای اینکه برنامه ریزی آسان‌تری داشته باشید و آن را فعالیتی جذاب‌تر بیابید، روند کار را با نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید.
برای اینکه کار خود در برنامه ریزی را آسان‌تر کنید، از یک ابزار برنامه ریزی و یا مدیریت کار استفاده کنید، یا در صورت نداشتن این ابزارها، می‌توانید به تقویم گوشی موبایل خود مراجعه و در آن برنامه‌ها را ثبت کنید.
زمانی که برای برنامه ریزی زمان بگذارید و از خواب و استراحت خود بگذرید، عادت‌های روزانه شما آسان‌تر ساخته می‌شوند. خوشبختانه، برنامه ریزی روزانه عادتی است که فورا در افراد جا می‌افتد. با برنامه ریزی برای ساعات روز پیش روی خود، نظم، سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت. با گذشت زمان، برنامه ریزی روزانه برای شما به روتین تبدیل می‌شود و در واقع باید گفت که عادت شما شده است.
لیست کارهای خود را حول اهداف خود بسازید
عادت کردن به برنامه ریزی روزانه یک چیز است؛ اطمینان از اینکه برنامه شما واقعاً شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق می‌دهد، چیز دیگری است. از زمان برنامه ریزی روزانه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف روزانه شما با اهداف بلندمدت‌تان هماهنگ است. در اینجا چند مرحله برای مطمئن شدن از این هماهنگی را آورده‌ایم:
مرحله اول: اهداف بزرگ خود را کوچک‌تر کنید
اهداف خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. به عنوان مثال، نمی‌توانید «به اندام خوب رسیدن» را به فهرست کارهای روزانه‌تان اضافه کنید، اما می‌توانید کارهایی مانند «۳۰ دقیقه زمان برای تمرین روزانه» یا «پیاده‌روی شبانه» را به لیست کارهای روزانه خود اضافه کنید. زمانی که قصد برنامه ریزی دارید، اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را مرور کنید و کارهایی را به برنامه خود اضافه کنید که هم به اهداف شخصی و به هم به اهداف حرفه‌ای شما نزدیک هستند.
اگر برای ایجاد لیست کارهای روزانه که همه اهداف شما را شامل می‌شود مشکل دارید، این نشان می‌دهد که لیست بسیار بزرگی داشته باشید. خیلی بزرگ نگه داشتن لیست کارهای روزانه می‌تواند شما را خسته کند و حتی می‌تواند نتیجه عکس داشته باشد و شما مسیر انجام کارها را نادرست انتخاب کنید. در لیست کارهای خود موارد مهم را انتخاب کنید تا بتوانید برنامه ریزی خود را کوتاه و در عین حال کاربردی نگه دارید. به عنوان یک قانون کلی، از داشتن بیش از ۵ هدف بزرگ به طور همزمان خودداری کنید و ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید.
مرحله دوم: به کل هفته خود نگاه کنید
برنامه ریزی روز خود را با در نظر گرفتن کل هفته شروع کنید. احتمالاً در طول هفته اهداف متعددی دارید که در کنار مجموعه‌ای از وظایف و کارهای روزانه، دوست دارید به آنها نیز دست پیدا کنید. اشکالی ندارد در کنار اهداف روزانه و کوتاه مدت خود، موارد دیگری را نیز در برنامه خود قرار دهید. ممکن است بخواهید دوشنبه‌ها، چهارشنبه‌ها و جمعه‌ها ورزش کنید. در برخی از روزها، ممکن است بخواهید برخی از وظایف را انجام دهید و فقط بر روی کارهای مربوط به یک هدف شغلی خاص تمرکز کنید. از طرف دیگر، ممکن است بخواهید کارهای مربوط به اهداف شخصی را در پایان هفته انجام دهید. پنجشنبه عصر یا جمعه صبح را برای خُرد کردن اهداف خود بگذارید و هفته خود را ترسیم کنید تا بدانید در چه روزهایی روی کدام اهداف تمرکز خواهید داشت. در مورد جزئیات کارها باید در برنامه ریزی‌های روزانه تصمیم بگیرید.
مرحله سوم: آخرین کارهایی که باید انجام دهید را اضافه کنید
اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روزانه، کارهای خود را با این موارد آغاز می‌کنند. آنها کارهای خود را با قرار ملاقات‌های از پیش تعیین شده، جلسات اجباری، کارهای فوری شروع می‌کنند و سپس وظایف و اهداف خود را در انتهای لیست کارها قرار می‌دهند. این در حالی است که، این مرحله باید انتهای لیست هر فرد باشد. به این ترتیب، مجبور می‌شوید کارهایی که باید انجام دهید را با وظایف و اهداف خود تطبیق دهید.
در یک دنیای ایده‌آل، تمرکز ما بیشتر بر کارهایی است که روی اهداف بلندمدت ما تمرکز دارند. در واقع، ما تعهداتی داریم که باید انجام دهیم، که برخی از آنها تأثیر کمی بر رشد شخصی یا حرفه‌ای ما دارند. این تعهدات را تا آنجا که ممکن است کم کنید: جلسات تکراری را دوباره بررسی کنید، مسئولیت‌ها را تفویض کنید و با «نه» گفتن خود را از به دوش گرفتن وظایف بسیار راحت کنید. اما با این حال، می‌توانید در برنامه روزانه خود کارهایی را نیز بگنجانید که انجام آنها ساده است. فقط مطمئن شوید که زمان و انرژی زیادی از شما نمی‌گیرند.
روز خود را با روش‌های کارآمد مدیریت زمان برنامه ریزی کنید
روش‌های کارآمد مدیریت زمان، هم راهی موثر برای انجام کارها و هم یک استراتژی برای برنامه ریزی روزانه است.
در زیر، چند روش محبوب را به اشتراک می‌گذاریم که می‌توانید از بین آنها یکی را برای انجام وظایف خود انتخاب کنید. به دنبال روشی باشید که برای شما کارآمد است – حتی اگر می‌توانید چند روش را با هم ترکیب کنید تا به بهترین راه برای برنامه ریزی روزانه کارهای خود برسید.
قورباغه را بخور
روش Eat the Frog یا همان قورباغه را بخور، از شما می‌خواهد که یک کار مهم برای روز را شناسایی کنید و ابتدا آن را انجام دهید. این یک روش عالی برای انجام کارهایی است که باید فوری انجام شوند. اما گاهی اوقات کارهایی است که انجام آنها برای ما سخت است و دوست داریم از آنها دوری کنیم (مانند، خوردن قورباغه). این می‌تواند کاری باشد که به نظر برای ما بسیار بزرگ به نظر می‌رسد یا کاری که باعث ناراحتی ما می‌شود. قبل از اینکه فرصتی برای به تعویق انداختن داشته باشید، فوراً باید آن را انجام دهید.
زمان برنامه ریزی برای کارهای روزانه خود، کاری که باید آن را اول از همه انجام دهید و دارای درجه اهمیت بالایی است (قورباغه)، آن را در بالای لیست کارهای خود قرار دهید و زمانی را برای انجام آن تعیین کنید. سپس، سایر وظایف خود را لیست کنید.
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو برای افرادی که از کار کردن‌های سریع همراه با استراحت‌های مکرر لذت می‌برند، بهترین گزینه است. این روش در اواخر دهه ۱۹۸۰ توسط فرانچسکو سیریلو ابداع شد که در آن تنها ۲۵ دقیقه مطالعه متمرکز را با استفاده از تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی (به ایتالیایی pomodoro) انجام می‌داد و در میان آنها استراحت داشت. این روش شامل مراحل زیر است:
- یک تایمر بگیرید.
- تایمر خود را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد.
- وقتی کار شما به پایان رسید، یک پومودورو را علامت بزنید و آنچه انجام داده‌اید را در جایی ثبت کنید.
- از یک استراحت پنج دقیقه‌ای لذت ببرید.
- پس از چهار بازه زمانی، یا “pomodori”، یک استراحت طولانی‌تر، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه‌ای داشته باشید.
برای برنامه ریزی روز خود با تکنیک پومودورو، تخمین بزنید که برای انجام هر کار در لیست خود به چند پومودورو (زمان ۲۵ دقیقه‌ای) نیاز دارید. برای هر ۲۵ دقیقه می‌توانید یک ایموجی گوجه فرنگی یا هر چیز دیگری اختصاص دهید. این روش شما را مجبور می‌کند که مدت زمان انجام کارتان را در نظر بگیرید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید. شما می‌توانید از پومودورو برای تمام روز خود استفاده کنید یا اینکه از آن تنها برای انجام کارهای مربوط به شغل خود بهره ببرید.
تقسیم بندی کردن زمان
با این روش می‌توانید کارهای روزانه خود را به زمان‌های مختلف تقسیم کنید. بسته به مدت زمانی که یک کار ممکن است طول بکشد، می‌توانید این تقسیم بندی را انجام دهید، به عنوان مثال زمان انجام کاری بزنید ۹:۳۰ صبح تا ۱۰:۱۵ صبح بزنید. به این ترتیب، می‌توانید بدون حواس پرتی کار خود را انجام دهید و هر بخش از زمان را فقط به تکمیل یک کار خاص یا مجموعه‌ای از وظایف اختصاص دهید.
مانند تکنیک پومودورو، این روش به شما کمک می‌کند تا زمان انجام کارهایتان را تخمین بزنید و برای آنها برنامه بچینید. برای مواردی مانند ناهار، استراحت و رفت‌وآمدها نیز زمانی را در نظر بگیرید. اغلب اوقات یک کار بیشتر یا کمتر از آنچه شما پیش بینی می‌کنید، زمان می‌برد. اشکالی ندارد در طول روز تغییراتی در لیست خود ایجاد کنید. با گذشت زمان، درک بهتری از مدت زمان انجام وظایف به دست خواهید آورد. پیشنهاد ما به شما این است که برای هر کار یک حساب سرانگشتی داشته باشید و آن را دو برابر کنید تا به مدت زمان درست برسید.
ماتریس آیزنهاور
روش مدیریت تسک و زمان ماتریس آیزنهاور شما را مجبور می‌کند به جای اینکه فقط فوری‌ترین کار را انجام دهید، اهمیت هر کار را در نظر بگیرید – خواه کار مهم باشد و یا نباشد. این روش وظایف را به چهار دسته تقسیم می‌کند و نحوه برخورد با وظایفی که در هر بخش قرار می‌گیرند را توضیح می‌دهد:
- وظایف “فوری و مهم” باید فورا انجام شوند.
- وظایف «غیرفوری و مهم» باید در فهرست یا تقویم شما برنامه ریزی شوند.
- وظایف “فوری و غیرمهم” باید به شخص دیگری محول شوند.
- کارهای “غیرفوری و غیرمهم” باید حذف شوند.
برای شروع، فهرستی از کارهای منظم خود که شامل تمام کارهای روزانه می‌شود، تهیه کنید. سپس آنها را به چهار دسته «فوری و مهم»، «غیرفوری و مهم»، «فوری و غیرمهم» و «غیرفوری و غیرمهم» طبقه بندی کنید. هنگامی که این دسته بندی‌‌ها را دارید، می‌توانید کارها را بر اساس اولویت انجام دهید و پیش ببرید: همان‌طور که برای روز خود برنامه ریزی می‌کنید، می‌دانید که چه کارهایی را باید انجام دهید، چه کارهایی را باید در برنامه ریزی خود قرار دهید، چه کارهایی را باید به دیگران محول کنید و چه کارهایی را باید از لیست کارهای خود حذف کنید.
با گذشت زمان، این روند به یک عادت تبدیل می‌شود و شما طبیعتاً یک فهرست از کارها با اولویت «فوری و مهم» و «غیرفوری و مهم» در فهرست خود خواهید داشت.
بهترین ابزار برای برنامه ریزی روزانه را انتخاب کنید
ابزارها یا برنامه‌های زیادی در دسترس هستند که می‌توانید از آنها برای برنامه ریزی خود استفاده کنید. لیست زیر بهترین‌ها برای برنامه ریزی و مدیریت زمان هستند که برخی از آنها در میان بهترین ابزارهای مدیریت پروژه نیز وجود دارند:
- Wunderlist
- Rescue Time
- To-do list
- Trello
- ToodleDo
- Google Keep
- TickTick
- Timely
- Do
- Toggle
- Things
- Clockify
- Jibble
برنامه‌ای بر پایه نظم داشته باشید
با انجام این کارها برنامه ریزی روزانه خود را به یک عادت تبدیل کرده‌اید، اهداف بلندمدت خود را به وظایف قابل اجرا تبدیل کرده‌اید، روش برنامه ریزی و مدیریت زمان خاص خود را پیدا کردید و در نهایت ابزار مورد نیاز برای انجام تمام این کارها را انتخاب کردید. شما با انجام تمام این کارها می‌توانید هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌های خود را معنادارتر کنید و از انجام کارها لذت ببرید.
با این حال، اجازه ندهید فرآیند کارها در یک چرخه گیر کند. کمی وقت بگذارید و به طور منظم رویکرد خود در برنامه ریزی روزانه را ارزیابی کنید و برای بهبود آن نیز برنامه داشته باشید. هر چند وقت یکبار، به عنوان مثال به صورت هفتگی، به این فکر کنید که آیا فرآیند برنامه ریزی شما جواب می‌دهد یا اینکه جا برای بهینه شدن و بازنگری دارد.
در ارزیابی برنامه ریزی خود این سؤالات را از خود بپرسید:
- آیا روزهای من آرام سپری شد یا اینکه با استرس همراه بود؟
- آیا تمام کارهایی که در برنامه ریزی روزانه در نظر داشتم را انجام دادم یا اینکه از برخی از آنها صرف نظر کردم؟
- آیا در پایان روز حس خوبی از برنامه خود داشتم یا خیر؟
- آیا در روزهای هفته توانستم به کارهای با اولویت بالا برسم؟
- آیا برنامه‌ها در مسیر رسیدن به اهداف بلند مدت من بودند؟
- من در این روز هیچ کار تأثیرگذاری انجام ندادم، چرا؟
با صادق بودن در مورد اینکه روزهایمان چگونه گذشت و چگونه به اهداف بزرگ خود دست یافتیم، می‌توانیم برای نتایج بهتر برنامه‌ریزی روزانه خود را انجام دهیم. اگر روز شلوغی در پیش دارید باید برای برنامه ریزی روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید یا راهی برای واگذار کردن آن به دیگران پیدا کنید. اگر از برنامه ریزی روزانه خسته شدید، شاید دلیل مهم آن این باشد که آن را سخت انجام می‌دهید. اگر برنامه شما به سمت اهداف شما هدایت نمی‌شود، باید بدانید که اهداف خود را به اهداف کوچک‌تر تقسیم نکردید.
مطمئنا باید چندین بار برنامه ریزی را امتحان کنید و آزمون و خطا داشته باشید تا به روش ایده‌آل برسید. هنگام برنامه ریزی روزانه خود، بیشتر ثبات و انعطاف پذیری داشته باشید تا اینکه به دنبال کمال‌گرایی و هدف‌گرایی باشید.
