چگونه سازمان یا دپارتمان خود را سازماندهی مجدد کنیم؟
سازماندهی مجدد شرکت یا دپارتمان همواره یکی از مباحث جنجالی در هر کسب و کار بوده است. در اغلب اوقات، فرآیند سازماندهی مجدد با تهیه چارت سازمانی به پایان می‌رسد. اما دلیل مدیران برای سازماندهی مجدد شرکت چیست؟
زمانیکه فردی کلیدی سازمان را ترک می‌کند، سازماندهی مجدد یکی از نیازهای سازمان خواهد بود
این خلاء ایجاد شده فرصتی برای زیر سوال بردن وضعیت موجود خواهد بود. واقعیت این است که چارت‌های سازمانی حول محور افراد تشکیل می‌شود، نه حول محور موقعیت‌های شغلی؛ البته نظر کتب مدیریت کاملاً متفاوت است که به نظر می‌رسد این عقیده دقیق و کارشناسانه نباشد. وقتی یک فرد کلیدی سازمان را ترک می‌کند، تنها آن فرد رفته، اما آن موقعیت شغلی باقی مانده است.
بنابراین زمانی که فردی کلیدی یک سازمان را ترک می‌کند، سازمان نیاز دارد تا برای بر هم نخوردن نظم امور، آن دپارتمان را سازماندهی مجدد کند. این کار باعث می‌شود تا رفتن آن فرد کلیدی کمترین خسارت را برای سازمان به همراه داشته باشد.
سازماندهی مجدد یکی از روش‌های رفع مشکلات بزرگ سازمان است
این مشکلات بزرگ می‌تواند شامل نبود بازدهی مناسب، عدم هماهنگی همکاران با یکدیگر، نقش‌هایی که با هم تداخل دارند، عدم تعادل در حجم کار و دیگر مشکلات عملیاتی باشد. در این مواقع کارها یا درست انجام نمی‌شوند یا اصلاً کاری انجام نمی‌گیرد.
وقتی که لازم است تا از فرصت‌های جدید استفاده شود
یک مثال خوب برای این مورد لزوم حضور در بازارهای جدید، تولید محصول یا خدمتی جدید، یا حتی تغییر در ساختارهای سازمان برای تحقق اهداف جدید تجاری است.
اگرچه تمام این دلایل قانع‌کننده هستند، اما نکته مهم این است که سازماندهی مجدد را تنها به عنوان یک راهکار جایگزین ببینیم، نه راهکار و اولویت اصلی. بدیهی است که روش‌های بسیار آسان‌تری برای تحقق این اهداف وجود دارد.
چه کسانی باید در سازماندهی مجدد نقش داشته باشند؟
اگر تنها رهبر دپارتمان در سازماندهی مجدد نقش داشته باشد، شانس حضور، مشارکت و همکاری دیگر افراد در این فرآیند از دست می‌رود. با این حال، اگر تمام سازمان در سازماندهی مجدد نقش داشته باشند، تحول مورد نظر بسیار کُند بوده و علایق شخصی افراد در آن بیش از حد دخیل خواهد بود.
بهترین انتخاب بهره بردن از روشی بینابینی است، یعنی استفاده از رهبر سازمان و تیمی از مشاوران مورد اعتماد. این افراد مورد اعتماد، معمولاً جایگاه مناسبی در سازمان‌ها دارند و این عامل باعث می‌شود منافع و علایق شخصی را کنار بگذارند.
فرآیند تحول در سازمان
واقعیت این است که هیچ سند علمی مبنی بر روش‌های درست سازماندهی مجدد وجود ندارد، اما نکات زیر می‌تواند به شما کمک کند:
سازماندهی مجدد را با استراتژی آغاز کنید
بسیار مهم است که بدانید سازمان و تیم به چه سمتی پیش می‌روند. برای مثال باید بدانید چه مسائلی اهمیت دارد، چه مسائلی بی‌اهمیت است و اهداف اصلی سازمان چه چیزهایی هستند. با اینکه این قدم به نظر واضح است، اما در اغلب اوقات فراموش می‌شود.
اگر احساس می‌کنید استراتژی باعث درگیری و مشکل خواهد شد، ابتدا استراتژی خود را معین کنید و پس از آن چارت سازمانی را مشخص نمایید. به خاطر داشته باشید ساختار همواره دنبال‌کننده استراتژی خواهد بود.
معیارهای خود را مشخص کنید
مشکلاتی که می‌خواهید حل کنید و فرصت‌هایی که به دنبال ایجاد آن هستید را فهرست کنید. سپس، فهرست خود را اولویت‌بندی کنید. این اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا در نهایت، موفقیت اقدامات خود را بسنجید.
ایده‌های مختلف را به عنوان جایگزین‌هایی مناسب توسعه دهید
بسیاری از تیم‌ها به ایدهای خاص علاقمند می‌شوند و تمام وقت و انرژی خود را به بهبود دادن و تکمیل کردن آن ایده اختصاص می‌دهند. اما این کار درست نیست، بهتر است حدود سه تا چهار ایده را در نظر داشته باشید و آن‌ها را با توجه به معیارها و شاخص‌های خود رده‌بندی کنید. به یاد داشته باشید که هیچ گزینه‌ای تمام عیار نیست، همواره مشکلات و مخاطرات وجود دارند. بنابراین باید بهترین و ساده‌ترین راه عملیاتی را انتخاب کرده و سعی کنید ریسک‌ها را نیز تا جای ممکن مدیریت کنید.
طرح پایانی را با سناریوهای مختلف آزمایش کنید
وقت کافی را به آزمایش طرح پایانی اختصاص دهید و سعی کنید نحوه کارکرد فرآیندهای گوناگون کسب و کار با ساختار جدید را به بحث بگذارید. این سوالات باعث می‌شود ساختار به خوبی تدوین شده و نقش‌ها نیز به بالاترین شفافیت برسند.
قبل از انجام هر تغییری باید بدانید چطور این تغییرات را در محیط کار رهبری کنید. پس از آن می‌توانید با خیال نسبتاً راحت‌تری تغییرات را اجرایی سازید.
اهمیت ارتباطات و مشارکت افراد در تغییرات سازمانی
ارتباطات بدین معنی نیست که تنها به صورت یک‌طرفه، تغییرات را به اطلاع همکاران خود برسانید، افراد سازمان از جمله سهام‌داران و کارمندان هرچه اطلاعات بیش‌تری از سازماندهی مجدد و تحولات پیش‌رو داشته باشند، امکان مشارکت و همکاری آنان نیز بیش‌تر خواهد شد. اگر همکاران خود را در فرآیند سازماندهی مجدد مشارکت دهید، آنان با کمال میل شما را در این فرآیند همراهی خواهند کرد. در نتیجه شانس اینکه نتایج بدست آمده باارزش‌تر باشند، بسیار بیش‌تر خواهد بود.
سازماندهی مجدد همواره از مباحث پرمخاطره برای هر سازمان بوده است. نکته مهم این است که این فرآیند باید به آرامی و با دقت تمام انجام گرفته و حداقل پنج سال زمان ببرد.
اگر دستورالعمل‌های داده شده را به خوبی دنبال کنید، شانس بهتری برای تحقق اهداف خود از سازماندهی مجدد و همچنین به حداقل رساندن مخاطرات و نگرانی‌های خود خواهید داشت.
نظر شما راجع به سازماندهی مجدد چیست؟ نظرات خود را با ما در میان بگذارید.