چگونه کارمندان خود را به بهترین شکل آموزش دهیم؟

به عهده گرفتن وظیفه مدیریت کاری بسیار دشوار است، اما تحمل بار وظایف زمانی سخت‌تر می‌شود که صحبت از آموزش کارکنان به میان می‌آید. مدیران باید بتوانند تک‌تک اعضای تیم را با توجه به نقاط قوت منحصر به‌فرد و همین‌طور نقاط ضعفشان تربیت کنند. آن‌ها برای آنکه بتوانند به بهترین عملکرد ممکن در تک‌‌تک اعضای تیم خود دست پیدا کنند، باید بتوانند کارکنان را به طور مجزا و فردی آموزش دهند. حتی در موقعیت‌هایی که نقاط ضعف دو فرد شبیه به یکدیگر است نیز مدیران باید آن‌ها را جداگانه آموزش دهند، زیرا واکنش این دو فرد به راهنمایی‌های مدیرشان متفاوت خواهد بود.

به عنوان یک مدیر (اگر می‌خواهید واقعاً با انصاف باشید) باید بدانید که برای منصف بودن امکان ندارد که با همه کارمندان خود به یک شکل رفتار کرده و اعضای تیم خود را به یک سیاق آموزش دهید.

آموزش کارکنان را پیش از شروع مسئولیت‌شان آغاز کنید

اطمینان حاصل کنید که کارمندان‌تان قبل از اینکه کار خود را شروع کنند به اندازه کافی برای آن آموزش دیده‌اند. برای مثال قبل از اینکه فردی را به عنوان مسئول ارتباط با مشتریان بگذارید، اطمینان حاصل کنید که او می‌تواند به خوبی تمام شرایط ممکن و چالش‌های موجود در این موقعیت شغلی را مدیریت کند.برای مثال قبل از اینکه به فرد “ماشین‌کار” اجازه دهید تا با دستگاه کار کند، ابتدا مطمئن شوید او توانایی کار با دستگاه با همان کیفیتی که شما به آن نیاز دارید را دارد.

در این شرایط برای آموزش کارکنان خود، باید در ابتدا به آن‌ها اجازه دهید تا تمرین کنند. برای مثال اجازه دهید مسئول جدید ارتباط با مشتری به تماس‌های گرفته شده با مسئول تلفنی حال حاضر گوش کند و وقتی احساس کردید که آماده پاسخ به تماس مشتریان است، تعداد محدودی تماس را پاسخ دهد. البته در نظر داشته باشید که حتماً خود شما یا همکارتان باید به کار او نظارت داشته باشید. به همین شکل هم از ماشین‌کار خود بخواهید تا ابتدا با بخش‌های آسان دستگاه شروع به کار کند. اگر همه چیز به خوبی پیش رفت، می‎توانید آرام آرام از او بخواهید تا کار با قسمت‌های سخت‌تر را آغاز کند. همین جلسات تمرین و آموزش، شروعی قوی برای آموزش کارکنان خواهد بود.

در زمان آموزش کارکنان و خصوصاً در زمان اجرای دوره‌های تمرینی، لازم است در موارد زیر به اعضای تیم خود کمک کنید:

• به آن‌ها بگویید سازمان چه انتظاری از ایشان دارد: برای مثال به آن‌ها بگویید انتظار ندارید که از همان روز اول تعداد تماس‌های زیادی را پاسخ‌گو باشند، اما تعداد دقیق که انتظار دارید را مشخص نمایید. به آن‌ها بگویید که انتظار دارید که تعداد تماس‌ها با چه سرعت و به چه شکل رشد کنند.
• اشتباهات رایج این شغل را به آن‌ها بگویید: اجازه دهید اعضای تیم بدانند که بزرگ‌ترین اشتباهاتی که تا پیش از این در این شغل اتفاق می‌افتاده چه چیزهایی بوده و راه‌های جلوگیری از این اشتباهات چگونه خواهد بود.
• به آنان فوت و فن‌ها و نکات ریز مربوط به کارشان را بگویید: نکاتی را که در به انجام رساندن کار به بهترین شکل لازم است را به کارکنان خود آموزش دهید. برای مثال اگر بهتر است ماشین‌کارِ راست‌دست بعضی از قسمت‌های لباس را با دست چپش بدوزد به او این نکته را یادآور شوید. همین نکات کوچک در آموزش کارکنان کار را برای کسب و کار شما آسان خواهد کرد.

آموزش کارکنان باید مداوم باشد

پس از اینکه اعضای تیم شما تمرین را به پایان رساندند، به این معنی نیست که آموزش کارکنان به پایان خود رسیده است. به نظارت و راهنمایی کارمندان خود ادامه دهید و به آن‌ها نکاتی را که به بهبود کارشان کمک می‌کند یادآور شوید. به آن‌ها بگویید چه چیزهایی سرعت کارشان را پایین آورده یا کیفیت آن را تحت تاثیر قرار می‌دهد. به یاد داشته باشید، تربیت و آموزش کارکنان یک هدف بزرگ دارد: هدف از آموزش کارکنان، در نهایت بهبود عملکرد تیم است.

پس از وقوع اشتباهات کارمندانتان را آموزش دهید

علی‌رغم تلاش‌های شما و اعضای تیمتان، اشتباهات رخ می‌دهند. برای مثال ممکن است مسئول ارتباط با مشتریان با پاسخی اشتباه به تلفن برای سازمان مشکل ایجاد کند. پس از وقوع چنین اشتباهاتی، اولین قدم اصلاح این اشتباهات است و پس از آن آموزش و راهنمایی کارمندی که مسبب این اشتباه بوده است، تا حدالامکان این اشتباه دیگر تکرار نشود. در این بخش بر عهده شماست که روند درست پاسخ‌دهی را به کارمندان خود یادآوری کنید. نکته مهم این است که در این بخش رویکرد شما باید مثبت بماند زیرا همه انسان‌ها مرتکب اشتباه می‌شوند.

به اشتباهات به عنوان فرصتی برای یادگیری، تربیت و آموزش کارکنان خود بنگرید. البته اطمینان حاصل کنید که کارمندان به اشتباه خود پی برده‌اند و می‌دانند در آینده چطور از آن اجتناب کنند. در این بخش باید مطمئن باشید که رفتارهای شما کارمندانتان را ناامید نمی‌کند. جلسات تربیتی کارمندان باید آن‌ها را به انجام بهتر کارها مشتاق کند، نه اینکه باعث شود از ترس پشت میز خود پنهان شوند.

جمع‌بندی

برای جمع‌بندی این بحث باید گفت آموزش کارکنان از جمله ابزارهای قدرتمندی است که هر مدیر می‌تواند با استفاده از آن عملکرد تیم خود را به میزان قابل توجهی بهبود دهد. باید هر عضو تیم را به عنوان شخصیتی جداگانه و البته به عنوان عضوی از تیم آموزش دهید. پیش از شروع به کار کارمندان خود را آموزش دهید. همچنین، همانطور که مشغول کار هستند به تربیت‌شان ادامه دهید تا عملکردشان بهبود پیدا کند. در نهایت نیز پس از ارتکاب اشتباه آن‌ها را آموزش دهید. فراموش نکنید که در این راه باید مثبت و انگیزه‌بخش باشید تا عملکرد تیم بهبود پیدا کند.

شما چه روش‌هایی را برای آموزش کارکنان خود به کار می‌گیرید؟ روش‎های خود را با متد بالا مقایسه کنید.منبع: TheBalanceCareers