وقتی مانیتورینگ کارمندان نتیجه معکوس می‌دهد!

بعد از دوران کرونا که شیوه دورکاری در دستور شرکت‌ها قرار گرفت، شرکت‌های زیادی شروع به ردیابی کارمندان از طریق نظارت بر دسکتاپ، نظارت تصویری و سایر ابزارهای دیجیتالی کردند. این سیستم‌ها برای کاهش قانون‌شکنی کارکنان طراحی شدند اما با این حال تحقیقات جدید نشان می‌دهد که در برخی موارد، نظارت بر کارمندان می‌تواند به طور جدی نتیجه معکوس داشته باشد.

به تازگی نتیجه تحقیقاتی مشخض شده که کارکنان تحت نظارت به طور قابل ملاحظه‌ای بیشتر احتمال دارد قوانین را زیر پا بگذارند. محققان همچنین دریافتند که این تأثیر ناشی از تغییر در احساس عاملیت و مسئولیت شخصی کارکنان است: یعنی نظارت بر کارمندان باعث شده تا آنها ناخودآگاه احساس مسئولیت کمتری در قبال رفتار خود کنند.

ابزارهای نظارت کارکنان

در آوریل ۲۰۲۰، تقاضای جهانی برای نرم‌افزار نظارت بر کارکنان بیش از دو برابر شد. جستجوهای آنلاین برای «نحوه نظارت بر کارمندانی که از خانه کار می‌کنند» ۱۷۰۵ درصد افزایش یافت و فروش سیستم‌هایی که فعالیت‌های کارکنان را از طریق مانیتورینگ دسکتاپ، ردیابی ضربه زدن به کلید، نظارت تصویری، ردیابی موقعیت مکانی GPS و سایر ابزارهای دیجیتال ردیابی می‌کنند، از سقف عبور کرد. البته برخی از این سیستم‌ها مدعی استفاده از داده‌های کارکنان برای بهبود رفاه آنها هستند؛ برای مثال، مایکروسافت در حال توسعه سیستمی است که از ساعت‌های هوشمند برای جمع‌آوری داده‌های فشار خون و ضربان قلب کارکنان استفاده می‌کند و «نمره‌های اضطراب» شخصی‌سازی‌شده برای اطلاع‌رسانی به توصیه‌های سلامتی، ارائه می‌دهد.

اما اکثریت قریب به اتفاق ابزارهای نظارت کارکنان بر روی ردیابی عملکرد، افزایش بهره‌وری و جلوگیری از قانون‌شکنی و تنبلی متمرکز هستند. به عنوان مثال، یک شرکت بازاریابی شبکه‌های اجتماعی در فلوریدا نرم‌افزاری را بر روی رایانه‌های کارمندان نصب کرد که هر ۱۰ دقیقه از دسکتاپ آن‌ها اسکرین شات می‌گیرد و میزان زمانی را که آنها برای فعالیت‌های مختلف صرف می‌کنند، ثبت می‌کند. سپس شرکت از این داده‌ها برای تعیین سطوح بهره‌وری و شناسایی قانون‌شکنان استفاده می کند. یا به طور مشابه، آمازون داده‌های گوشی‌های هوشمند را برای رانندگان تحویل خود ردیابی می‌کند تا کارایی آنها را بررسی کند و شیوه‌های رانندگی ناایمن را شناسایی کند.

وقتی نظارت برکارمندان باعث قانون‌شکنی می‌شود!

با رواج سیستم‌های هوشمند نظارتی می‌توان انتظار داشت که این نوع سیستم‌ها در کاهش رفتارهای مضر در محل کار موثر باشند. و در واقع، مطالعات نشان داده‌اند که در برخی زمینه‌ها، نظارت می‌تواند از برخی رفتارهای خاص مانند سرقت توسط کارگران رستوران جلوگیری کند. با این حال، تحقیقات اخیر مدرسه تجارت هاروارد نشان می‌دهد که در بسیاری از موارد، نظارت بر کارکنان می تواند به طور جدی نتیجه معکوس داشته باشد.

در تحقیقاتی، بیش از ۱۰۰ کارمند در سراسر ایالات متحده مورد بررسی قرار گرفتند که برخی از آنها در محل کار تحت نظارت بودند و برخی از آنها تحت نظارت نبودند. بعد از انجام این تحقیقات مشخص شد که کارمندان تحت نظارت به طور قابل توجهی بیشتر احتمال دارد که به استراحت‌های غیرمجاز، نادیده گرفتن دستورالعمل‌ها، آسیب رساندن به اموال محل کار، سرقت تجهیزات اداری و کار با سرعت آهسته عمدی، گرایش پیدا کنند.

در ادامه محققان از ۲۰۰ کارمند دیگر مستقر در ایالات متحده خواستند که یک سری وظایف را در حالی که تحت نظارت هوشمند هستند، انجام دهند. سپس به آنها فرصتی داده شد تا تقلب کنند. جالب اینجاست که افرادی که به آنها گفته شده تحت نظارت هستند، بیشتر از کسانی که فکر نمی‌کنند تحت نظارت هستند، تقلب می‌کنند.

چرا سیاست چماق و هویج جواب نمی‌دهد؟

اما چه چیزی باعث این اثر می‌شود؟ به طور کلی، افراد با ترکیبی از عوامل بیرونی (مانند تهدید به تنبیه یا وعده پاداش) و قطب‌نمای اخلاقی درونی‌شان، انگیزه انجام کار درست را دارند. نظارت بر کارمندان عموما بر روی اولی تمرکز دارند: یعنی موقعیت‌هایی که در آن نظارت هدفمند، یک واکنش فوری به شکل خاصی از رفتار نادرست را نشان می‌دهد. مثلا کارگران خرده‌فروشی می‌دانند اگر دوربین‌ها تصاویری از سرقت را ضبط کند، بلافاصله اخراج خواهند شد. اما در بسیاری از محیط‌های کاری، کارفرمایان نمی‌توانند تنها از سیاست چماق و هویج استفاده کنند. مطالعات نشان داده که نظارت بر کارمندان باعث می‌شود ناخودآگاه آنها احساس کنند که مسئولیت کمتری در قبال رفتار خود دارند و در نتیجه احتمال رفتار غیراخلاقی را بیشتر می‌کند.

اهمیت رفتار عادلانه با کارکنان

همچنین محققان متوجه شدند که افراد تحت نظارت، بیشتر گزارش داده‌اند که فرد ناظر بر آنها، مسئول رفتارشان است؛ این در حالی است که کارمندانی که تحت نظارت قرار نگرفته بودند، احتمال بیشتری داشت که مسئولیت کار خود را بر عهده بگیرند. واضح است که نظارت می‌تواند عوارض جانبی منفی عمده‌ای داشته باشد. اما آیا می‌توان مزیت نظارت بر کارکنان را بدون سوق دادن نیروها به سمت قانون‌شکن، به دست آورد؟ تحت نظر قرار گرفتن احتمالا همیشه تأثیر منفی بر احساس عاملیت و مسئولیت اخلاقی افراد دارد اما مطالعات هاروارد مکانیسمی را شناسایی کرده که می‌تواند این تأثیر را کاهش دهد: وقتی کارکنان احساس‌ کنند با آنها منصفانه و عادلانه رفتار می‌شود، رفتارهای مخرب کمتری از خود نشان می‌دهند. محققان هاروارد متوجه شدند از طریق «تغییر رفتار محترمانه مدیر» و «افزایش پاداش» می‌توان رفتارهای منفی کارکنان را به صورت قابل ملاحظه‌ای کاهش داد.

پس این برای کارفرمایان چه معنایی دارد؟ راه‌های بی‌شماری وجود دارد که مدیران و رهبران می‌توانند حس عدالت را بین نیروهای خود تقویت کنند. برای شروع، رهبران باید به جای اجرای یک‌جانبه یک سیستم نظارتی، با کارکنان در مورد زمان مناسب برای نظارت و زمانی که می‌توانند خارج از محدودیت باشد، به نتیجه مشترک برسند.

شفافیت با کارکنان؛ کلید بهره‌وری

داده‌های جمع‌آوری شده در طول نظارت، می‌تواند به نفع کارکنان هم مورد استفاده قرار بگیرد (مثلا برای ارائه پیشنهاد مربوط به حوزه سلامت یا فرصت‌های توسعه شغلی). مدیران و رهبران باید تمام تلاش خود را برای برقراری ارتباط آشکار و شفاف با کارمندان در مورد اینکه چه داده‌هایی جمع‌آوری می‌شوند و چگونه استفاده می‌شوند، انجام دهند. در واقع، یک نظرسنجی نشان داد که حتی توضیح دادن دامنه و هدف نظارت می‌تواند پذیرش کارکنان را افزایش دهد.

وقتی از مانیتورینگ به درستی استفاده شود، نظارت بر کارکنان می‌تواند از برخی حوادث جلوگیری کند، عملکرد را افزایش دهد و رفاه کلی را بهبود بخشد. اما تحقیقات هاروارد نشان می‌دهد که مانیتورینگ می‌تواند حس عاملیت و مسئولیت شخصی کارکنان را کاهش دهد و به طور بالقوه رفتارهایی را که این سیستم‌ها قصد دارند از آنها جلوگیری کنند، افزایش دهد. برای کاهش این خطر، مدیران باید اطمینان حاصل کنند که با کارمندان منصفانه و عادلانه رفتار می‌کنند، حس مسئولیت‌پذیری را تقویت می‌کنند و از نظارت به عنوان ابزاری برای توانمندسازی -نه تنبیه- کارمندان، استفاده می‌کنند.