چطور مشارکت کارمندان را برای انجام کارها بیشتر کنیم؟ + نمونه نظرسنجی
کارمندانتان چه احساسی نسبت به کار کردن در شرکت یا سازمان شما دارند؟ آیا آنها با انگیزه‌اند یا از کنار اتفاقاتی که می‌افتد بی‌تفاوت عبور می‌کنند؟ این روزها میزان مشارکت کارمندان و ارتباط‌شان با سازمان به یکی از دغدغه‌های منابع انسانی تبدیل شده است؛ دغدغه‌ای که نشان‌دهنده میزان تعهد کارکنان و علاقه‌ای است که آنها نسبت به ماندن در آن شرکت یا سازمان دارند.
حال بیایید با یکدیگر بررسی کنیم که چرا میزان مشارکت کارمندان و درگیر شدن آنها یا همان «Employer Engagement» در پروسه‌ها مهم است و چه طور می‌توان آن را از طریق نظرسنجی اندازه‌گیری کرد.
چرا مشارکت کارمندان برای یک سازمان مهم است؟
بسیاری از سازمان‌ها به دنبال بهبود مشارکت کارکنان‌شان در فرآیندها هستند؛ چراکه به خوبی می‌دانند این مشارکت می‌تواند تاثیرات مثبتی در عملکرد، حفظ استعدادها و نوآوری داشته باشد. این شرکت‌ها و سازمان‌ها به طور مرتب درباره مسائل مختلف از کارکنان خود نظرسنجی می‌کنند.
انجام نظرسنجی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا نظر کارکنان را نسبت به عمکرد سازمان و اقداماتی که توسط مدیران انجام می‌شود بدانند؛ یعنی مواردی که تاثیر مستقیم در میزان مشارکت کارمندان دارد.
اگر تعامل کارمندان را اندازه‌گیری نکنید، راهی برای انجام اقدامات آگاهانه در جهت بهبود فرهنگ سازمان، ساختارها و همچنین ایجاد محیطی که در آن همه احساس خوبی دارند نخواهید داشت.
اگر روشی برای دریافت نظرات و بازخورد کارکنان در داخل مجموعه وجود نداشته باشد، بسیاری از افراد نظرات و نارضایتی‌شان را در شبکه‌های اجتماعی مطرح می‌کنند و این اتفاق معمولاً بعد از خروج افراد از شرکت می‌افتد. در حقیقت، اگر کارمندی برای ابراز نارضایتی نسبت به ساختارها در یکی از شبکه‌های اجتماعی دست به اعتراض زد، شما باید از خود بپرسید که تا چه حد فضا را برای نقد آماده کرده‌اید و چه کارهایی برای بهبود تجربه کارمندان و عملکرد شرکت انجام داده‌اید؟
جمع‌آوری بازخورد کارمندان از طریق نظرسنجی به شما کمک می‌کند که بخش‌های مشکل‌ساز را شناسایی کنید. در این حالت پیش از آنکه مسائل مربوط به محل کار از کنترلتان خارج شود، می‌توانید در صدد حل مشکلات باشید. همچنین، می‌توانید در ادامه تاثیرات حل مشکل را در انگیزه کارکنان و علاقه‌شان برای ماندن در شرکت ببینید.
چگونه می‌توان از طریق نظرسنجی مشارکت کارمندان را ارزیابی کرد؟
در همین راستا و برای آگاهی از بازخورد کارکنان بهتر است یک نظرسنجی انجام دهید. بخش زیادی از این سوالات با بررسی عملکرد کارمندان در طول زمان مشخص می‌شود. خودتان می‌خواهید چه مواردی از طریق نظرسنجی برایتان مشخص شود؟ انجام این نظرسنجی فقط برای آگاهی از میزان خوشحالی کارمندان نیست، بلکه می‌توانید با استفاده از نتایج، نقاط ضعف را تشخیص داده و بهره‌وری را بالاتر ببرید.
در اینجا می‌توانید نمونه‌ای از این نظرسنجی و سوالات مربوط به آن را ببینید.
۱ – آیا با افتخار برای شرکت X کار می‌کنید؟
پاسخ‌هایی که افراد به این سوال می‌دهند نشان‌دهنده میزان وابستگی به برند است. شما با پرسیدن این سوال می‌توانید بفهمید که بقیه برند شما را چگونه می‌بینند. امتیاز پاسخ به این سوال نباید کمتر از ۷۰% باشد، در غیر این صورت انگیزه کارکنان با مشکل روبه‌رو است.
۲– آیا کار کردن در شرکت X را به دیگران توصیه می‌کنید؟
برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها این سوال را اصلی‌ترین نشانه مشارکت کارمندان می‌دانند. با این حال برخی از کارشناسان منابع انسانی اعتقاد دارند ممکن است کارکنان شرکت شما را به دیگران توصیه کنند، اما خودشان بخواهند آن را ترک کنند. حالت دیگری که وجود دارد این است که کارکنان از نقششان در مجموعه راضی نباشند، اما تحت‌تاثیر میزان دستمزد، آن را به دیگران توصیه کنند.
امتیاز پاسخ به این سوال نباید پایین‌تر از۶۰% باشد.
۳– آیا به فکر یافتن شغل در شرکت دیگری هستید؟
این سوال هم میزان تعهد کارکنان را نشانه گرفته است. افراد با انگیزه معمولاً به ندرت به دنبال پیدا کردن شغل در شرکتی دیگر هستند. همچنین افرادی که انگیزه کمتری برای کار کردن دارند، معمولاً جواب دادن به این سوال برایشان خیلی آسان است.
امتیاز پایین‌تر از ۴۰% برای این سوال نگران‌کننده است.
۴- آیا طی دوسال آینده خودتان را همچنان مشغول به کار در شرکت X می‌بینید؟
مشابه سوال قبلی، این سوال هم راهی برای تشخیص میزان تعهد کارکنان است، با این تفاوت که بازده زمانی هم برای آن درنظر گرفته شده است. این سوال تصویری از میزان تعهد فعلی و آینده کارمندان را پیش روی شما قرار می‌دهد.
امتیاز بین ۶۰% تا ۶۵% برای این سوال مناسب خواهد بود.
۵- آیا سازمان به شما این انگیزه را می‌دهد که فراتر از نقش‌تان ظاهر شوید؟
کارمندان شما تا چه حد نسبت به انجام کارها احساس مسئولیت می‌کنند؟ این سوال تا حد زیادی میزان ارتباط و احساس تعلق افراد را با ماموریت‌ها و اهداف شرکت نشان می‌دهد. امتیاز این سوال نیز باید بین ۶۰% تا ۶۵% باشد.
۶- آیا مدیران، شما را در جریان اتفاقات قرار می‌دهند؟
وقتی افراد در جریان امور قرار نگیرند، انگیزه کمتری هم برای مشارکت در کارها دارند. اطلاع‌رسانی درباره آنچه که اتفاق می‌افتد، پُلی برای شکل‌گیری ارتباطات در ابتدایی‌ترین سطح ایجاد می‌کند.
باید در نظر بگیرید که سلسله مراتب‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها دیگر مثل سابق نیست و انتظار می‌رود که روابط انسانی بهتر پیش برود. معیار امتیازی برای این سوال ۶۵% الی ۷۵% است.
۷- آیا مدیرتان الگوی خوبی برای شما است؟
به جای اینکه درباره رابطه بین کارمندان و مدیران به طور مستقیم سوال کنید، از این طریق می‌توانید باعث شوید که افراد، مدیرشان را در چارچوب گسترده‌تری از شرکت ببینند. امتیاز پایین در این مورد نشان می‌دهد که مدیران نیاز به آموزش دارند.
شما برای این سوال می‌توانید از فیلترگذاری هم استفاده کنید. برای مثال سوال را اینگونه مطرح کنید که آیا مدیر شما در برخورد با کارمندان الگویی عالی است؟ یا آیا مدیر شما در ایجاد انگیزه برای کارمندان عملکردی مثبت دارد؟
معیار امتیاز این سوال بین ۷۰% تا ۸۰% است.
۸- آیا دیدگاه و نظرات مدیران به شما انگیزه می‌دهد؟
کارمندان باید در جریان اتفاقاتی که در سازمان می‌افتد باشند و نسبت به آن احساس آگاهی کنند. ایجاد انگیزه با انجام کارهای مهم‌تر، سپردن مسئولیت‌های بیشتر و همچنین پرسیدن نظر کارمندان، سریع‌تر اتفاق می‌افتد.
معیار امتیازی این سوال بین ۶۵% تا ۷۵% است. اگر امتیاز پایین است باید در جهت اطلاع‌رسانی بیشتر گام بردارید.
۹- آیا به ابزارهایی که برای انجام کارها مورد نیاز است، دسترسی دارید؟
آیا کارکنان ابزارهای لازم را برای انجام کار و پیشرفت در اختیار دارند؟ آیا دسترسی آنها به منابع و موارد مختلف به راحتی تامین می‌شود؟ این مورد، موردی کلیدی برای پیشرفت در کار و رضایت شغلی است.
امتیاز مناسب برای این مورد بین ۷۵% تا ۸۵% است.
۱۰- آیا برای اینکه کارتان را بهتر انجام دهید، نیاز به آموزش دارید؟
آیا فرصت‌های یادگیری و پیشرفت مثل آموزش، اطلاعات مورد نیاز، مربیگری، پشتیبانی فکری و عاطفی برای همه وجود دارد؟ این موارد محرک خوبی برای مشارکت کارمندان و درگیر شدن آنها با کار است و میزان پاسخگویی به آن در این مورد بسیار مهم است.
معیارهای امتیازی این سوال بین ۶۵% تا ۷۵% است و امتیاز کم به معنای وجود ضعف در این زمینه‌هاست.
۱۱- آیا کارهای خوب‌تان به رسمیت شناخته می‌شود و بابت آنها تشویق می‌شوید؟
فعالیت‌ها و عملکرد مثبت کارمندان باید به رسمیت شناخته شود و بابت انجامشان، بازخورد مناسب را دریافت کنند. بی‌توجهی به نتایج مثبت عملکرد کارکنان، باعث بی‌انگیزه شدن آنها در کار می‌شود. اگر کارمندان متوجه پیشرفت خود نشوند تعریف دقیقی از موفقیت و پیشرفت نیز نخواهند داشت.
چنانچه ۶۵% تا ۷۵% کارمندان به این سوال جواب مثبت دهند یعنی عملکرد شما مناسب بوده است.
۱۲-آیا علایق شغلی‌‌تان برای مدیرتان اهمیت دارد؟
این مورد برای افرادی که به دنبال پیشرفت هستند، معیاری اساسی است. وقتی مدیران، صلاحیت فنی دارند و مهارت‌ها را با تیم‌شان به اشتراک می‌گذارند، پیشرفت و موفقیت کارمندان نیز برایشان مهم است. وقتی کارکنان بدانند که فرصت‌های شغلی خوبی برایشان وجود دارد، انگیزه‌شان برای ماندن در سازمان نیز بیشتر می‌شود.
معیار پاسخ‌دهی به این سوال بین ۶۵% تا ۷۵% است.
سخن پایانی
اولین قدم در حفظ و نگهداشت کارکنان ، اطلاع از نظرات و دیدگاه این افراد نسبت به محیط کار است. مطمئناً کارمندانی که صدایشان شنیده نشود، رفته رفته نسبت به محیط کار خود دلسرد می‌شوند و به مرور از شرکت خارج می‌شوند. بالا بودن نرخ خروج کارکنان از یک سازمان به معنی وجود ضعف در این بخش از مجموعه است.
خوشبختانه با برگزاری نظرسنجی‌های مختلف به صورت دوره‌ای نسبت به دیدگاه‌ها، نظرات و انتقادات کارمندان مطلع خواهید شد. به این ترتیب خواهید توانست با یک برنامه‌ریزی دقیق و جامع و ایجاد فرآیندهای جدید، رضایت شغلی کارمندان را افزایش دهید.
شما به عنوان کارفرما و متخصص منابع انسانی چه تجربه‌ای در این زمینه دارید؟ آیا در حال حاضر از چنین روشی برای افزایش مشارکت کارکنان استفاده می‌کنیم؟ نظرات و پیشنهادات خود را با ما در میان بگذارید.