راهنمای جامع بودجه‌بندی برای جذب نیرو
یکی از مهم‌ترین ارکان‌های رشد هر شرکتی و همچنین برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف، استخدام و تعیین استراتژی آن است. تعیین بودجه برای جذب نیرو در هر شرکتی بسیار ضروری است و با کمک این کار می‌توانید پیشرفت کارهای استخدامی در شرکت را رصد کنید و منابع کافی برای استخدام افراد متخصص در سازمان را فراهم کنید. اگر قصد دارید تا استراتژی جذب نیرو در سازمان خود را بهبود دهید، می‌توانید بودجه بندی را نیز در برنامه‌های خود قرار دهید. در این مقاله، ما درباره بودجه استخدام، اجزای آن، مراحلی که می‌توانید برای ایجاد آن بردارید و نکاتی برای مدیریت آن صحبت خواهیم کرد.
بودجه استخدام چیست؟
بودجه استخدام معمولا یک سند مالی است که شرکت‌ها و به‌ویژه بخش‌های منابع انسانی آن را آماده می‌کنند تا با کمک آن بتوانند هزینه استخدام را رصد کنند و به بهترین شکل آن را مدیریت کنند. استخدام افراد با استعداد و نخبه در بازار کار می‌تواند رویه کاری در شرکت‌ها را تغییر دهد و تحولی عظیم در سازمان به وجود آورد. مدیران منابع انسانی و کارفرمایان برای اینکه بتوانند نظر کارجویان را برای کار در شرکت خود جلب کنند، پول خود را صرف توسعه و تقویت منابع انسانی می‌کنند. استخدام می‌تواند یک بار در سال در یک دوره خاص اتفاق بیفتد یا بسته به اندازه شرکت و صنعت می‌تواند یک فرآیند مداوم باشد.
بودجه‌بندی فرایند استخدام به مدیران کمک می‌کند تا پول خود را در جای درست خرج کنند و میزان زمان و منابعی که در این فرآیند صرف می‌شود را رصد کنند. اینکه برای جذب افراد متخصص هزینه‌ای صرف شود امری طبیعی است، اما تعیین میزان ارزشی که هر استخدام برای یک شرکت به همراه دارد نیز از مهم‌ترین مواردی است که در بودجه بندی باید آن را در نظر گرفت. در زمان بودجه‌بندی برای جذب نیرو موارد زیر را حتما در نظر بگیرید:
- هزینه‌های ثابت
- هزینه‌های متغیر
- هزینه‌های تکراری
- بازه زمانی
اجزای بودجه‌بندی استخدام
در بودجه‌بندی استخدام باید به موارد هزینه‌بر توجه کنید. برای اینکه کار شما در تعیین این موارد راحت کنیم، آنها را در ادامه نام خواهیم برد:
تبلیغات
تبلیغات به معنای درج آگهی استخدام برای موقعیت‌های شغلی است که آن را می‌توان در هر پلتفرم و شبکه‌ای منتشر کرد. بسیاری از شرکت‌ها برای اینکه بتوانند آگهی‌های استخدامی خود را در پلتفرم‌ها منتشر کنند، ملزم به پرداخت هزینه‌ای به صورت سالانه هستند. مسلما این هزینه‌ای مازاد بر هزینه‌های استخدامی شرکت است، اما صرف هزینه در این مورد برای شرکت‌ها بسیار مفید است چرا که می‌توانند با کمک این کار رزومه‌های بیشتری از افراد متخصص دریافت کنند و همچنین روند انتشار آگهی خود را تجزیه و تحلیل کنند.
ارزیابی‌ها
آزمون‌ها و تست‌هایی که برای هر کارجو قبل از استخدام در نظر می‌گیرید تا با کمک آنها فرد مورد نظر خود را ارزیابی کنید، هزینه‌بر هستند. شرکت‌ها ممکن است این آزمون‌ها را از یک شرکت دیگر خریداری کنند و یا برای انجام آن پولی پرداخت کنند. همچنین می‌توانید از تیم‌های داخلی خود یا تیم منابع انسانی برای ساخت این تست‌ها کمک بگیرید. در نهایت استفاده از این تست‌ها به صورت پولی، باید در بودجه‌بندی استخدام لحاظ شود. به عنوان مثال، اگر دو میلیون تومان برای آزمونی پرداخت می‌کنید و ۲۰۰ نفر در آن شرکت می‌کنند، هزینه ارزیابی برای هر داوطلب ۱۰ هزار تومان است.
استخدام کنندگان
اگر شرکت شما هنوز خیلی بزرگ نشده و در داخل شرکت تیمی به نام تیم منابع انسانی ندارید، برای جذب نیرو ممکن است سراغ شرکت‌های ارائه دهنده خدمات منابع انسانی بروید. این شرکت‌ها می‌توانند از ارتباطات، سیستم‌ها و فرآیندهای ارتباطی موجود خود برای یافتن کارجویان، غربالگری رزومه آنها به کمک ابزار ATS و ارائه لیست نهایی از کارجویان استفاده کنند. استفاده از اینگونه خدمات به شما کمک می‌کند تا در صرف هزینه برای این موارد در سازمان خود صرفه جویی کنید و البته که می‌توانید از تخصص آنها برای جذب نیروی متخصص بهره ببرید. هزینه عقد قرارداد با چنین شرکتی را محاسبه کنید و آن را با مقداری که ممکن است با این کار پس انداز کنید، مقایسه کنید.
رویدادها
هر رویدادی که برای جذب نیرو برگزار می‌کنید، برای سازمان شما هزینه دارد. این شامل نمایشگاه‌های کار، کنفرانس‌ها و دورهمی‌های فصلی می‌شود که تمام این موارد بهترین فرصت برای گفتگو با کارجویان خواهد بود. در این رویدادها می‌توانید به خوبی برند کارفرمایی خود را نشان دهید و تاثیرگذاری خوبی داشته باشید، تا با این کار موجبات جذب نیروی متخصص را فراهم کنید. این هزینه همچنین شامل فعالیت‌های مربوط به برندسازی می‌شود که در رویدادها روی آن تمرکز می‌کنید.
وب‌سایت‌ها
شرکت شما به احتمال زیاد یک وب‌سایت دارد که به این ترتیب بسیاری از کارجویان علاقه‌مند می‌توانند اطلاعاتی در مورد موقعیت‌های شغلی باز شما در آنجا پیدا کنند. برای اینکه این صفحه را به کارجویان و مخاطبان درست نشان دهید، روی آن کار کنید و برای آن بودجه مشخصی تعیین کنید. حتی می‌توانید روی این صفحه از وب‌سایت خود فعالیت‌هایی مرتبط با سئو را انجام دهید تا در نتایج جستجو دیده شود. علاوه بر این، عضوی از بخش منابع انسانی یا تیم آی‌تی خود را انتخاب کنید تا به طور مداوم صفحه مشاغل را با آگهی‌های شغلی جدید به روز کند.
تیم‌های داخلی
بسیاری از شرکت‌های بزرگ تیم‌های استخدامی داخلی خود را دارند. بودجه استخدام شما شامل حقوق آنها نیز می‌شود. این کارمندان آگهی‌های شغلی شرکت را می‌نویسند و آنها را منتشر می‌کنند، رویدادها را سازماندهی می‌کنند و در نهایت رزومه‌ها و کارجویان را ارزیابی می‌کنند تا مطمئن شوند شرکت شما بهترین افراد را استخدام می‌کند. می‌توانید هزینه حقوق آنها را با ضرب میزان ساعت کار در حقوق ساعتی آنها، محاسبه کنید.
نحوه بودجه‌بندی استخدام
در اینجا چند مرحله وجود دارد که می‌توانید از آنها برای بودجه بندی استخدام استفاده کنید:
۱. به هزینه‌های سال گذشته استناد کنید
برای پیش‌بینی هزینه‌های مربوط به استخدام در سال آینده، می‌توانید به میزان آن در سال قبل، استناد کنید. به آنچه در گذشته برای فرآیندهای استخدام هزینه کردید و میزان موفقیت آن، توجه کنید. می‌توانید از این اطلاعات به‌عنوان راهنمایی برای آنچه ممکن است در سال جاری برای استخدام هزینه کنید، استفاده کنید. هزینه‌ها را بر اساس هزینه‌های سه ماهه و ماهانه و همچنین هزینه‌های تکراری تقسیم کنید. اگر برای اجرای یک سیستم جدید در سال گذشته هزینه کردید، ممکن است نیازی به تکرار آن هزینه در سال جاری نداشته باشید و می‌توانید آن پول را برای یک ابتکار متفاوت در نظر بگیرید.
۲. نتایج را تجزیه و تحلیل کنید
نتایج کلی استخدام در سال گذشته را تجزیه و تحلیل کنید. به عنوان مثال، اگر ۵۰ میلیون تومان برای استخدام افراد متخصص در رویدادها هزینه کردید اما هیچ استخدام جدیدی از آن رویدادها نداشته‌اید، می‌توانید بودجه را برای انجام رویدادهایی متفاوت قرار دهید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بودجه استخدامی خود را روی مواردی بگذارید که خروجی خوبی برای شما به همراه دارند.
۳. تعداد استخدام‌های سالانه را تخمین بزنید
برای اینکه بفهمید هزینه استخدام هر فرد در سازمان شما چقدر است، به دنبال این باشید که معمولا در هر سال چند نفر را استخدام می‌کنید. تعیین کنید که در سال گذشته چند استخدام جدید داشتید و آن را با مقدار پولی که برای استخدام هزینه کرده‌اید، مقایسه کنید. هنگامی که بدانید چقدر برای استخدام‌ها هزینه کردید، می‌توانید به تعداد نیازهای خود در استخدام برسید تا بتوانید بودجه آن را تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر سال گذشته ۳۰۰ میلیون تومان برای تمام استخدام‌ها هزینه و ۴۱۶ کارمند جدید استخدام کردید، می‌توانید این اعداد را تقسیم کنید تا ببینید که برای هر استخدام چقدر هزینه تعیین کردید.
اگر در چهار سال گذشته به طور متوسط ۴۵۰ کارمند استخدام کردید، می‌توانید پیش بینی کنید که امسال نیز این تعداد کارمند را استخدام خواهید کرد. اگر فرآیند استخدام شما ۳ میلیون تومان به ازای هر استخدام هزینه دارد، احتمالا باید یک میلیارد و سیصد و پنجاه میلیون تومان برای سال آینده بودجه اختصاص دهید تا هزینه استخدام را پوشش دهد.
۴. برای هزینه‌های برنامه‌ریزی نشده مبلغی را در نظر بگیرید
این امکان برای شما فراهم است که هزینه‌ها را بر اساس آنچه در قبل صرف کردید بودجه بندی کنید، اما برای اینکه خود را برای اتفاقات پیش‌بینی نشده آماده کنید، حتما مبلغی را به عنوان مازاد در بودجه خود کنار بگذارید. این هزینه‌ها می‌تواند شامل استعفای کارکنان تیم استخدام، نقص فنی در ابزارهای مورد استفاده در استخدام و موارد دیگر شود. بنابراین، در زمان تعیین بودجه استخدام مقداری بودجه اضافی در نظر بگیرید تا برای تصمیم‌گیری‌های احتمالی آزادی عمل داشته باشید و دچار چالش نشوید.
۵. شاخص‌های کلیدی عملکرد را در نظر بگیرید
هنگام تدوین بودجه جذب نیرو، حتما شاخص‌های کلیدی عملکرد را در نظر بگیرید تا بتوانید روند کار را بررسی کنید و در مسیر بهبود آن قدم بردارید. KPIهای مربوط به استخدام را تعیین کنید و روی آنها نظارت داشته باشید و مدام آنها را به روز کنید. چند نمونه شاخص‌های کلیدی عملکرد عبارت‌اند از:
- هزینه پیش‌بینی شده
- هزینه واقعی
- KPI پیش‌بینی شده
- KPI واقعی
- هزینه به ازای هر استخدام
داشتن KPI مرتبط با هر هزینه می‌تواند به شما کمک کند تعیین کنید که آیا پولی که پرداخت می‌کنید برای شما ارزش آفرینی دارد یا خیر.
۶. از یک قالب از پیش آماده شده استفاده کنید
برای بودجه‌بندی جذب نیرو در سازمان خود یک تمپلیت آماده و آن را برای تمام سال‌ها استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا همه چیز را منظم پیش ببرید و معیارهای خود را از یک دوره به دوره دیگر مقایسه کنید. داشتن یک تمپلیت مشخص به شما کمک می‌کند تا معیارها را به راحتی مقایسه کنید و به شما در نتیجه‌گیری دقیق‌تر کمک می‌کند. همچنین وقتی یافته‌های خود را به صورت حرفه‌ای سازماندهی می‌کنید و آنها را در یک فضای مشخص قرار می‌دهید، ارائه آن به مدیران در قالب یک گزارش بسیار راحت‌تر خواهد شد.
نکاتی برای مدیریت بودجه استخدام
در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که می‌توانید از آنها برای بودجه بندی اصولی برای استخدام استفاده کنید:
از یک پلتفرم بودجه‌بندی استفاده کنید
برای اینکه بودجه‌بندی خود را در فضایی سازماندهی شده داشته باشید، می‌توانید از ابزاری مانند اکسل استفاده کنید. برای بودجه‌بندی در این پلتفرم‌ها ابتدا مشخص کنید که نیازهای شما چیست و در زمان آماده سازی، به این دقت کنید که کدام موارد برای شما بیشترین اولویت را دارند. علاوه بر اکسل ابزارها و پلتفرم‌های دیگری نیز وجود دارند که با تحقیق می‌توانید مناسب‌ترین گزینه را برای خود انتخاب کنید. معمولا اکسل یا شیت کم‌هزینه‌ترین ابزاری هستند که می‌توانید برای این کار استفاده کنید و به راحتی می‌توانید از امکانات بی‌شمار آنها بهره ببرید.
سوابق را با دقت نگهداری دارید
معیارها و هزینه‌هایی که می‌خواهید ثبت کنید و اینکه این هزینه‌ها قرار است کجا پرداخت شود، را در جایی نگهداری کنید. این سوابق می‌تواند به شما در برنامه ریزی درست کمک کنند. همچنین می‌توانید از این سوابق برای رسیدن به بودجه بندی اصولی استفاده و موارد اضافی را از بودجه خود حذف کنید. ممکن است لازم باشد به سوابق قبلی مراجعه کنید تا مطمئن شوید که آیا لازم است در جایی دیگر برای جذب نیروی متخصص هزینه کنید یا خیر. این سوابق همچنین می‌توانند به شما کمک کنند که هزینه‌های مالیاتی خود را در زمان محاسبه کل هزینه‌ها در پایان سال ثبت کنید.
از کارمندان برای جذب افراد متخصص کمک بگیرید
کارمندان شما می‌توانند با دوستان و همکاران قبلی تماس بگیرند تا ببینند آیا آنها علاقه‌مند به کار برای شرکت شما هستند یا خیر. یک انگیزه کوچک برای معرفی افراد توسط کارمندان در نظر بگیرید. احتمال اینکه کارکنان فعلی شما با افراد زیادی در حوزه‌های مورد نیاز شما ارتباط داشته باشند، زیاد است. استفاده از این ارتباطات می‌تواند راهی کم هزینه برای جذب نیروی متخصص باشد.
