ارائه بازخورد به مدیران چگونه باید باشد؟

منتشر شده در خرداد ۰۱

با توجه به نوشته‌ای جدید که در هاروارد بیزینس منتشر شده است، ارائه بازخورد به همکاران به ندرت مفید واقع می‌شود. نویسندگان استدلال می‌کنند که انتقاد سازنده به افراد کمکی نمی‌کند و وقتی کاستی‌های فردی را برجسته می‌کنید، در واقع مانع یادگیری او می‌شوید. آنها می‌گویند که مدیران باید کارکنان را تشویق کنند که کمتر نگران نقاط ضعف خود باشند و در عوض روی نقاط قوت خود تمرکز کنند.

فهرست مطالب

تحقیقات و تجربه هاروارد بیزینس در مرکز رهبری خلاق (CCL)، آنها را به نتیجه‌گیری متفاوتی سوق می‌دهد: بازخورد – چه مثبت و چه منفی – برای کمک به مدیران برای ارتقای بهترین ویژگی‌های خود و پرداختن به بدترین آنها ضروری است تا بتوانند در رهبری برتر باشند.

چندین ایده در این مقاله وجود دارد که نشان می‌دهد که بازخورد باید چگونه باید باشد.

بازخورد سخت، به پیشرفت و برتری افراد کمک نمی‌کند

در واقع، انتقاد مؤثر باید با احترام و دقت ارائه شود. نظرات مکرر یا منحصراً منفی می‌تواند واکنش‌های تدافعی در افراد ایجاد کند که ادراک را مختل می‌کند و انگیزه را کاهش می‌دهد.

بازخورد مثبت برای یادگیری بسیار مهم است

مردم اغلب به سرعت متوجه اشتباه خود می‌شوند، اما توجه به نحوه صحبت درباره اشتباهات و ارائه اطلاعات در مورد آن بسیار مهم است.

این که به کسی بگویید چگونه یک مشکل خود را برطرف کند اغلب رویکرد اشتباهی است

شما با پرسیدن سوالاتی که ذهن فرد را تحریک کند و او را به اکتشاف و آزمایش سوق دهد، باعث تقویت یادگیری در او می‌شوید.

اما با این وجود، نکات دیگری در مورد ارائه بازخورد به مدیران وجود دارد که مخالفت با آنها بسیار زیاد است.

مردم ارزیابی‌کنندگان غیرقابل اعتماد دیگران هستند و بنابراین بازخوردی ارائه می‌دهند که بیشتر تحریف است تا حقیقت

بازخورد هرگز کاملاً عینی نیست، زیرا از سمت شخصی با دیدگاهی منحصر به فرد ارائه می‌شود. اما با این حال، برای یک رهبر، دانستن اینکه دیگران چگونه او را می‌بینند و تجربه می‌کنند بسیار ارزشمند است، زیرا این افراد بر اساس برداشت‌هایشان تصمیم می‌گیرند؛ تصمیم‌هایی درباره اینکه به چه کسی گوش دهند، با او همکاری کنند، اعتماد کنند، حمایت کنند و با او پیشرفت کنند.

بازخورد در مورد نقاط ضعف یک تهدید به شمار می‌آید که مانع یادگیری می‌شود

تحقیقات نشان می‌دهد که افرادی که به بهترین شکل بازخورد دریافت می‌کنند بسیار بیشتر از دیگر افراد برای بهبود عملکرد خود تلاش می‌کنند. در بررسی انجام شده در مرکز رهبری خلاق (CCL)، آنها متوجه شدند که مدیران موفق تمام تهدیدهای بالقوه در مسیر راه خود را (مانند روسای وحشتناک، اشتباهات تجاری، تنزل سمت شغلی و اخراج کارکنان) به عنوان محرک‌های اصلی توسعه و پیشرفت خود تلقی می‌کنند.

مردم فقط باید روی نقاط قوت خود تمرکز کنند

کار ما نشان داده است که نادیده گرفتن نقاط ضعف یکی از بزرگ‌ترین عواملی است که منجر به انحراف فردی در سازمان‌ها می‌شود. مهم نیست که نقاط قوت یک رهبر موفق چیست، یک «نقص کشنده» (مانند غرور، ناتوانی در ایجاد یک تیم یا مشکل در انطباق با تغییرات جدید) می‌تواند منجر به شکست شود.

شما می‌توانید با بهتر شدن در کارهایی که قبلاً در آنها مهارت داشتید، به بهترین وجه به سازمان خود کمک کنید

این موضوع فرض را بر این می‌گذارد که همه از قبل در کارهای خوب هستند – مهارت‌ها و شایستگی‌های حیاتی که سازمان‌ها برای موفقیت به آن نیاز دارند را، دارند. تحقیقات ژان لزلی نشان می‌دهد که این مورد به ندرت اتفاق می‌افتد. در واقع، او دریافت که رهبران در چهار مهارت مهم رهبری در آینده ضعیف‌ترین هستند؛ این مهارت‌ها تعهد، رهبری کارکنان، برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت تغییر هستند.

وقتی فقط روی نقاط قوت تمرکز می‌کنید، مردم را به این فکر می‌اندازید که هیچ زمینه‌ای وجود ندارد که در آن نیاز به پیشرفت داشته باشند. علاوه بر این، مدیران را از مسئولیت پرورش و توسعه در سازمان، که گاهی امری دشوار است، باز می‌دارد که در نهایت اثربخشی سازمانی را به خطر می‌اندازد.

بنابراین، به جای تشویق مردم به اجتناب از بازخورد منفی، باید بر نحوه ارائه بازخورد منفی به روش‌هایی تمرکز کنیم که تهدید را به حداقل برسانیم. در CCL، رویکردی برای ارائه بازخورد به نام موقعیت-رفتار-تاثیر (SBI) آموزش داده می‌شود تا نقاط قوت و ضعف به روشی واضح، خاص، حرفه‌ای و مراقبتی بررسی شوند.

ارائه دهندگان بازخورد ابتدا زمان و مکان وقوع یک رفتار را یادداشت می‌کنند. سپس آنها رفتار را توصیف می‌کنند (آنچه دیدند و شنیدند). مرحله آخر، توصیف تأثیر رفتار بر حسب افکار، احساسات یا اعمال ارائه دهندگان بازخورد است.

بگذارید برای روشن‌تر شدن داستان مثالی بزنیم: «در جلسه کارکنان امروز صبح، زمانی که در مورد استراتژی‌های تأمین مالی بحث می‌کردیم، در حالی که جسیکا داشت صحبت می‌کرد مدیر حرفش را قطع کرد و قبل از اینکه او فرصتی برای اتمام کار پیدا کند، گفت: «این ایده هرگز کارساز نخواهد بود». این باعث احساس ناامیدی در شرکت کنندگان می‌شود و این ناامیدی برای این است که دیگر نمی‌توانستند اطلاعات بیشتری درباره نظر او بشنوند و از به اشتراک گذاشتن ایده‌ها در ادامه راه وحشت خواهند داشت.

به هر طریقی سازمان‌ها، مدیران و کارکنان را باید تشویق کنیم تا نقاط قوت خود را بشناسند و از آنها استفاده کنند. اما شما به خاطر تهدیدات احتمالی، نقاط ضعف را نادیده می‌گیرید.