۶ نکته مهم برای مدیریت تیم‌های دورکار در دوران شیوع کرونا
پس از شیوع و همه‌گیری ویروس کرونا در جهان، بسیاری از افراد برای اولین بار مجبور به دورکاری شده‌اند؛ آن هم نه برای چند روز، بلکه برای مدتی نامعلوم. بسیاری از ما در این مدت کوتاه توانسته‌ایم خودمان را با شرایط فعلی تطبیق دهیم، اما تیم‌های بزرگ برای عادت کردن به این شرایط نیاز به زمان و آزمون و خطا دارند.
این موضوع مخصوصاً برای مدیرانی که دیگر قادر به گفت‌وگوی رودررو با اعضای تیم‌شان نیستند بسیار حیاتی است. آن استراتژی و فرمولی که در محل کار موثر بوده، ممکن است در دوران دورکاری و از طریق تماس تلفنی به خوبی عمل نکند.
اگر مدیری هستید که قصد دارید تیم دورکار خود را به خوبی مدیریت کنید، باید مطمئن شوید که اعضای تیم‌تان این احساس را دارند که در این دوران در کنار یکدیگر هستند و از آن‌ها به خوبی حمایت می‌شود.
در ادامه این مطلب از وبلاگ ایران تلنت ۶ راهکار برای مدیریت تیم‌های دورکار در دوران شیوع کرونا معرفی می‌کنیم. دانستن این نکات و راهکارها به شما کمک می‌کند تا اعضای تیم خود را از داخل خانه راحت‌تر هدایت کنید.
اعضای تیم‌تان را با یکدلی و درک متقابل هدایت کنید
باید این نکته را در ذهن داشته باشید که این روش از دورکاری با حالت عادی تفاوت دارد. در حالت عادی ممکن است شما برای آنکه بتوانید برای پروژه‌های بزرگ تصمیم بگیرید، یک روز از داخل خانه کارهایتان را پیش ببرید. اما این روزها زندگی عادی ما به کل تحت تاثیر شیوع این ویروس قرار گرفته و عادت کردن به این تغییرات برای بسیاری از افراد چندان آسان نیست.
در حال حاضر، کارکنان سراسر جهان با چالش‌های جدیدی روبرو شده‌اند. بسیاری از خانواده‌ها در تلاشند تا کارشان را به طور تمام وقت از داخل خانه انجام دهند و در عین حال، کودکانشان را نیز به آموزش مجازی عادت دهند. بسیاری از افراد ممکن است خانه کوچکی داشته باشند و نتوانند بخشی از آن را به دفتر خانگی‌شان تبدیل کنند. حال تصور کنید چالش بزرگ دیگر این افراد این است که سایر اعضای خانوده‌شان نیز در خانه باید دورکاری کند.
اینکه به عنوان یک مدیر بدانید هر یک از اعضای تیم شما در شرایط خاصی مشغول به کار است به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را دقیق‌تر مدیریت کنید. از اعضای تیم خود بپرسید که در حین دورکاری با چه مشکلاتی روبرو هستند و آیا شما می‌توانید برای رفع این مشکلات کاری انجام دهید. به طور مرتب کارشان را ارزیابی کنید تا بتوانند سریع‌تر روال کار را به حالت عادی برگردانند.
مکالمه تصویری داشته باشید
همه آدم‌ها دوست ندارند که روبروی دوربین قرار بگیرند. حالا به این وضعیت همسر، هم‌خانه، فرزندان یا سایر اعضای خانواده را نیز اضافه کنید. در چنین شرایطی، مطمئناً پیدا کردن یک محل مناسب برای انجام مکالمه ویدیویی چندان کار راحتی نیست.
از آنجایی که ارتباط رودررو در شرایط کنونی امکان‌پذیر نیست، بهتر است در زمان برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها دوربین وبکم خود را روشن کنیم. تماشای چهره همکاران در حین مکالمات و مشاهده حالات چهره آن‌ها به مکالمه اثربخش‌تری می‌انجامد.
به عنوان یک مدیر باید این اعتماد را به همکاران خود بدهید که اگر هم در خانه تنها نیستند، هیچ اشکالی وجود ندارد. در دفتر کار هم حواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد. تماس ویدیویی اعضای تیم را قادر می‌سازد که ارتباطی انسانی با یکدیگر داشته باشند.
برای دانستن بیشتر درباره این موضوع، پیشنهاد می‌کنیم مطلب چگونه در دوران دورکاری با همکارانمان در ارتباط باشیم؟ را مطالعه کنید.
بیش از حالت عادی در ارتباط باشید
اگر نگران هستید که پرس‌وجو کردن و مدام در ارتباط بودن با اعضای تیم به مایکرومنیجمنت ختم می‌شود، به یاد داشته باشید که بین پیگیری مداوم با افراد و پرس‌وجو کردن از فرایند انجام کار تفاوت وجود دارد.
در شرایط فعلی که تقریباً بیشتر ما در حال دورکاری هستیم، پیگیری و در ارتباط بودن بسیار مهم است. ممکن است بسیاری از افراد که به دورکاری عادت ندارند، طی این دوران ارتباط احساسی‌شان با شغل و محیط کارشان از بین برود. با این حال، یک تغییر ساده در نحوه ارتباط گیری می‌تواند مانع از چنین اتفاقی شود.
در ارتباط بودن با اعضای تیم و درگیر نگه داشتن آن‌ها با وظایفشان کار دشواری نیست و با ارسال یک ایمیل بعد از جلسه یا ارسال یک پاورپوینت بعد از یک کنفرانس ویدیویی قابل اجراست. چنین کارهایی باعث می‌شود که اعضای تیم از مسیر و برنامه دور نشوند و نسبت به کارشان قوت قلب داشته باشند.
برای مدیریت تیم‌های دورکار از ابزارهای ارتباطی درستی استفاده کنید
به عنوان یک مدیر شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که برای گزارش گرفتن و برگزاری جلسات باید از چه ابزارهایی استفاده کنید. اگر شرکت‌تان پیام‌رسانی داخلی دارد که همه افراد از آن استفاده می‌کنند، بد نیست که از اعضای تیم خود بخواهید این پیام‌رسان را نصب کنند. همچنین، پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ و تلگرام ابزارهای خوبی برای ارتباط سریع هستند.
اگر در داخل شرکت از ابزارهای مدیریت وظایفی مانند Slack یا Jira استفاده می‌کنید، می‌توانید مانند سابق با این ابزارها با یکدیگر در ارتباط باشید. همچنین، برای برگزاری جلسات و کنفرانس می‌توانید از برنامه‌هایی مانند Skype، Zoom یا Google Hangouts استفاده کنید.
از همکاران‌تان بخواهید به خودشان زنگ تفریح بدهند
برای شخصی که تا دیروز هر روز در یک شرکت کار می‌کرده است، کار کردن در خانه چندان راحت نیست. بعضی از آدم‌ها تصور می‌کنند که باید در طول روز فقط پشت میزشان بنشینند تا مبادا یک پیام، ایمیل یا تلفن را از دست ندهند. نکته جالب اینجاست که هیچ کس در دفتر کار هم به این شکل کار نمی‌کند. بسیار مهم است که از اعضای تیم خود بخواهید که در فواصل زمانی معین به خودشان استراحت دهند.
زمانی که در محیط کار هستیم هر از گاهی از پشت میز بلند می‌شویم تا برای خودمان چای یا قهوه بریزیم یا با همکاری درباره مسئله‌ای گفت‌وگو کنیم. زمانی که می‌خواهیم به اتاق جلسه برویم، با رئیس‌مان برخورد می‌کنیم. در محیط کار ما به طور مکرر در حال تغییر موقعیت مکانی هستیم. مطمئناً شبیه‌سازی این موقعیت‌ها در خانه کار سختی است، اما انجام آن با سلامت و موفقیت ما ارتباط مستقیم دارد.
به همین دلیل، شما به عنوان یک مدیر باید از اعضای تیم خود بخواهید که در طول روز هر چند گاهی به خودشان استراحت دهند. برای مثال کمی در خانه قدم بزنند، کمی نرمش کنند، ناهار را پشت میز کارشان صرف نکنند یا چند دقیقه‌ای چشمانشان را ببندند و استراحت کنند. انجام این فعالیت‌ها در طولانی مدت در سلامت خودتان و اعضای تیم‌تان تاثیرگذار خواهد بود.
در کنار هم تفریح کنید
تکنولوژی برگزاری کنفرانس ویدیویی منبع بسیار خوبی برای تحکیم روابط بین اعضای تیم است. شما می‌توانید ساعتی در روز را به برگزاری چنین کنفرانس‌هایی اختصاص دهید تا اعضای تیم با یکدیگر گفت‌وگو کنند، بخندند، غذا بخورند یا حتی یک مسابقه را در کنار یکدیگر تماشا کنند.
در دوران شیوع کرونا، تعاریف ما از شغل و کار دگرگون شده است. دورکاری برای بسیاری از افراد و شرکت‌ها دنیای کاملاً ناشناخته‌ای است. با این حال، ایجاد تغییرات کوچک و پلکانی می‌تواند به اعضای تیم‌تان انگیزه دهد تا کارشان را مانند سابق انجام دهند.
اگر به دنبال استخدام بهترین نیروهای ایران هستید، توصیه می‌کنیم با ثبت نام در صفحه کارفرمایی ایران تلنت در آگهی‌های استخدام خود را منتشر کنید.