چگونه اقدامات اصلاحی می‌تواند عملکرد کارکنان را بهتر کند

این را همه ما می‌دانیم که هیچ کس دور از اشتباه نیست و کارمندان نیز امکان اشتباه کردن دارند. اشتباهات گاهی اوقات به این دلیل است که کارمندان آنچه را که مدیرشان خواسته به خوبی درک نکردند و متوجه آن نشدند و در بعضی مواقع ممکن است به دلیل این باشد که خواسته اشتباه را انجام می‌دهند. وقتی این موارد در کسب و کارها اتفاق می‌افتاد، مدیر مجبور می‌شود که دست به اقدامات اصلاحی بزند و این یعنی قدمی برای تغییر رفتار کارمند و بهبود و ارزیابی عملکرد کارکنان بردارد.

اقدامات اصلاحی

اقدامات اصلاحی همراه با اقدامات پیشگیرانه به عنوان دو گزینه تأثیرگذار و تغییر دهنده (و در حالت امیدوارکننده بهبود) در عملکرد کارکنان به شمار می‌آیند. اقدامات پیشگیرانه قبل از اینکه یک کارمند یا تیم اشتباه کند، انجام می‌شود و اقدامات اصلاحی زمانی انجام می‌شود که تیم و یا کارمندی اشتباه کند. آنچه در مورد اقدام دوم باید بدانید در این مقاله آورده شده است، که می توانید با پیروی از یکی از دو مدل ارائه شده در زیر آن را در کسب و کار خود اجرا کنید.

مدل ۸D از اقدامات اصلاحی

روش‌های مختلفی برای انجام اقدامات اصلاحی وجود دارد و یکی از آنها مدل ۸D نام دارد. D مخفف discipline یا همان نظم و انضباط است – که این مدل به هیچ عنوان مجازات و تنبیه ندارد، بلکه یک مدل کاملا علمی و تاثیرگذار است. این مدل در زمینه افزایش کیفیت در کار کارمندان و همچنین داشتن محیط کار سالم استفاده می‌شود و بسیار متداول است و به شما این اطمینان را می‌دهد که کل تیم مشکل را درک کنند و عکس العمل درستی در قبال آن داشته باشند. مدل ۸D به شرح زیر است:

• D0: برنامه ریزی – برای حل مسئله اصلی برنامه ریزی کنید و زمان، افراد و منابع مورد نیاز برای رفع آن را مشخص کنید.
• D1: از یک تیم استفاده کنید – تیمی با مجموعه مهارت‌های متنوع و دارای دانش در زمینه محصول یا انجام پروژه انتخاب کنید.
• D2: مسئله را تعریف و توصیف کنید – موارد قابل اندازه گیری مسئله مانند چه کسی، چه موقع، کجا، کی، چرا، چگونه و چه تعداد را تعیین کنید.
• D3: برنامه مهار موقت را تدوین و اجرا کنید – با اجرای یک راه حل موقت برای مهار مشکل، مشتریان را نگه دارید.
• D4: علل اصلی مشکل را تعیین، شناسایی و به آن رسیدگی کنید – از ابزارهای با کیفیت و مناسب از جمله نمودار علت و معلول استفاده کنید تا بتوانید با کمک آن خیلی زود دلیل و مشکل اصلی را پیدا کنید و به آن رسیدگی کنید.
• D5: کارهای اصلاحاتی دائمی را انتخاب و اجرا کنید – یک راه حل دائمی و سیستماتیک را انتخاب کنید که دلیل اصلی مشکل را با آن برطرف کنید.
• D6: اقدامات اصلاحی را پیاده سازی و اعتبار سنجی کنید – بهترین اقدامات اصلاحی را اجرا کنید، سپس اعتبارسنجی و تأیید کنید که این اقدامات باعث پیشرفت شده‌اند یا خیر.
• D7: اقدامات پیشگیرانه را انجام دهید – به خطاها نگاه کنید و شیوه‌ها و رویه‌های اصلاحی، سیستم‌های مدیریت و بهره برداری را اصلاح کنید، تا بتوانید بهترین عملکرد را در برطرف کردن مشکلات احتمالی پیش رو داشته باشید.
• D8: به تیم خود تبریک بگویید – تلاش‌های تیم خود را قدر بدانید و از آنها به صورت رسمی و حتی با پاداش نقدی، تشکر کنید.

نکته مهم:

هر گروهی می‌تواند این مراحل را طی کند. پرداختن به یک مشکل به صورت تیمی به جای اینکه همه چیز را گردن یک فرد بیندازید، می‌تواند تفاوت زیادی در نوع دید کارمندان نسبت به این نوع فرآیند ایجاد کند. مطمئناً، انجام این تکنیک در حل مشکلات به عنوان امری ضروری در کسب و کارها شناخته نمی‌شود، اما انجام این مدل می‌تواند به شما در شناسایی علل مشکل و حل آن بسیار کمک کند.

بیشتر بخوانید: چرا کارمندان از نقد آزادانه می‌ترسند؟

به عنوان مثال، فرض کنید در اتاق خود در محل کارتان نشسته‌اید و وقتی جین وارد اتاق می‌شود باید در را ببندد، اما او آن را باز می‌گذارد. این می‌تواند یک مورد ساده باشد و در این مورد باید بگویید: “سلام جین، لطفا مطمئن شو بعد از ورودت به اتاق در را بسته‌ای” و مشکل حل شده است. اما، اگر درست به این مشکل نگاه کنید متوجه می‌شوید که مشکل در است و نه جین و می‌توانید با استفاده از این مدل، مشکل را به راحتی رفع کنید.

علت اصلی باز ماندن در چیست؟ آیا بستن آن سخت است؟ آیا جین هنگام ورود همیشه وسایل سنگین دارد و برای ورود و خروج به باز کردن درب نیاز دارد؟ تجزیه و تحلیل علت اصلی در تعیین مشکل، برای حل و ایجاد یک راه حل طولانی مدت به شما کمک خواهد کرد.

مدل بازخورد

بازخورد یک روش استاندارد برای اجرای اقدامات اصلاحی است. مانند مثال بالا، صحبت با جین در مورد در، می‌تواند مشکل را حل کند. “جین، من دوست دارم شما در را ببندید، چرا که تعداد محصول گران قیمتی که در این اتاق است بسیار زیاد و مردم می‌توانند به راحتی وارد اتاق شوند و خب این کار ما را به دردسر می‌اندازد.”

نکته: این مدل اغلب باعث ایجاد نظم، ترقی و بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. این فرض را در نظر بگیرید که شخصی و کارمندی از یک موضوع اطلاعی ندارد و شما با بیان یک بازخورد موثر به کارمند و به محض توضیح در مورد آن موضوع او را آگاه می‌کنید و باعث می‌شوید که کارمند رفتار خود را تغییر دهد.

به تازگی بر روی این نوع اقدامات اصلاحی تحقیقاتی انجام شده است و آنها را به چالش کشیدند و در آن پیشنهاد شد به جای اینکه کار اشتباه کارمند را با سختی به روی او بیاورید، روی آنچه کارمند به خوبی انجام می‌دهد تمرکز کنید. در این مدل پیشنهاد می‌شود که ابتدا کار کارمند خود را مورد ستایش قرار دهید، سپس انتقاد کنید و در نهایت باز هم با ستایش کردن، کار را به پایان برسانید. در این روش اطلاعات به صورت متفاوت ارائه می‌شوند، که در جدول زیر نمونه‌هایی از آن را مشاهده می‌کنید.

محققان در این بررسی پیشنهاد کردند که از ضمیر من به جای ضمیر تو و یا شما استفاده کنید و روی این موضوع تمرکز کنید، مانند “این چیزی است که من می‌توانم انجام دهم” به جای “این چیزی است که شما باید انجام دهید”. این نظریه به این دلیل این نوع بیان متفاوت را پیشنهاد می‌کند، زیرا شما واقعاً نمی‌دانید در سر شخص دیگری چه می‌گذرد و منطقی نیست که به او بگویید متفاوت فکر کند.

سخن پایانی

یک مدیر نمی‌تواند انتظار داشته باشد کارمندان تنها با گفتن اینکه شما کار اشتباهی انجام می‌دهید، روش خود را تغییر دهند. شما در تجارت خود به اقدامات اصلاحی نیاز دارید. صرف نظر از روشی که انتخاب می‌کنید، مهم این است که شخصی که اشتباه کرده یا به بدی و اشتباه خطاب نکنید.

کارمندان باید مرزهای خود را بدانند و باید بدانند که در چه مکانی جای پیشرفت دارند. این مسئولیت مدیر است که به طور واضح آن اطلاعات را منتقل کند. در غیر این صورت، افراد ممکن است ناامید شوند و روحیه خود را از دست بدهند و در نهایت ممکن است از کاری که انجام می‌دهند عذاب بکشند.