اشتباهاتی که کارفرمایان حین استخدام نیروی جدید مرتکب می‌شوند
“اشتباه” جزئی از طبیعت بشر است. همۀ ما اشتباه می‌کنیم. فردی که خود را دور از اشتباه می‌داند، وجود ندارد. این اشتباهات در تمام موقعیت‌های زندگی ما (چه زندگی شخصی و چه زندگی حرفه‌ای) نیز بروز پیدا می‌کنند. اشتباهات شغلی نیز بخشی از زندگی ما هستند. مدیران یک سازمان نیز از این قاعده مستثنی نیستند؛ چه بسا شرکت‌های بسیاری که با یک اشتباه مدیریتی یا حتی اشتباهات استخدامی ضررهای جبران ناپذیری را تجربه کرده‌اند.
وقتی به عنوان مدیر و رهبر یک سازمان اقدام به درج آگهی استخدام و دست به استخدام افراد جدید می‌زنید، باید در نظر داشته باشید که در استخدام و آموزش این افراد باید اصولی را در نظر بگیرید. نداشتن استراتژی و نبودن رویکرد مناسب در استخدام می‌تواند به اشتباهات استخدامی بیانجامد.
در زمان شروع به کار افراد جدید در سازمان، مهم است که میان شما و فرد تازه وارد اعتماد شکل بگیرد. هر شخصی دوست دارد که در شغل جدید خود از همان روز اول، شروع به پیشرفت کند. مدیر سازمان در این مرحله نقش مهمی را ایفا می‌کند؛ مدیر به همکاران جدید این اطمینان را می‌دهد که آن‌ها در مسیر پیشرفت قرار گرفته‌اند.
شکست خوردن در آموزش افرادِ تازه وارد به سازمان می‌تواند باعث هدر رفتن مقادیر بسیاری پول و زمان باشد. علاوه بر آن وقتی یک فرد با عدم موفقیت، سازمان را ترک می‌کند از نظر احساسی به شما و تیم‌تان ضربه وارد می‌شود.
با این مقدمه قصد داریم اشتباهات استخدامی رایج که بیشترِ مدیران، خواسته یا ناخواسته، مرتکب‌شان می‌شوند را مرور کرده و نحوۀ اصلاح آن‌ها را بررسی کنیم.
تیم خود را آماده حضور همکار جدید نمی‌کنید
یکی از اشتباهات استخدامی رایج اضافه شدن همکار جدید به سازمان بدون اطلاع قبلی به کارکنان است. کارمندان شما در سازمان دوست ندارند یک روز صبح با حضور کارمند جدید غافلگیر شوند. به احتمال زیاد همکار تازه وارد نیز دوست ندارد که ناخواسته، دشمن تلقی شود.
از همین رو، باید تعادل را در سازمان حفظ کنید. تیمی که در حال حاضر برای شما کار می‌کند و نیروهای جدیدی که استخدام می‌کنید باید به یک اندازه برای شما مهم باشند. گرایش بیش از حد به یک طرف باعث می‌شود تیم شما به جای یک تیم قوی به تیمی که مدام در حال تغییر است، تبدیل شود. بنابراین هر دو طرف باید قبل از حضور نیروی جدید به اندازه کافی از وضعیت یکدیگر مطلع باشند.
توصیه ایران‌تلنت برای اصلاح این دست اشتباهات استخدامی این است که تا جای ممکن همکاران خود را در جریان روند استخدام‌ها قرار دهید. اگر برایتان امکان دارد، دو کاندید نهایی که از نظر شما شانس بیشتری دارند را به جلساتی با تک‌تک افراد تیم دعوت کنید تا آن‌ها هم خود را جزئی از این تصمیم‌گیری بدانند. این کار باعث می‌شود همکاران‌تان، سازمان را بیش از پیش متعلق به خود بدانند و برای پیشرفت سازمان بیشتر از قبل تلاش کنند.
حس مثبت افراد به سازمانی که در آن کار می‌کنند اتفاق خوبی است که به ندرت پیش می‌آید. علاوه بر این‌ها، کارکنان یک مجموعه وقتی نسبت به استخدام یک فرد مثبت بیاندیشند و خود را جزئی از تصمیم برای استخدام آن فرد بدانند برای موفقیت آن شخص در سازمان تلاش خواهند کرد. در نهایت تیم منسجم‌تر و یک‌دست‌تر از گذشته می‌شود و به این ترتیب، پیشرفت سازمان سرعت می‌گیرد.
یک راه دیگر این است که از اعضای تیم خود بخواهید تا پرسش‌نامه‌ای را درباره سازمان پر کنند. در این پرسش‌نامه تمام جزئیات و خصوصیات سازمان از دید اعضای تیم نوشته شده است. همکار جدید می‌تواند قبل از ورود به سازمان بداند که در حال ورود به چه سازمانی است.
سیاست و رویکرد مدیریتی سازمان را تعریف نکرده‌اید
شما به عنوان مدیریت سازمان نقش بسیار مهمی را در حضور یک فرد در سازمان و آینده شغلی او ایفا می‌کنید. شما این فرد را نمی‌شناسید، او هم شما را نمی‌شناسد، بنابراین لازم است که رویکرد مدیریتی سازمان را برای او شرح دهید. یکی از اشتباهات استخدامی بسیار رایج، عدم تعریف نقش مدیریت است.
شما به عنوان مدیر انتظار دارید همکار جدیدتان در آینده راجع به شما چه فکر کند؟ آیا دوست دارید برای او رئیس بدی باشید و مدام او را امر و نهی کنید؟ یا او همیشه از استراتژی مدیریت شما برای اطرافیانش تعریف کند؟
برای اصلاح این دست از اشتباهات استخدامی لازم است که رویکرد مدیریتی و نقش سازمانی خود را برای افراد تازه وارد شرح دهید. مثلاً می‌توانید در اولین روز کاری هر کارمند جدید، او را در بیرون از شرکت دعوت به ناهار کنید؛ نکته مهم این است که باید سعی کنید شرایط و جو این دیدار دوستانه باشد و نه رسمی. هر دو طرف باید بتوانند انتظارات خود برای موفقیت و پیشرفت را به طور شفاف مطرح نمایند.
این جلسه بهترین فرصت است تا از نیروی جدید بپرسید چه ویژگی‌هایی را در مدیران و سرپرستان قبلی خود کارآمد و کدام‌‌ها را ناکارآمد ارزیابی می‌کند. انتظار دارد مدیریت چه برخورد و چه رفتاری با او داشته باشد؟ به علاوه شما هم می‌توانید از تیم خود و فرهنگ سازمانی مجموعه به کارمند جدید اطلاعاتی دقیق‌تر و کامل‌تر بدهید. همچنین سوالات و نکات گنگ را برای او روشن کنید. او نیز می‌تواند از اهداف شغلی‌اش به شما بگوید.
انتظارات خود را از عضو جدید تیم به طور دقیق اعلام نمی‌کنید
این اشتباه استخدامی هنگامی رخ می‌دهد که فردی را به سازمان اضافه کرده‌ایم و مطمئناً انتظارات مشخصی از او داریم، اما این انتظارات را از روز اول به او اعلام نمی‌کنیم تا همه چیز به شکل شفاف و دقیق پیش برود.
هنگامی که یک فرد جدید به سازمان اضافه می‌شود، تجربیات و قابلیت‌های آن فرد را قبل از استخدام سنجیده‌ایم و طبق آن‌ها او را انتخاب کرده‌ایم. بنابراین از روز اول نیز از او انتظاراتی داریم. اما باید بدانیم تا وقتی انتظارات خود را مو به مو به نیروی جدید خود نمی‌گوییم، چطور باید انتظار داشته باشیم که او از عهده وظایفش بربیاید؟ وقتی همه چیز بر پایه حدس و گمان باشد، همه افراد در تحقق انتظارات ما شکست خواهند خورد. باید بگویم مسئولیت شکست آن‌ها نیز بر عهده ما و تصمیمات اشتباه استخدامی ما است.
برای اصلاح این رویکرد در اشتباهات استخدامی توصیه می‌شود که هر هفته جلسه‌ای برای ارزیابی عملکرد او داشته باشید و به او بازخورد بدهید. این کار باعث می‌شود تا او بداند که چه چیزی از او می‌خواهید و تمام تلاشش را در راستای موفقیت به کار بگیرد.
هیچ برنامه‌ای برای یادگیری و پیشرفت کارکنان ندارید
باید بدانیم که هر فرد در موقعیت شغلی جدیدش، یک تازه وارد و مبتدی به حساب می‌آید. بنابراین نباید به هیچ یک از موفقیت‌هایی که پیشتر دست یافته توجه کرد. اشتباه استخدامی ما به عنوان مدیر مجموعه از جایی شروع می‌شود که بر این باوریم که یک فرد از روز اول باید با سرعت بالا کارها را پیش ببرد و به سرعت با تیم هماهنگ شود.
اما باید به شما بگوییم طرز تفکر شما به عنوان مدیر اشتباه است. توصیه می‌شود برنامه استاندارد منحنی پیشرفت برای اعضای تیم تعریف کنید و هر فردی را که به مجموعه اضافه می‌شود، در آن بگنجانید. برای هر فرد دوره‌های آموزشی متناسب با فعالیت او در نظر بگیرید. در دوره‌های تعریف شده عملکرد او را با شاخص‌های عملکردی تعریف شده بسنجید و نهایتاً پس از طی چند دوره منحنی یادگیری و پیشرفت او را رسم کنید. پس از آن می‌توانید در خصوص عملکرد هر فرد به درستی اظهار نظر کنید.
افراد تازه وارد را با آداب و معاشرت درون سازمانی آشنا نمی‌کنید
عادت کردن به آداب و معاشرت و فرهنگ سازمانی یک شرکت جدید بیش از هر فاکتور شغلی دیگری یک نیروی کار جدید را آزار می‌دهد. مهارت‌های ساده‌ای مانند نحوه تصمیم‌گیری در دپارتمان‌های مختلف سازمان یا روند پیشرفت کار از آن دست چیزهایی است که خود به خود یک فرد تازه وارد آن‌ها را فرا نمی‌گیرد. افراد تازه وارد باید با سپری شدن زمان و مشاهده هرچه بیشتر به مرور این موارد را بیاموزند.
علاوه بر آن لازم است که آن‌ها را در فعالیت‌ها مشارکت دهید و یادگیری آنان را سرعت ببخشید. بعضی مدیران این اشتباه استخدامی را مرتکب می‌شوند و با برنامه‌ریزی درست روند رشد افراد را تسهیل نمی‌کنند.
برای اصلاح این رویکرد در اشتباهات استخدامی باید یکی از بخش‌های برنامه جامع استخدامی خود را تحت عنوان «چگونه کار کنیم» در نظر بگیریم. این بند می‌تواند شامل هر چیزی مثل ساعات کاری تا قوانین کار از خانه را در خود جای دهد. به علاوه می‌تواند سنت‌ها و قوانین گفته نشده را نیز در خود قرار دهد.
می‌توان این بخش را این‌طور در نظر گرفت: تمام نکات ظریفی که در چارچوب منابع انسانی قرار نگرفته است! اگر این نکات را به طور دقیق و مکتوب به افراد بدهیم، کمک می‌کنیم تا این اشتباه استخدامی را دور زده و روند یادگیری آنان را سرعت ببخشیم.
حل این مشکلات و حذف این اشتباهات استخدامی کاملاً بر عهده مدیریت مجموعه است و در نظر نگرفتن آن‌ها باعث بروز مشکلات عدیده‌ای در دپارتمان منابع انسانی شده و علاوه بر کند شدن پیشرفت نیروهای جدید در سازمان باعث ناکارآمدی، ناهماهنگی و نارضایتی در سازمان می‌شود. مجموع تمام آن‌ها به هدر رفت پول، زمان و همچنین بروز بحران منابع انسانی می‌انجامد که مدیر منابع انسانی باید آن را حل کند.
حال اگر فارغ از تمام موارد بالا، با اصلاح این اشتباهات استخدامی به نیروهای جدید کمک کنیم تا به موفق‌ترین افراد سازمان تبدیل شوند چه حسی خواهد داشت؟
شما بگویید. استراتژی استخدام شما چگونه است؟ آیا تا امروز در استخدام افراد اشتباهاتی را مرتکب شده‌اید؟ از نظر شما اشتباه استخدامی چیست؟