چگونه به درخواست پاداش و ترفیع کارکنان پاسخ دهیم؟
مدیریت و پاسخ به درخواست پاداش کارکنان (یا در خواست ترفیع‌شان) یکی از چالش‌برانگیزترین وظایف و تصمیمات مدیران در سازمان‌هاست. وقتی قرار است در خصوص عملکرد کارکنان با آنان صحبت کنید، تفاوتی ندارد شما کدام طرف میز نشسته‌اید؛ فرقی ندارد شما رئیس باشید یا مرئوس. در هر صورت، جلسه‌ای سخت برای هر دوی شما در پیش خواهد بود.
اگر شما مدیر یک سازمان بزرگ باشید و بخواهید علاوه بر پیش بردن حجم بالای کارهای مدیریتی خود، به کارکنان بازخورد عملکردی هم ارائه دهید، کار بسیار سختی در پیش خواهید داشت. اگر کارمند هم باشید، باید طاقت شنیدن انتقادهای سازنده (آن هم به صورت رو در رو) را داشته باشید. به هر حال برای هر دو طرف این فرآیند مشکل خواهد بود.
یکی از سخت‌ترین موقعیت‌هایی که به عنوان یک مدیر بعضی اوقات گریبان شما را می‌گیرد، تبدیل جلسه بازخورد به جلسه‌ای برای صحبت درباره ترفیع و پاداش کارکنان خواهد بود. وقتی به کارکنان بازخورد مثبت ارائه می‌دهید باید آماده شنیدن و پاسخ به درخواست پاداش کارکنان را هم داشته باشید و متعاقب آن، پاسخ‌های مناسبی به این درخواست‌ها در ذهن داشته باشید. ممکن است انتظار شنیدن چنین درخواست‌هایی را نداشته باشید، اما نفس عمیقی بکشید و به یاد داشته باشید که چنین درخواست‌هایی فرصتی است تا به همکاران خود نشان دهید که تا چه حد برای آنان ارزش قائل هستید و تا چه حد به آنها کمک خواهید کرد تا به جایگاهی که لیاقتش را دارند برسند.
حال برای اینکه بتوانید این فرصت را غنیمت بشمارید باید بدانید برای پاسخ به درخواست پاداش و ترفیع کارکنان باید چه مسائلی را مدنظر قرار دهید. در ادامه مهم‌ترین این مسائل را با هم بررسی خواهیم کرد.
برای پاسخ به درخواست پاداش کارکنان سیاست‌ها و روندهای سازمان خود را مرور کنید
پیش از آنکه هر کار دیگری صورت دهید، مطمئن شوید با تمام سیاست‌ها و روندهای سازمان خود در خصوص پاداش و ترفیع آشنایی کامل دارید. اگر مبانی اولیه را بدانید، نه تنها اطمینان دارید که رویکرد شما رویکری کاملاً سازنده خواهد بود، بلکه هر درخواست کارکنان مبنی بر پاداش و ترفیع را به بهترین شکل ممکن پاسخ خواهید داد. اگر مطمئن نیستید که چنین اطلاعاتی وجود دارد یا این اطلاعات دقیقاً کجاست، می‌توانید به همکاران و متولیان امر مراجعه نمایید.
کارکنان و تیم خود را ارزیابی کنید
هیچ مدیر کارآزموده‌ای بدون ارزیابی‌های اولیه از کارکنان سازمان وارد چنین جلسه‌ای نمی‌شود. برای مثال مدیران باید بدانند که آیا کارکنان تمام ابعاد مسئولیت شغلی خود را با کیفیت مطلوب پیش می‌برند. آیا عملکرد کارکنان به نوعی است که نیازها و انتظارات شغلی مربوط به موقعیت شغلی بالاتری را تحقق بخشد؟ با تحلیل این اطلاعات می‌توانید نتایج درستی به دست آورید.
هدف این است که پیش از مواجهه با درخواست پاداش و ترفیع کارکنان پاسخ هر فرد را بدانید؛ بدانید چه افرادی لیاقت و کفایت ترفیع و پاداش را دارند و پاسخ شما به چه افرادی مثبت و به چه افرادی منفی است.
انتظارات کارمندان را پیش از جلسه مشخص نمایید
آیا سازمان بودجه این کار را ندارد؟ آیا شخصی درونِ تیم، کار خود را به درستی انجام نمی‌دهد؟ آیا در سازمان شما کارکنانی وجود دارند که انتظار و درخواست پاداش و ترفیع را دارند و این اتفاق نمی‌افتد؟ باید پیش از اینکه کار به ناراحتی و تنش بینجامد مشکلات و چالش‌های موجود را با کارمندان خود در میان بگذارید؛ البته که این کار، بسیار مشکل خواهد بود، اما بهتر از عواقبی است که متوجه عدم بیان این نکات است.
مثلاً می‌توانید این طور آغاز کنید:
می‌دانم که سه‌شنبه هفته بعد قرار است راجع به عملکرد شما در سال اخیر صحبت کنیم. همچنین، می‌دانم که احتمال دارد انتظار ترفیع شغلی داشته باشی، می‌خواهم بدانی که در حال حاضر به دلیل نبود منابع مالی کافی امکان این کار وجود ندارد، اما ۳ ماه دیگر می‌توانیم این موضوع را مجدد به بحث بگذاریم.
با این کار انتظارات کارکنان را شکل داده و نحوه پاسخ به درخواست پاداش و ترفیع آنان را آسان‌تر خواهید کرد.
اطلاعات بیشتری بخواهید
یکی از کارهای شما به عنوان مدیر شنیدن دقیق و کامل درخواست پاداش و ترفیع کارکنان است. اما پس از آن هم نباید خیلی سریع به آن درخواست پاسخ دهید.
شما به عنوان یک مدیر نه تنها باید دلایل همکاران خود را بدانید تا بتوانید تصمیم بهتری گرفته و دپارتمان منابع انسانی و مدیران شرکت را مطلع نمایید، بلکه در صورت وجود مشکلات دیگر مثلاً سوتفاهم و نبود هماهنگی در خصوص انتظارات شغلی، باید بتوانید آنها را در درجه اول تشخیص داده و پس از آن در صدد رفعشان برآیید.
برنامه زمانی واقع‌گرایانه‌ای برای پاسخگویی مشخص کنید
تا اینجای کار توانسته‌اید به همکاران خود القا کنید که درخواست پاداش و ترفیع شغلیشان را به خوبی شنیده و درک کرده‌اید. اما نکته کار این است که نباید به صورت آنی پاسخ درخواست را بدهید. پاسخ‌هایی که به صورت آنی داده می‌شوند همواره حس بی‌دقتی و سرسری بودن را به مخاطب منتقل می‌کند. به جای این‌گونه پاسخ‌ها به همکاران خود بگویید که درخواستشان را مورد تحلیل قرار داده و تا چند روز آینده درباره آن با آنها صحبت خواهید کرد.
به کلمات و جملات خود دقت کنید
پاسخ شما به درخواست پاداش و ترفیع کارکنان هرچه که باشد باید به دقت و در کمال صداقت و روراستی بیان گردد. دادن امید واهی در خصوص ترفیع کارکنان کاری بسیار اشتباه است و نباید آن را با خوشبینی در خصوص آینده اشتباه گرفت.
پاسخ به درخواست‌ها
اینک پس از تحلیل و پاسخ درست به درخواست ترفیع و پاداش کارکنان در جلسه اول، وقت آن رسیده که پاسخی که به دنبالش هستند را به آنان اعلام نمایید. در ابتدا، استراتژی خود را مشخص کنید. تصمیماتی دقیق و توضیحاتی قانع‌کننده آماده کنید. همچنین در این راه می‌توانید با رئیس خود مشورت کنید.
جلسات ارائه بازخورد، هرچند که ممکن است با درخواست پاداش و ترفیع کارکنان مواجه شود، در صورت وجود استراتژی درست، می‌تواند به اهرمی برای بازگرداندن اعضای تیم به مسیر درست مورد استفاده قرار گیرد؛ و البته بازگرداندن اعضای تیم به مسیر درست به معنای رسیدن تیم و سازمان به اهداف بزرگ خود و در نهایت تولید ارزش و ثروت خواهد بود که این ارزش و ثروت تولید شده می‌تواند در آینده به عنوان منابع مالی لازم برای ترفیع و پاداش کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.
شما چگونه به درخواست پاداش و ترفیع کارکنان خود پاسخ می‌دهید؟ تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.