مسئول دفتر مدیرعامل

شرکت خصوصی فعال در حوزه نفت و گاز، واقع در کیلومتر ۱۷ جاده مخصوص تهران، برای تکمیل تیم مدیریتی خود از فردی حرفه‌ای، باهوش، منظم، پیگیر و قابل‌اعتماد برای جایگاه مسئول دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌نماید.

ما به دنبال فردی نیستیم که صرفاً تلفن پاسخ دهد، جلسه تنظیم کند یا امور اداری روزمره را انجام دهد.
به دنبال فردی هستیم که بتواند نظم، هماهنگی، اطلاعات و پیگیری دفتر مدیرعامل را مدیریت کند؛ فردی که بداند چه چیزی مهم است، چه موضوعی فوریت دارد، چه اقدامی نباید فراموش شود و هر موضوع را تا رسیدن به نتیجه دنبال کند.

مأموریت شغل:
مأموریت این جایگاه، ایجاد نظم، سرعت، تمرکز و قابلیت پیگیری در دفتر مدیرعامل است؛ به‌گونه‌ای که:
زمان → اطلاعات → ارتباطات → جلسات → اقدامات → پیگیری → نتیجه
در یک جریان منظم و قابل‌کنترل قرار گیرد.

هدف نهایی این جایگاه، آزادسازی زمان و تمرکز مدیرعامل برای تصمیم‌گیری، رهبری و توسعه کسب‌وکار و جلوگیری از اتلاف ظرفیت مدیریتی در امور اجرایی و هماهنگی‌های روزمره است.

مسئولیت‌های اصلی:
مدیریت برنامه و زمان مدیرعامل
تنظیم و به‌روزرسانی برنامه روزانه و هفتگی مدیرعامل
برنامه‌ریزی جلسات، ملاقات‌ها، تماس‌ها و بازدیدهای کاری
اولویت‌بندی درخواست‌ها بر اساس اهمیت و فوریت
جلوگیری از تداخل برنامه‌ها و اتلاف زمان مدیرعامل
اطلاع‌رسانی به‌موقع درباره تغییرات برنامه
پیش‌بینی نیازهای روزانه مدیرعامل و آماده‌سازی مقدمات موردنیاز
مدیریت جلسات و تصمیمات
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی مدیرعامل
آماده‌سازی اطلاعات و مستندات موردنیاز پیش از جلسات
هماهنگی حضور افراد و ذی‌نفعان مرتبط
ثبت تصمیمات و اقدامات مهم جلسات
تعیین مسئول و زمان مورد انتظار برای اقدامات
پیگیری اقدامات تا تعیین تکلیف و نتیجه نهایی
جلوگیری از رهاشدن تصمیمات و درخواست‌های مهم
مدیریت ارتباطات و اطلاعات
مدیریت تماس‌ها، رایانامه‌ها، پیام‌ها و مکاتبات مدیرعامل
شناسایی موضوعات مهم و انتقال به‌موقع آن‌ها
پاسخ‌گویی یا ارجاع حرفه‌ای درخواست‌ها در چارچوب اختیارات
مدیریت جریان اطلاعات میان مدیرعامل و واحدهای سازمان
دریافت اطلاعات موردنیاز مدیرعامل از واحدهای مختلف
اطمینان از کامل، دقیق و به‌روز بودن اطلاعات پیش از ارائه
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات مدیریتی، مالی، قراردادی و سازمانی
هماهنگی و پیگیری بین واحدی
پیگیری درخواست‌ها و دستورات مدیرعامل از مدیران و واحدهای مختلف
دریافت وضعیت اقدامات و موضوعات در حال پیگیری
شناسایی اقدامات معوق، متوقف یا بلاتکلیف
پیگیری موضوعات تا رسیدن به نتیجه مشخص
اطلاع‌رسانی درباره تأخیرها و موانع مهم
ارجاع موضوعات حساس و مهم به مدیرعامل در زمان مناسب
ایجاد تصویر روشن از وضعیت اقدامات محوله
برنامه‌ریزی سفرهای کاری
برنامه‌ریزی سفرهای داخلی و خارجی مدیرعامل و مدیران ارشد
تهیه بلیت، رزرو محل اقامت و هماهنگی رفت‌وآمد
تهیه برنامه سفر و اطلاعات موردنیاز
هماهنگی جلسات و ملاقات‌های خارج از شرکت
مدیریت تغییرات و شرایط پیش‌بینی‌نشده در سفر
مدیریت مهمانان و جلسات رسمی
هماهنگی حضور مهمانان، مدیران، مشتریان و شرکای تجاری
برنامه‌ریزی پذیرایی و الزامات جلسات
هماهنگی فضای جلسه و امکانات موردنیاز
ایجاد تجربه‌ای حرفه‌ای و متناسب با جایگاه مهمان
هماهنگی با واحدهای مرتبط برای برگزاری جلسات رسمی
پشتیبانی اداری و اجرایی
تهیه، تنظیم و پیگیری نامه‌ها و مکاتبات رسمی
سازمان‌دهی اسناد و اطلاعات دفتر مدیرعامل
ثبت و نگهداری سوابق مکاتبات و تصمیمات مهم
برنامه‌ریزی جلسات مدیریتی و آموزشی
همکاری نزدیک با واحد منابع انسانی در موضوعات مرتبط
همکاری در فرآیند جذب و استخدام
انجام سایر امور مرتبط با دفتر مدیرعامل در چارچوب مسئولیت شغلی

ما به دنبال چه کسی هستیم؟
فردی که صرفاً مجری دستورها نباشد؛ بلکه بتواند به‌عنوان یک هماهنگ‌کننده حرفه‌ای امور مدیرعامل عمل کند.

فردی که:
سریع متوجه می‌شود چه چیزی مهم است.
قبل از اینکه مدیرعامل موضوعی را پیگیری کند، وضعیت آن را پیگیری کرده است.
هیچ موضوع مهمی را بدون تعیین تکلیف رها نمی‌کند.
می‌تواند چندین موضوع را هم‌زمان و بدون از دست دادن جزئیات مدیریت کند.
در شرایط فشار، آرامش، تمرکز و دقت خود را حفظ می‌کند.
می‌داند کدام موضوع را خودش حل کند و کدام موضوع را به مدیرعامل ارجاع دهد.
در ارتباط با مدیران ارشد، کارکنان، مشتریان و مهمانان رفتاری حرفه‌ای دارد.
محرمانگی اطلاعات را یک اصل غیرقابل مذاکره می‌داند.
منتظر دستور نمی‌ماند و پیش از ایجاد مشکل، موضوعات را شناسایی و پیگیری می‌کند.
نسبت به نتیجه کار احساس مالکیت دارد.

شایستگی‌های کلیدی:
قضاوت مدیریتی
توانایی تشخیص اهمیت، فوریت، حساسیت و اولویت واقعی موضوعات.
نظم و سازمان‌دهی
توانایی مدیریت هم‌زمان برنامه‌ها، جلسات، ارتباطات، اسناد و اقدامات بدون ایجاد آشفتگی.
انضباط در پیگیری
توانایی دنبال‌کردن موضوعات تا رسیدن به نتیجه نهایی و جلوگیری از رهاشدن اقدامات.
دقت و توجه به جزئیات
توانایی حفظ دقت در امور مهم بدون گرفتارشدن در جزئیات کم‌اهمیت.
ارتباط مؤثر
توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای، محترمانه و در عین حال قاطع با سطوح مختلف سازمان.
محرمانگی و امانت‌داری
توانایی حفظ کامل اطلاعات محرمانه مدیرعامل و سازمان.
ذهنیت پیش‌نگر
توانایی دیدن مسئله پیش از تبدیل‌شدن آن به مشکل و اقدام قبل از دریافت دستور.
اولویت‌بندی
توانایی تشخیص تفاوت میان موضوعات مهم، فوری، کم‌اهمیت و غیرضروری.
حل مسئله
توانایی حل مسائل اجرایی و هماهنگی بدون انتقال غیرضروری مسائل به مدیرعامل.
مسئولیت‌پذیری

نگرش:
«این موضوع باید به نتیجه برسد.» به جای: «این موضوع وظیفه من نیست.»

تحمل فشار:
توانایی حفظ آرامش و کیفیت عملکرد در شرایط کاری فشرده و هم‌زمانی چندین موضوع.

مهارت‌ها و توانمندی‌های موردنیاز:
تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای اداری
تسلط مناسب به ورد، اکسل، پاورپوینت و اوت‌لوک
توانایی مدیریت تقویم و برنامه‌های کاری
توانایی تهیه و تنظیم نامه‌ها و مکاتبات رسمی
توانایی مدیریت فایل‌ها و مستندات
توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی
آشنایی با ابزارهای مدیریت کار و پیگیری اقدامات
توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات
توانایی برنامه‌ریزی سفرهای کاری
توانایی کار حرفه‌ای با رایانامه و ابزارهای ارتباطی
تسلط مناسب به زبان انگلیسی برای مکاتبات و هماهنگی‌های کاری
روابط عمومی بالا و توانایی تعامل حرفه‌ای با مدیران ارشد و ذی‌نفعان مختلف

خروجی مورد انتظار از این جایگاه:
موفقیت این شغل با تعداد تماس‌های پاسخ‌داده‌شده، جلسات تنظیم‌شده یا امور اداری انجام‌شده سنجیده نمی‌شود.

معیار موفقیت این است که:
مدیرعامل بداند چه چیزی در حال وقوع است، چه موضوعی نیازمند تصمیم است، چه اقدامی در انتظار پیگیری است، چه موضوعی به تأخیر افتاده و چه چیزی نباید از دست برود.

دارنده این جایگاه باید کاری کند که:
اطلاعات درست + اولویت درست + هماهنگی درست + پیگیری درست = اثربخشی مدیریتی

شرایط همکاری:
حقوق ثابت متناسب با تجربه و توانمندی
امکان مذاکره برای افراد توانمند و دارای تجربه مرتبط
پاداش عملکرد
بیمه تأمین اجتماعی از اولین روز کاری
محیط کاری حرفه‌ای و مدیریتی
تعامل مستقیم با مدیرعامل و مدیران ارشد
فرصت رشد حرفه‌ای متناسب با عملکرد و توانمندی

محل کار: تهران، کیلومتر ۱۷ جاده مخصوص
نوع همکاری: تمام‌وقت
جنسیت: فقط خانم ها

معیار نهایی موفقیت:
ساختن یک دفتر مدیریتی منظم، قابل‌اعتماد و نتیجه‌محور؛ نه صرفاً انجام امور اداری مدیرعامل.
مسئول دفتر مدیرعامل باید به‌گونه‌ای عمل کند که پیش از آنکه مدیرعامل نیاز به پیگیری یک موضوع داشته باشد، موضوع شناسایی شده، اطلاعات آماده، مسئول مشخص، اقدام در حال پیگیری و وضعیت روشن باشد.
در نهایت، ارزش واقعی این جایگاه در کاهش اتلاف زمان مدیرعامل، افزایش سرعت تصمیم‌گیری، جلوگیری از فراموش‌شدن اقدامات، افزایش نظم اطلاعاتی و آزادسازی ظرفیت مدیرعامل برای رهبری و توسعه کسب‌وکار سنجیده می‌شود.

Office Coordinator jobs