Office Manager

توضیحات

آشنایی کامل با سیستم بایگانی و فایلینگ اسناد، پرونده‌سازی، طبقه‌بندی و نگهداری سوابق اداری به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی.
تسلط بر نرم‌افزارهای Microsoft Office شامل Word، Excel، Outlook و PowerPoint.
آشنایی و توانایی کار با نرم‌افزار CRM و ثبت، پیگیری و مدیریت اطلاعات مشتریان، مکاتبات و امور مرتبط.
توانایی مدیریت جلسات، تنظیم برنامه‌های کاری مدیران، پیگیری مصوبات و هماهنگی بین واحدهای مختلف شرکت.
توانایی مدیریت تماس‌ها، ایمیل‌ها، مکاتبات و ارتباطات رسمی با مشتریان، تأمین‌کنندگان و سایر شرکت‌ها.
آشنایی با فرآیندهای اداری شرکت‌های بازرگانی و تولیدی، از جمله هماهنگی امور فروش، خرید، انبار و سایر واحدهای مرتبط.
توانایی تهیه گزارش‌های منظم، پیگیری امور محوله و ارائه بازخورد دقیق به مدیریت.
ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری:
دارای رفتار کاملاً حرفه‌ای، متین و متناسب با محیط شرکتی.
برخورد محترمانه، مؤدبانه و سنجیده با مدیران، همکاران، مشتریان و مراجعان.
دارای فن بیان مناسب، روابط عمومی قوی و توانایی حفظ ارتباطات حرفه‌ای.
منظم، دقیق، پیگیر، رازدار و قابل اعتماد.
توانایی مدیریت زمان، اولویت‌بندی امور و حفظ آرامش در شرایط کاری پرمشغله.
دارای روحیه همکاری، مسئولیت‌پذیری، استقلال در انجام امور و قدرت حل مسئله.
شرح وظایف:
مدیریت و نظارت بر امور روزمره دفتر و هماهنگی فعالیت‌های اداری.
سازمان‌دهی سیستم بایگانی، فایلینگ و نگهداری اسناد و اطلاعات شرکت.
مدیریت و پیگیری مکاتبات، جلسات، تماس‌ها و برنامه‌های کاری مدیریت.
ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات در سیستم CRM و پیگیری امور مشتریان و ارتباطات تجاری.
هماهنگی بین واحدهای مختلف شرکت و پیگیری انجام امور محوله در موعد مقرر.
تهیه گزارش‌های اداری و مدیریتی و ارائه اطلاعات مورد نیاز به مدیران.
نظارت بر نظم، استانداردهای اداری و محرمانگی اطلاعات شرکت