Office Manager

توضیحات

مدیریت مکاتبات اداری
دریافت، ثبت، بایگانی و ارسال نامه‌ها و ایمیل‌های اداری.
تهیه پیش‌نویس مکاتبات رسمی و تنظیم پاسخ‌ها بر اساس دستور مدیر.
پیگیری نامه‌ها و ارجاعات تا حصول نتیجه.
تنظیم و پیگیری جلسات
برنامه‌ریزی تقویم کاری مدیر.
هماهنگی زمان، مکان و دعوت افراد مربوطه.
تهیه صورت‌جلسه و پیگیری مصوبات جلسات.
مدیریت تماس‌ها و مراجعات
پاسخ‌گویی مؤدبانه به تماس‌های تلفنی و ارباب‌رجوع.
اولویت‌بندی تماس‌ها و ارجاع آن‌ها به واحدهای مربوط.
حفظ محرمانگی اطلاعات شخصی و سازمانی.
امور دفتری و بایگانی
سامان‌دهی پرونده‌ها، قراردادها و اسناد اداری.
نگهداری سوابق به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی.
تنظیم گزارش‌های روزانه یا هفتگی برای مدیر.
پشتیبانی از مدیر
یادآوری امور مهم، جلسات و کلیه ی امور مستقیم و مرتبط با مدیرعامل
تهیه گزارش‌ها، فایل‌های پرزنتیشن، و مستندات لازم.
هماهنگی داخلی با سایر واحدها
برقراری ارتباط مؤثر بین مدیر و سایر بخش‌ها.
پیگیری امور ارجاع‌شده از طرف مدیر تا انجام نهایی.
مدیریت محیط کاری دفتر
نظارت بر نظم و آراستگی محیط اداری.
مهارت‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز
تسلط به نرم‌افزارهای اداری (Word، Excel، Outlook، Google Calendar)
فن بیان قوی و رفتار حرفه‌ای
دقت و سرعت عمل بالا
رازداری و امانت‌داری در اطلاعات
قدرت برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها
صبور
مزیت محسوب می‌شود:
تسلط به زبان انگلیسی