Office Manager

توضیحات

شرح وظایف

مدیریت و تنظیم برنامه روزانه، جلسات و قرارهای مدیریت

هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و یادآوری برنامه‌ها و قرارها

پاسخگویی و مدیریت تماس‌های تلفنی و ارجاع مناسب آنها

انجام و پیگیری مکاتبات اداری، نامه‌ها و ایمیل‌ها

تنظیم، تایپ، ویرایش و فرمت‌بندی نامه‌ها و اسناد اداری

ثبت، طبقه‌بندی و آرشیو منظم مکاتبات، قراردادها و اسناد

تهیه صورتجلسات و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیین‌شده

پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیریت و ارائه گزارش وضعیت آنها

هماهنگی بین مدیریت و واحدهای مختلف شرکت

پیگیری امضا، تأیید و گردش اسناد و مدارک در داخل مجموعه

هماهنگی جلسات با مشتریان، تأمین‌کنندگان، مشاوران و سایر طرف‌های تجاری

مدیریت ورود و پذیرش مراجعان و هماهنگی ملاقات‌ها

هماهنگی امور مربوط به مأموریت‌ها، جلسات خارج از شرکت، بلیت و اقامت در صورت نیاز

تهیه و به‌روزرسانی لیست تماس‌ها، اطلاعات شرکت‌ها و طرف‌های تجاری

کنترل و پیگیری امور جاری دفتر و نیازهای اداری

تهیه گزارش‌ها و فایل‌های موردنیاز مدیریت در Word و Excel

اسکن، پرینت، کپی، PDF و سامان‌دهی فایل‌ها و مستندات

پیگیری سررسید قراردادها، نامه‌ها، مجوزها و امور اداری مهم

هماهنگی امور مربوط به پیک، ارسال و دریافت اسناد و مرسولات

حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، مکاتبات، جلسات و اسناد شرکت

انجام سایر امور اداری و اجرایی ارجاع‌شده از سوی مدیریت

شرایط احراز

حداقل مدرک کارشناسی

دارای سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیریت یا امور اداری

تسلط مناسب به Word، Excel، Outlook و PowerPoint

توانایی تایپ و تنظیم نامه‌های رسمی و اداری

آشنایی با اصول مکاتبات و بایگانی اسناد

آشنایی مناسب با زبان انگلیسی، به‌ویژه مکاتبات و هماهنگی‌های روزمره

روابط عمومی و مهارت ارتباطی مناسب

منظم، دقیق، پیگیر و مسئولیت‌پذیر

توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و اولویت‌بندی امور

توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه

حفظ محرمانگی و امانت‌داری در اطلاعات سازمان

ظاهر و رفتار حرفه‌ای متناسب با محیط اداری و جلسات رسمی