مسئول دفتر

توضیحات

•  تنظیم و مدیریت برنامه‌های روزانه و هفتگی مدیرعامل و ایونت های شرکت
•  برنامه‌ریزی جلسات، سفرها، ملاقات‌ها و پیگیری زمان‌بندی‌ها
•  هماهنگی امور پشتیبانی و اجرایی نمایشگاهها، سمینارها، برنامه های آموزشی جمعی و موارد مشابه
•  مدیریت مکاتبات اداری و اسناد
•  تهیه، دریافت، ثبت، دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها و ایمیل‌ها به افراد ذیربط
•  تهیه و ارسال پاسخ‌ها و صورت‌ جلسات رسمی
•  بایگانی و مدیریت اسناد
•  پیگیری و نهایی سازی ایجاد فرمهای استاندارد شرکت (با همکاری با کارشناس امور سیستمها و روشها)
•  برگزاری و پیگیری جلسات
•  هماهنگی برای برگزاری جلسات داخلی و خارجی
•  تهیه دستور جلسه، ثبت و نگارش صورت‌جلسه
•  پیگیری مصوبات جلسات
•  پاسخگویی به تماس‌ها و مراجعات
•  مدیریت تماس‌های تلفنی ورودی و خروجی
•  پاسخگویی محترمانه به مراجعه‌کنندگان حضوری با رعایت تشریفات اداری و راهنمایی آنان به بخش مربوطه
•  مدیریت اطلاعات محرمانه
•  حفظ و نگهداری اسناد، اطلاعات و مکاتبات محرمانه
•  رعایت اصول رازداری و امانت‌داری
•  تهیه گزارش‌های اداری
•  جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل و تنظیم گزارش‌های مدیریتی
•  مستندسازی فعالیت های دفتر
•  انجام هماهنگی‌های سفرهای کاری مدیرعامل و سفرهای ماموریتی سرپرستان بخش ها
•  ارسال و دریافت بسته های پستی و پیک و پیگیری وصول و رسید آنها به مقصد مورد نظر
•  پیگیری استقرار و حفظ نظم و آراستگی دفتر مدیریت و اتاقهای جلسات مدیریت
•  انجام درخواستهای سرپرستان بخش ها پس از هماهنگی با مدیریت عامل