مسئول دفتر

توضیحات

شرح شغل:

• تنظیم برنامه‌ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات‌ها، بازدیدها، سفرها و غیره.
• بایگانی مدارک، مستندات و پیام‌های الکترونیکی و کاغذی.
• انجام هماهنگی‌های لازم برای تشکیل جلسات.
• جوابگویی به تلفن و برقراری تماس‌های تلفنی
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌ها و اطلاع‌رسانی به مخاطبان.
• برخورد مناسب و خوش‌آمدگویی به مراجعه‌کنندگان و تنظیم زمان برای ملاقات‌ها.
• رعایت اصول نظم و انضباط در فعالیت‌های محیط کار.
• نظارت بر خدمات پذیرایی و نظافت دفتر.
• درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر.

شرایط احراز:

• دارای روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط در محیط کار.
• توانایی سازگاری با موقعیت‌های متفاوت کاری.
• وقت‌شناسی و انضباط کاری.
• توانایی مدیریت موثر زمان.
• تونایی برنامه‌ریزی و هماهنگی فعالیت‌ها در حیطه کاری.
• آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری.
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی.
• دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی.
• مسلط به نرم‌افزارهای MS Office به ویژه Outlook.