مسئول دفتر

توضیحات

• ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل.
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسه‌ها، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدهای.
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ‌نامه‌ها و مستندات مورد نیاز.
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز.
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط.
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب.
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه.
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه.
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک بر اساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها.
• ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه.
• گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده در خصوص موارد ارجاعی.
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها.
• آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط با اداره کل امور مالی و تنظیم وقت نشست‌ها.
• آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیون‌ها، نشست‌ها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مدیرکل امور مالی.
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
• مزایا: بیمه تکمیلی؛ سایر مزایا در گفتگوی حضوری اعلام می‌گردد.