توضیحات
شرح شغل:
مسئول دفتر، در مجموعه ماموت خودرو، مستقیماً زیر نظر مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره مسئولیت هماهنگی تمامی امور و برنامههای آنها را به عهده دارد.
مسئولیتها:
- پیگیری کلیه مکاتبات و مراسلات وارده و صادره از دفتر مدیر.
- تهیه و تدوین و تفکیک نامههای اداری مربوط به مدیرعامل و ارسال به واحدهای سازمانی و سایر سازمانهای مرتبط با آن.
- تنظیم برنامههای بازدید و مأموریت مدیرعامل و اعضا هیئت مدیره.
- برنامهریزی و هماهنگی ملاقاتها و جلسهها مدیریت در خارج شرکت مطابق با دستورات دریافتی و برنامههای از پیش تعیینشده.
- تهیه گزارشها، مجلات، مقالات، کتب مورد نیاز مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره.
- برنامهریزی تشکیل جلسات داخلی مدیریت شرکت و برنامهریزی، هماهنگی و نظارت بر انجام پذیرایی از مهمانان داخلی و خارج.
- انجام امور مربوط به تایپ و تکثیر و امور ارتباطات تلفنی و ارسال فکس و پیگیری نامههای فیزیکی و الکترونیکی دفتر مدیریت.
- جمعآوری اطلاعات مربوط به امور مختلف و عملکرد واحدهای سازمان و پیگیری ارئه خلاصه وضعیت عملکرد واحدها از مدیران واحد جهت ارائه به مدیرعامل.
- پذیرش مراجعین به دفتر مدیریت و کسب اطلاع از علت مراجعه و راهنمایی آنها.
- بایگانی مکاتبات و مراسلات انجام شده.
- آماده و تنظیم نمودن سوابق و پروندههای قابل طرح در جلسات هیئت مدیره.
- نظارت بر ارزشیابی اوراق و اسناد دولتی موجود در شرکت و تفکیک و نگهداری اوراق و اسناد آرشیوی و با ارزش.
- دریافت دستورات و تصمیمات مدیریت و هیئت مدیره در ارتباط با ارجاع کار به واحدهای مختلف و پیگیری تا حصول نتیجه.
- هماهنگی اتاق جلسهها و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسهها.
- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
- تنظیم برنامههای روزانه و جلسات مدیرعامل و اعضا هیئت مدیره.
- مدیر مستقیم: رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل، قائم مقام اجرایی.
- ساعتها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 8 صبح تا 5 عصر.
- نیاز به سفر کاری: ممکن است.