Office Manager

توضیحات

شرح شغل:

مسئول دفتر، در مجموعه ماموت خودرو، مستقیماً زیر نظر مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره مسئولیت هماهنگی تمامی امور و برنامه‌های آن‌ها را به عهده دارد.

مسئولیت‌ها:

• پیگیری کلیه مکاتبات و مراسلات وارده و صادره از دفتر مدیر.
• تهیه و تدوین و تفکیک نامه‌های اداری مربوط به مدیرعامل و ارسال به واحدهای سازمانی و سایر سازمان‌های مرتبط با آن.
• تنظیم برنامه‌های بازدید و مأموریت مدیرعامل و اعضا هیئت مدیره.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی ملاقات‌ها و جلسه‌ها مدیریت در خارج شرکت مطابق با دستورات دریافتی و برنامه‌های از پیش تعیین‌شده.
• تهیه گزارش‌ها، مجلات، مقالات، کتب مورد نیاز مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره.
• برنامه‌ریزی تشکیل جلسات داخلی مدیریت شرکت و برنامه‌ریزی، هماهنگی و نظارت بر انجام پذیرایی از مهمانان داخلی و خارج.
• انجام امور مربوط به تایپ و تکثیر و امور ارتباطات تلفنی و ارسال فکس و پیگیری نامه‌های فیزیکی و الکترونیکی دفتر مدیریت.
• جمع‌آوری اطلاعات مربوط به امور مختلف و عملکرد واحدهای سازمان و پیگیری ارئه خلاصه وضعیت عملکرد واحدها از مدیران واحد جهت ارائه به مدیرعامل.
• پذیرش مراجعین به دفتر مدیریت و کسب اطلاع از علت مراجعه و راهنمایی آن‌ها.
• بایگانی مکاتبات و مراسلات انجام شده.
• آماده و تنظیم نمودن سوابق و پرونده‌های قابل طرح در جلسات هیئت مدیره.
• نظارت بر ارزشیابی اوراق و اسناد دولتی موجود در شرکت و تفکیک و نگهداری اوراق و اسناد آرشیوی و با ارزش.
• دریافت دستورات و تصمیمات مدیریت و هیئت مدیره در ارتباط با ارجاع کار به واحدهای مختلف و پیگیری تا حصول نتیجه.
• هماهنگی اتاق جلسه‌ها و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسه‌ها.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• تنظیم برنامه‌های روزانه و جلسات مدیرعامل و اعضا هیئت مدیره.
• مدیر مستقیم: رئیس هیئت مدیره، مدیرعامل، قائم مقام اجرایی.
• ساعت‌ها و روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه از 8 صبح تا 5 عصر.  
• نیاز به سفر کاری: ممکن است.