مسئول دفتر

توضیحات

شرح شغل:

• پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل و همکاران بخش‌های دیگر.
• هماهنگی، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیگیری جلسه‌ها و ماموریت‌ها و بازدیدها.
• راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی.
• بایگانی مدارک، اسناد و پیام‌های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه).
• طراحی و آماده‌سازی گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز.
• انجام هماهنگی‌های میان مدیرعامل، مدیران اجرایی، کارمندان و مشتریان.
• انتقال پیام‌ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیرعامل و پاسخگویی و گزارش‌دهی جریان اطلاعات.
• تهیه ورد، اکسل، دستور کار، گزارش، پروژه‌های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان.
• کنترل تماس‌های تلفنی دریافتی، دریافت و ارسال پیام‌های دقیق، پاسخ به درخواست‌ها.
• انجام امور مشاوره و هماهنگی، پاسخگویی به همکاران و مشتریان.
• انجام امور اداری و هماهنگی لازم جهت تبلیغات و اطلاع‌رسانی.

شرایط احراز:

• رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.
• دارای خلاقیت و استعداد در حل مسائل.
• مسئولیت‌پذیر و منظم.
• بسیار دقیق در انجام امور محوله.
• دقت بالا و توجه به جزئیات.
• روحیه کار تیمی.
• پیگیر، سخت‌کوش و پویا.
• روابط عمومی و مهارت‌های ارتباطی قوی.

توانمندی‌های اختصاصی:

• مسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه).
• مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری.
• آشنایی با ابزارهای برگزاری جلسه‌های آنلاین مانند Skype و Zoom.
• آشنایی کامل با شبکه‌های اجتماعی.