مسئول دفتر

توضیحات

• حضور به موقع در محل کار.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی و خارجی شرکت.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیران شرکت پیگیری جهت تحقق آن.
• هماهنگی جهت ارسال و دریافت مرسولات.
• شناسایی تأمین‌کننده و هماهنگی جهت دریافت نمونه محصول، نمونه اقلام بسته‌بندی و غیره.
• ثبت و تجدید سفارشات چاپی با هماهنگی مدیر برند.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌ها، قراردادهای صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• نگهداری نامه‌ها، قراردادها، دستورالعمل‌ها و غیره.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر و هماهنگی جهت خریداری آن در صورت نیاز.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخگویی به ارباب رجوع به صورت حضوری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیران.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارشات مختلف مورد نیاز مدیریت.
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود ارتباطات داخلی شرکت.
• پیگیری وظایف محوله که توسط مدیران ارشد شرکت به ایشان ارجاع داده می‌شود و گزارش کار تا حصول نتیجه نهایی.
• مانیتورینگ باشگاه مشتریان و گزارش‌گیری مستمر به درخواست مدیران مجموعه.
• یادآوری مناسبت‌ها مانند تولد پرسنل و روزهایی خاص، تهیه هدیه و هماهنگی ارسال آن.