مسئول دفتر

توضیحات

• پاسخگویی بسیار محترمانه به تلفن‌ها و مراجعین و راهنمایی آن‌ها.
• دریافت نامه‌ها و سایر مکاتبات رسیده به دفتر و ثبت آن‌ها در دفتر اندیکاتور.
• تفکیک و توزیع نامه‌ها و سایر مکاتبات بین مسئولین و متصدیان مربوطه و اخذ رسید در دفتر ارسال مراسلات و ارسال مکاتبات به سازمان‌ها و اشخاص ذیربط.
• حفظ و نگهداری پرونده‌ها و بایگانی اوراق و مدارک در پرونده‌های مربوطه.
• تنظیم لیست ملاقات‌ها و تعیین ساعات ملاقات با مدیران و مسئولین.
• تنظیم اوقات جلسات و مطلع ساختن مقامات با افراد شرکت‌کننده در جلسات.
• دریافت و ارسال فکس‌ها و ایمیل‌ها و ارجاع آن‌ها به واحدها و اشخاص ذیربط.
• تایپ کلیه مکاتبات و صورت‌جلسات و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آن‌ها اعم از مکاتبات دفتر مدیرعامل و دیگر واحدها.
• انجام امور ارجاعی از سوی مدیرعامل و سایر مدیران و در صورت لزوم پیگیری آن‌ها تا حصول نتیجه نهایی.
• همکاری همه جانبه با واحد بازرگانی شرکت به ویژه در زمینه فراهم نمودن اسناد و مدارک لازم تکمیل فرم‌های مربوطه و سایر موارد.
• پیگیری و نظارت بر امور تهیه و توزیع هدایا به مناسبت‌های مختلف به مدیران و مسئولین شرکت‌ها و سازمان‌هایی که شرکت با آن‌ها مراوده تجاری دارد.