توضیحات
شرح وظایف
مدیریت و تنظیم برنامه روزانه، جلسات و قرارهای مدیریت
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و یادآوری برنامهها و قرارها
پاسخگویی و مدیریت تماسهای تلفنی و ارجاع مناسب آنها
انجام و پیگیری مکاتبات اداری، نامهها و ایمیلها
تنظیم، تایپ، ویرایش و فرمتبندی نامهها و اسناد اداری
ثبت، طبقهبندی و آرشیو منظم مکاتبات، قراردادها و اسناد
تهیه صورتجلسات و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیینشده
پیگیری امور ارجاعشده از سوی مدیریت و ارائه گزارش وضعیت آنها
هماهنگی بین مدیریت و واحدهای مختلف شرکت
پیگیری امضا، تأیید و گردش اسناد و مدارک در داخل مجموعه
هماهنگی جلسات با مشتریان، تأمینکنندگان، مشاوران و سایر طرفهای تجاری
مدیریت ورود و پذیرش مراجعان و هماهنگی ملاقاتها
هماهنگی امور مربوط به مأموریتها، جلسات خارج از شرکت، بلیت و اقامت در صورت نیاز
تهیه و بهروزرسانی لیست تماسها، اطلاعات شرکتها و طرفهای تجاری
کنترل و پیگیری امور جاری دفتر و نیازهای اداری
تهیه گزارشها و فایلهای موردنیاز مدیریت در Word و Excel
اسکن، پرینت، کپی، PDF و ساماندهی فایلها و مستندات
پیگیری سررسید قراردادها، نامهها، مجوزها و امور اداری مهم
هماهنگی امور مربوط به پیک، ارسال و دریافت اسناد و مرسولات
حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، مکاتبات، جلسات و اسناد شرکت
انجام سایر امور اداری و اجرایی ارجاعشده از سوی مدیریت
شرایط احراز
حداقل مدرک کارشناسی
دارای سابقه کار مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیریت یا امور اداری
تسلط مناسب به Word، Excel، Outlook و PowerPoint
توانایی تایپ و تنظیم نامههای رسمی و اداری
آشنایی با اصول مکاتبات و بایگانی اسناد
آشنایی مناسب با زبان انگلیسی، بهویژه مکاتبات و هماهنگیهای روزمره
روابط عمومی و مهارت ارتباطی مناسب
منظم، دقیق، پیگیر و مسئولیتپذیر
توانایی مدیریت همزمان چند موضوع و اولویتبندی امور
توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه
حفظ محرمانگی و امانتداری در اطلاعات سازمان
ظاهر و رفتار حرفهای متناسب با محیط اداری و جلسات رسمی
