کارمند دفتری

توضیحات

• انجام امور جاری دفتری از قبیل برگزاری جلسات، راهنمایی ارباب رجوع، پیگیری مکاتبات، بایگانی و هماهنگی فعالیت‌ها با دیگر قسمت‌های شرکت با هماهنگی مافوق.
• تعیین ساعات ملاقات ارباب رجوع با مافوق بر اساس فهرست متقاضیان تنظیم شده.
• راهنمایی ارباب رجوع در نوشتن تقاضا برای پیگیری و انجام امور مورد نیاز با رعایت احترام به آنان و تلاش در جهت رفع مشکلات آنان و پیگیری امور درخواستی ارباب رجوع.
• ارجاع نامه دریافتی مراجعین با اخذ دستور مافوق به واحدهای مربوط.
• جوابگویی به تماس‌های تلفنی مرتبط با امور اداری و دفتری یا ارتباط دادن تماس گیرنده به مافوق.
• تبادل اسناد و مکاتبات از طریق فکس با هماهنگی مافوق.
• تماس تلفنی با واحدهای ذیربط جهت هماهنگی در انجام بهتر امور ارباب رجوع با هماهنگی مافوق.
• برقراری تماس تلفنی برای ایجاد هماهنگی جهت برگزاری جلسات.
• انجام اقدامات لازم برای تهیه پیش‌نویس، تایپ، ثبت و ارسال نامه های صادره پس از تأیید مافوق.
• دریافت و ثبت نامه‌های وارده و و ثبت و ارجاع نامه‌های صادره.
• طراحی اطلاعیه‌ها، فرمت نامه‌ها و مکاتبات در مواقع ضروری.
• پیگیری برای تکمیل مدارک و اسناد مالی و بازرگانی، قراردادها، بیمه‌نامه‌ها، صورت‌حساب‌ها و چک‌های بانکی برای ارسال با هماهنگی مافوق.
• پاسخ به درخواست‌ها از طریق بازبینی پرونده‌ها، صورت‌جلسه‌ها، صورت مذاکرات، خلاصه مذاکرات بازرگانی، مدارک و دیگر اسناد با هماهنگی مافوق.
• توزیع نامه‌های موجود در کارتابل به قسمت‌های مربوط.
• ارجاع نسخه بایگانی نامه‌ها و مکاتبات به دبیرخانه و بایگانی.
• هماهنگی با سایر پرسنل واحد برای برگزاری جلسات ادواری و یا موردی.
• هماهنگی با مدیر واحد جهت تعیین زمان و مکان جلسات.
• اعلام زمان و مکان جلسه به سایر پرسنل برای حضور به موقع در جلسات.