Secretary

توضیحات

● تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی.
● رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
● پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی به مسئول مافوق.
● دریافت نامه‌ها و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
● ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق.
● برنامه‌‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
● یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
● آماده‌‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
● ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز.
● آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
● دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
● تدوین گزارش‌های مورد نیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تأیید.
● تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تأییدآن.
● ارسال نامه‌های تأیید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و غیره).
● کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن.
● کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
● دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
● شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
● نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی.
● پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
● پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری.
● کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
● تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج (تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
● پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.
● شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری.
● هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر پیک و غیره.
● هماهنگی جهت خرید کالای اداری مورد نیاز.
● تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
● پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
● دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌ شده.
● اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده.
● تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی).
● جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های مورد نیاز مسئول مافوق.
● محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
● هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان.
● محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و غیره.
● انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.