● پاسخگویی به تلفن متقاضیان ارسال پیامهای تلفنی و فاکس به مسئول مافوق. ● دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه. ● ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق. ● برنامهریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن. ● یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه. ● آمادهسازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه. ● دریافت و ارسال ایمیلهای مرتبط با فعالیتهای کاری. ● تدوین گزارشهای مورد نیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تایید. ● تنظیم پیشنویس نامههای صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن. ● پاسخگویی به ارباب و رجوع حضوری. ● کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر. ● پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه. ● شناسایی تأمینکنندگان حملونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری. ● برنامهریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریتهای کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره). ● هماهنگی با تأمینکننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و غیره. ● هماهنگی جهت خرید کالای اداری موردنیاز. ● تنخواهگردانی بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق. ● پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص یافته. ● دریافت و جمعآوری فاکتور برای هزینهها و خریدهای انجام شده. ● اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده. ● تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی). ● جمعآوری اطلاعات جهت تهیه گزارشهای مورد نیاز مسئول مافوق. ● محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه. ● هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان. ● انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
پیشنیازها
● رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار.
● داشتن حافظه خوب و حضور ذهن.
● روابط عمومی خوب با روحیه همکاری بالا.
● فردی مسئولیتپذیر.
● مسلط بر انجام کارهای همزمان.
● خوشرو بودن و داشتن رفتار محترمانه.
● متعهد به انجام فعالیتهای محوله با دقت و کیفیت.
● توانایی پیگیری دستورات مسئول مافوق.
● توانایی پیگیری مستمر فعالیتها تا تحقق دستیابی به نتایج.