توضیحات
● پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق.
● دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
● ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق.
● برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
● یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
● آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
● دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
● تدوین گزارش‌های مورد نیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تایید.
● تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
● پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری.
● کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
● پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.
● شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری.
● برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
● هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و غیره.
● هماهنگی جهت خرید کالای اداری موردنیاز.
● تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
● پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص یافته.
● دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام شده.
● اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده.
● تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی).
● جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های مورد نیاز مسئول مافوق.
● محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
● هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان.
● انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
