توضیحات
شرح شغل
شرکت بازرگانی به دنبال فردی منظم، مسئولیتپذیر و باانگیزه برای موقعیت شغلی «منشی و مسئول دفتر» است. فرد منتخب وظیفه هماهنگی امور اداری، مدیریت مکاتبات، تنظیم جلسات و پشتیبانی از مدیریت و واحدها را بر عهده خواهد داشت. دقت، رفتار حرفهای و مهارتهای ارتباطی قوی از ویژگیهای ضروری این موقعیت است.
مسئولیتها و وظایف اصلی:
مدیریت امور روزانه دفتر و ایجاد نظم در محیط کاری.
رسیدگی به مکاتبات و تماسهای ورودی و خروجی (ایمیل، تماس تلفنی، نامهها و …).
سازماندهی و نگهداری پروندهها و اسناد اداری.
تنظیم و هماهنگی جلسات، قرار ملاقاتها و سفرهای کاری.
تهیه گزارشها، صورتجلسات و ارائهها.
پشتیبانی از مدیریت در امور اداری و سازمانی.
کنترل موجودی لوازم اداری و هماهنگی با تأمینکنندگان.
خوشامدگویی به مراجعان، مشتریان و مهمانان و راهنمایی آنها به واحد یا شخص مربوطه.
هماهنگی و نظارت بر ورود و خروج کارکنان و مهمانان جهت حفظ نظم و امنیت محیط کاری.
همکاری در فرآیندهای منابع انسانی و اداری (مانند ورود و خروج، حضور و غیاب، جذب نیروی جدید).
شرایط احراز
سابقه کاری مرتبط به عنوان منشی، مسئول دفتر یا سمت مشابه.
توانایی مدیریت همزمان چند وظیفه (Multitasking) و دقت بالا.
تسلط به نرمافزارهای آفیس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
مهارت عالی در برقراری ارتباط نوشتاری و گفتاری.
ظاهر و رفتار حرفهای.
توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات.
