مسئول دفتر

توضیحات

• درک خط‌ مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد یا شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی.
• رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق.
• دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه.
• آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
• ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز.
• آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
• ارسال نامه‌های تأیید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و غیره)
• کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن.
• کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی.
• پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و غیره جهت انجام خدمات اداری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی، پیک و غیره.
• هماهنگی جهت خرید کالای اداری مورد نیاز.
• پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
• دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
• اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده.
• تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و غیره.
• رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار.
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.
• محدوده دفتر: منطقه الهیه (فرشته).