مسئول دفتر مدیرعامل

توضیحات

شرح شغل:

• اطلاع‌رسانی بخش‌نامه‌ها و آیین‌نامه‌ها.
• حضور به‌موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان.
• نظارت بر خدمات مورد نیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی.
• درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری.
• کمک و همکاری با بخش‌های مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان.
• نظارت بر صورت جلسات و مصوبات کمیته‌های رهبری و مدیریتی شرکت.
• استفاده بهینه از تجهیزات و امکانات سازمان و همچنین حفظ و نگهداری از آن‌ها.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر.
• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین.
• پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری.
• ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه.
• دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا.
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی.
• کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان.
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها.
• ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه.
• ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان.