توضیحات
ما در مجموعه سیبت به فردی احتیاج داریم که پشتیبانی اجرایی از مدیرعامل را از طریق برنامه‌ریزی، سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری امور مدیریتی، تسهیل ارتباط میان واحدهای سازمان و اطمینان از اجرای به‌موقع تصمیمات، با رعایت کامل اصل محرمانگی انجام دهد.
شرح وظایف اصلی:
1) مدیریت و تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات و تقویم کاری مدیرعامل.
2) سازماندهی و اولویت‌بندی امور بر اساس اهمیت و فوریت.
3) هماهنگی و پیگیری اقدامات میان مدیران و واحدهای مختلف سازمان.
4) ثبت، کنترل و پیگیری مصوبات جلسات تا حصول نتیجه.
5) تهیه دستور جلسات، صورت‌جلسات و گزارش‌های مدیریتی.
6) جمع‌آوری داده‌های عددی، تحلیل اولیه و خلاصه‌سازی اطلاعات و گزارش‌های دریافتی.
7) بررسی مکاتبات و درخواست‌ها و ارجاع موضوعات مهم به مدیرعامل.
8) شناسایی تاخیرها، موانع اجرایی و موارد نیازمند تصمیم‌گیری.
9) سازماندهی، نگهداری و مدیریت دسترسی به اسناد و اطلاعات مدیریتی.
10) پیشنهاد راهکار برای بهبود فرآیندهای اداری، هماهنگی و گردش کار.
11) حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، مذاکرات، مکاتبات و تصمیمات مدیرعامل و سازمان.
12) شرکت در جلسات به عنوان نماینده و پیگیری امور محول‌شده.
شایستگی‌های رفتاری (Work Styles)
• امانت‌داری و محرمانگی: قابل‌اعتماد بودن و حفظ اطلاعات حساس سازمان.
• توجه به جزئیات (Attention to Detail): دقت، نظم و انجام کامل امور.
• قابل‌اتکا بودن (Dependability): مسئولیت‌پذیری، ثبات عملکرد و پایبندی به تعهدات.
• همکاری (Cooperation): تعامل سازنده و حرفه‌ای با مدیران و همکاران.
• نتیجه‌گرایی: پیگیری مستمر موضوعات و جلوگیری از بلاتکلیفی اقدامات.
مهارت‌های کلیدی (Skills):
• مدیریت زمان و اولویت‌بندی (Time Management)
• هماهنگی امور (Coordination)
• شنیدن فعال و ارتباط موثر (Active Listening)
• تفکر انتقادی و تحلیل مسائل (Critical Thinking)
• پایش و کنترل پیشرفت امور (Monitoring)
• قضاوت و تصمیم‌گیری در حدود اختیارات (Judgment and Decision Making)
• گزارش‌نویسی و مکاتبات حرفه‌ای (Writing)
آشنایی با ابزارهای مدیریتی مزیت محسوب می‌شود.
