Office Manager

توضیحات

ما به دنبال یک مسئول دفتر منظم، دقیق، پیگیر و حرفه‌ای هستیم که توانایی مدیریت و هماهنگی امور اداری، برنامه‌های مدیران و پیگیری امور بین واحدهای مختلف سازمان را داشته باشد.

شرح وظایف

مدیریت و هماهنگی امور جاری دفتر و پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه
تنظیم و مدیریت برنامه‌ها، جلسات و تقویم کاری مدیران
هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و انجام اقدامات لازم پیش، حین و پس از جلسات
پیگیری مصوبات، دستورات و امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل و ارائه گزارش پیشرفت
انجام و پیگیری مکاتبات، نامه‌ها، ایمیل‌ها و اسناد اداری
تهیه و تنظیم گزارش‌ها، صورت‌جلسات و مستندات مورد نیاز
هماهنگی و پیگیری امور بین واحدهای مختلف سازمان
تعامل حرفه‌ای با مدیران، همکاران، مشتریان، مراجعان و سایر ذی‌نفعان
پاسخگویی و مدیریت تماس‌ها و درخواست‌های ورودی
نظارت بر نظم و حسن اجرای امور جاری دفتر
پیگیری امور خریدهای داخلی و هماهنگی‌های اداری مرتبط
انجام امور تنخواه و پیگیری اسناد و هزینه‌های مرتبط
حفظ و صیانت از اطلاعات و اسناد محرمانه سازمان
انجام سایر امور مرتبط با جایگاه شغلی بنا بر نظر مدیر مربوطه

شرایط و مهارت‌های مورد نیاز

حداقل 10 سال سابقه کار مرتبط و معتبر، ترجیحاً در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیران یا موقعیت‌های مشابه
تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel، Outlook و PowerPoint
تسلط به اصول مکاتبات و نامه‌نگاری اداری، تنظیم گزارش و بایگانی اسناد
توانایی برنامه‌ریزی، سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری امور تا حصول نتیجه
توانایی مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه و حفظ کیفیت کار در محیطی پویا
روابط عمومی بالا، فن بیان مناسب و مهارت ارتباطی موثر
دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری و توجه بالا به جزئیات
توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول امانت‌داری
آشنایی با امور تنخواه‌گردانی و فرآیند خریدهای داخلی
توانایی تعامل موثر با مدیران، واحدهای سازمانی و مراجعان خارج از سازمان
روحیه کار تیمی، انعطاف‌پذیری و پیگیری بالا
آشنایی با زبان انگلیسی در حد مکاتبات و امور اداری، مزیت محسوب می‌شود

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

منظم، دقیق و نتیجه‌گرا
دارای قدرت پیگیری بالا و روحیه مسئولیت‌پذیری
دارای رفتار و ظاهر حرفه‌ای
توانمند در مدیریت زمان و اولویت‌بندی امور
توانایی حفظ آرامش و تمرکز در شرایط کاری پرمشغله
دارای روحیه همکاری و تعامل سازنده
متعهد به محرمانگی اطلاعات و اصول اخلاق حرفه‌ای