CEO Assistant

توضیحات

شرح شغل:

• برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی امور روزمره دفتر مدیرعامل.
• پیگیری مداوم تصمیمات و ارتباطات داخلی و خارجی.
• ایفای نقش مؤثر در کنار مدیریت ارشد سازمان.
• پاسخ‌گویی به تماس‌ها و پیام‌ها، انتقال به افراد مربوطه یا ثبت دقیق پیام.
• تنظیم جلسات داخلی و خارجی، اطلاع‌رسانی، پیگیری و یادآوری برنامه‌ها.
• خوشامدگویی به مراجعین، پاسخ به پرسش‌ها یا هدایت آن‌ها به افراد مرتبط.
• تهیه و نگارش نامه‌ها، یادداشت‌های جلسات، مکاتبات رسمی و گزارش‌های مدیریتی.
• مدیریت ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی مدیرعامل.
• ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات در پایگاه‌داده‌ها و فایل‌های اداری.
• بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد و مدارک بر اساس استانداردهای سازمان.
• هماهنگی برنامه‌های سفر، اقامت، جلسات بیرون از سازمان یا رویدادهای ویژه.
• رعایت کامل اصول محرمانگی اطلاعات و حسن امانت‌داری در اطلاعات حساس.
• انجام امور محوله مالی کوچک مانند ثبت پرداخت‌ها یا تحویل چک‌ها.
• حضور فعال در پروژه‌ها یا جلسات به‌عنوان نماینده اجرایی دفتر مدیرعامل.

شرایط احراز:

• دارای ظاهر آراسته و فن بیان مؤثر.
• قدرت برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چند کار.
• باهوش، یادگیرنده سریع و دارای درک سازمانی بالا.
• انعطاف‌پذیر و مسئول در شرایط غیرمنتظره.
• مسلط به نرم‌افزارهای Excel و Word.
• مهارت در ارتباط مؤثر با مدیران ارشد، کارکنان و مراجعین.
• توانایی مدیریت زمان، حفظ تمرکز، و انجام کار با دقت بالا.
• اخلاق حرفه‌ای، صداقت، رازداری و مسئولیت‌پذیری بالا.
• توانمندی در برخورد حرفه‌ای و محترمانه با مراجعین و تماس‌گیرندگان.
• روحیه همکاری تیمی در کنار استقلال اجرایی.
• وقت‌شناس، منظم و پاسخ‌گو.
• آرام اما در عین حال جدی و پیگیر.

هشت ساعت حضور روزانه در بازه زمانی بین 12:00 تا 22:00 (تعیین زمان دقیق توسط مدیرعامل)؛ در سایر ساعت‌های شبانه‌روز دستیار باید آن‌کال (آماده پاسخگویی و هماهنگی فوری) باشد.

این نقش نیازمند انعطاف‌پذیری بالا و تعهد حرفه‌ای برای همراهی با مدیرعامل در امور حساس و زمان‌مند است.