CEO Assistant

توضیحات

مهارت‌های حرفه‌ای مورد نیاز:

توانایی نت‌برداری ساختاریافته از جلسات (نه رونویسی کلمه‌به‌کلمه؛ بلکه استخراج: چه کاری / مسئول کیست / مهلت چقدر است از گفتگوهای شفاهی)
تسلط خوب و عملی به کار با کامپیوتر و نرم‌افزارهای Word، Excel و PowerPoint
توانایی دسته‌بندی موضوعات و نوشتن خلاصه‌ی مکتوب رسمی و بدون ابهام

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:

حضور در جلسات مدیرعامل و ثبت صورتجلسات شامل: تعهدات/ماموریت‌های تعریف‌شده همراه با مسئول و مهلت مشخص
کار با نرم‌افزار اتوماسیون اداری به عنوان دستیار مدیرعامل
ارسال یادآوری و پیگیری مهلت کارها و ماموریت‌ها از مسئولان و ارائه گزارش‌های منظم هفتگی وضعیت به مدیرعامل
جمع‌آوری، دسته‌بندی و بایگانی اطلاعات ارائه‌شده توسط واحدهای مختلف سازمان در جلسات با مدیرعامل

ویژگی‌های شخصیتی:

توجه به جزئیات (توانایی بازنویسی تعهدات شفاهی به متن دقیق)
استقلال رای و جسارت پیگیری (توانایی این‌که با احترام اما قاطع، از یک مدیر ارشد بخواهد وضعیت کار عقب‌افتاده‌اش را گزارش دهد)
انطباق‌پذیری با برنامه‌ی نامنظم (چون جلسات مدیرعامل ثابت نیست)
داشتن ذهن ساختاریافته و متمرکز و شخصیت منظم و منضبط

ساعت کاری در نظر گرفته‌شده برای این شغل:

با توجه به حجم بالای جلسات مدیرعامل، ساعت کاری تابع الگوی جلسات ایشان است، نه ساعت اداری ثابت؛ انعطاف‌پذیری در ساعات (حضور در برخی جلسات خارج از ساعت اداری) جزو شرط‌های اساسی است. شیفت کاری، لزوم کار در روزهای تعطیل و غیره.