منشی

توضیحات

• پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
• ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسله مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به‌صورت حضوری.
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص‌شده.
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق.