مسئول دفتر

توضیحات

هدف اصلی از این سمت شغلی:

جذب یک نفر نیروی مدیر و مسئولیت پذیر به عنوان مسئول دفتر با قابلیت تفویض امور اداری به ایشان.

شرح وظایف شغلی:

● پاسخگویی به مشتریان، پیگیری و بایگانی مکاتبات اداری درون و برون سازمانی.
● نظارت بر تمام امور دفتر شرکت، تهیه اقلام مورد نیاز، نظارت بر پرسنل خدمات و بهداشت محیط دفتر، پاسخگویی و هماهنگی اربابان رجوع، تنظیم وقت اتاق جلسات و تشریفات.
● کنترل روابط همکاران، ایجاد ارتباط موثر بین دپارتمان‌های مختلف سازمان به عنوان مرجع اجرای امور اداری.
● نظارت بر امور منابع انسانی، کنترل مرخصی‌ها و کمک به بررسی رفتارهای پرسنل و ارزیابی عملکرد ماهیانه.
● تهیه و انتشار آگهی‌های استخدامی بر مبنای اعلام نیاز واحدهای سازمان و ارزیابی اولیه متقاضیان بر اساس شرح صلاحیت‌های مندرج در فرم، تنظیم قرار مصاحبه استخدامی.
● تماس مستمر با کارخانه تولید و پیگیری امور اداری و منابع انسانی کارخانه.
● تنظیم گزارش‌های مربوط به بخش‌های مختلف سازمان با هماهنگی سرپرستان و مدیران مربوطه و ارائه آن به مدیرعامل.
● تهیه، امضاء و ارسال نامه‌های غیر تعهدآور برای سازمان با اختیار خود و نیز پاسخگویی و ارسال نامه‌های تعهدآور در حوزه اختیارات خود مطابق حکم ابلاغ شده از طرف مدیرعامل و نیز امضاء اسناد از طرف مدیرعامل.
● تنظیم قرارهای ملاقات مدیرعامل در داخل و خارج از سازمان با اولویت‌های اعلامی توسط مدیرعامل.
● حضور در جلسات درون و برون سازمانی به نمایندگی از مدیرعامل و البته با هماهنگی ایشان و ارائه گزارش به مدیرعامل.
● حضور مؤثر در جلسه‌های مدیرعامل بنا به تشخیص، به عنوان دبیر جلسه مطابق با شرح وظایف دبیر جلسه.
● بررسی روند اجرایی فرآیندها و روش‌های اجرایی سیستم مدیریت کیفیت (IMS) و برگزاری جلسات مورد نیاز.
● ثبت جزء به جزء کلیه فعالیت‌ها در برنامه CRM.
● انجام سایر اموری که در حوزه کارهای اداری از سوی مدیرعامل ارجاع می‌شود.
● ساعت‌های کار: شنبه تا پنج شنبه از 8:30 صبح تا 5 بعد از ظهر.

● حقوق پایه: چهارده میلیون تومان در ماه (دریافتی تا مبلغ بیست میلیون تومان در ماه).
● مزایا: محیط پویا و فعال، امکان پیشرفت مهارتی و ارتقای شغلی.
● زمان شروع کار: امکان اشتغال فوری بعد از مصاحبه و توافق وجود دارد.
● محل کار: چهارراه فرمانیه (تقاطع فرمانیه و پاسداران).