مسئول دفتر

توضیحات

شایستگی‌ها:

آشنایی با امور پشتیبانی IT
روابط عمومی و فن بیان قوی
نظم و پیگیری بسیار بالا
توانایی مدیریت جلسات، تقویم و هماهنگی قرارها
توانایی اولویت‌بندی و مدیریت چند کار هم‌زمان
ظاهر و رفتار حرفه‌ای
توانایی تهیه نامه‌ها، گزارش‌ها و صورت‌جلسات
قدرت تعامل با مدیران، مشتریان و سایر واحدهای سازمان

شرح شغل:

تایپ کلیه نامه‌ها و گزارشات ارجاعی از جانب مقام مافوق
پاسخگویی به تلفن‌های ورودی و ارتباط با همکاران مجموعه
دریافت و ارسال فکس
ایجاد هماهنگی در کلیه برنامه‌ها و تنظیم وقت جهت جلسات حضوری و آنلاین
پیگیری امور مربوط به دفتر مدیریت از طریق تماس‌های حضوری، تلفنی و مکاتبه‌ای
هماهنگی بازدید از مزارع و شرکت‌ها
ثبت خلاصه مشخصات، موضوع، شماره و جریان نامه‌های وارده و صادره
انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوطه در محل‌های مخصوص
تهیه بلیط و هتل برای مدیران مجموعه و مهمانان خارجی
پیگیری اخذ ویزا برای مهمانان خارجی مجموعه
پیگیری کلیه امور ثبتی شرکت‌ها (تاسیس، تغییرات و ...)
پیگیری اخذ وکالت‌نامه‌های مورد نیاز برای مجموعه
هماهنگی انجام امور مشترک با دفتر رفسنجان
هماهنگی با متصدی خدمات جهت پذیرائی از مهمانان
تماس با کارکنان و مدیران واحدها جهت پیگیری امور
پاسخگویی حضوری به مراجعه‌کنندگان شرکت
ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل پیوست‌های مربوطه
آرشیو و مستندسازی کلیه اسناد، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها
رعایت حفظ و نگهداری از سوابق و اطلاعات و اسرار اداری در سازمان
هماهنگی و ارسال سفارشات و بسته‌های مربوط به مشاوران و افراد مرتبط با شرکت
ارائه گزارشات به مدیر مربوطه
انجام سایر امور محوله از سوی مافوق