مسئول دفتر مدیرعامل

توضیحات

• هماهنگی تمامی امور و برنامه‌ها.
• تنظیم برنامه‌های روزانه و جلسه‌ها.
• تنظیم برنامه‌های بازدید و مأموریت مدیرعامل.
• پیگیری کلیه مکاتبات و مراسلات وارده و صادره از دفتر مدیر.
• تهیه و تدوین و تفکیک نامه‌های اداری مربوط به مدیرعامل و ارسال به واحدهای سازمانی و سایر سازمان‌های مرتبط با آن.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی ملاقات‌ها و جلسه‌های مدیریت در خارج شرکت مطابق با دستورات دریافتی و برنامه‌های از پیش تعیین شده.
• برنامه‌ریزی تشکیل جلسه‌های داخلی مدیریت شرکت و برنامه‌ریزی، هماهنگی و نظارت بر انجام پذیرایی از مهمانان داخلی و خارج.
• انجام امور مربوط به تایپ و تکثیر و امور ارتباطات تلفنی و ارسال فکس و پیگیری نامه‌های فیزیکی و الکترونیکی دفتر مدیریت.
• جمع‌آوری اطلاعات مربوط به امور مختلف و عملکرد واحدهای سازمان و پیگیری ارئه خلاصه وضعیت عملکرد واحدها از مدیران واحد جهت ارائه به مدیرعامل.
• پذیرش مراجعین به دفتر مدیریت و کسب اطلاع از علت مراجعه و راهنمایی آن‌ها.
• انجام فعالیت‌های مربوط به رزرو آژانس، پیک و تهیه بلیت، امکانات اقامت و ایاب و ذهاب برای مدیرعامل در ماموریت‌ها.
• بایگانی مکاتبات و مراسلات انجام شده.
• آماده و تنظیم نمودن سوابق و پرونده‌های قابل طرح در جلسه‌های هیئت مدیره.
• دریافت دستورات و تصمیمات مدیریت در ارتباط با ارجاع کار به واحدهای مختلف و پیگیری تا حصول نتیجه.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات.