کارشناس اداری و هماهنگی

توضیحات

کارشناس اداری و هماهنگی در Lord Agency نقش کلیدی در مدیریت جریان کاری دفتر تبریز و هماهنگی بین واحدهای مختلف (اپراتورها، مشاوران، ایجنت‌ها و دفتر استانبول) دارد. این موقعیت برای فردی مناسب است که روحیه سیستمی، دقت بالا، توانایی کار با داده‌ها و ارتباط‌گیری حرفه‌ای داشته باشد.

این فرد مسئول است که تمام اطلاعات دانشجویان و ایجنت‌ها به‌صورت دقیق، به‌روز و استاندارد در CRM و Google Sheets ثبت شود، پیگیری‌های لازم در زمان مناسب انجام گیرد، گزارش‌های روزانه و هفتگی طبق قالب سازمانی ارسال شود و تمامی امور اداری به‌صورت منظم جلو برود.

وظیفه اصلی این نقش ایجاد نظم، سرعت، دقت و شفافیت در فرآیندهای اداری شرکت است تا کیفیت خدمات و رضایت دانشجویان و ایجنت‌ها در بالاترین سطح حفظ شود.

مسئولیت‌های کلیدی (Key Responsibilities)
ثبت، مدیریت و بروزرسانی پرونده‌های دانشجویان در CRM شرکت و اطمینان از کامل بودن اطلاعات
پیگیری مستمر وضعیت دانشجویان از مرحله درخواست تا ثبت‌نام نهایی
هماهنگی حرفه‌ای و محترمانه با ایجنت‌ها و پاسخ‌گویی دقیق به سوالات و درخواست‌های آنان
ایجاد پل ارتباطی بین دفتر تبریز و دفتر استانبول برای هماهنگی پرونده‌ها، پرداخت‌ها و امور اداری
تهیه و ارسال گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه طبق استاندارد دقیق شرکت
بررسی و کنترل دقیق اطلاعات مالی مانند رسیدها، پرداخت‌ها و ارسال آنها به واحد حسابداری
کار با Google Sheets به‌صورت حرفه‌ای برای تهیه لیست‌ها، گزارش‌ها و خروجی‌های مدیریتی
شرکت در جلسات داخلی و ارائه گزارش وضعیت پرونده‌ها و مشکلات احتمالی
رعایت کامل اصول کاری شرکت شامل: نظم، مستندسازی، پیگیری بدون تأخیر، ارتباط محترمانه و گزارش‌دهی
انجام سایر امور اداری مرتبط با دفتر تبریز بر اساس نیازهای سازمان

چیزی که ما دقیقاً از شما می‌خواهیم:
کسی که واقعاً منظم و سیستماتیک باشد، نه فقط در رزومه
کسی که در کار با داده‌ها، فایل‌ها و Sheets دقیق باشد و اشتباه نکند
فردی که پیگیری را دوست داشته باشد و از پیگیری مداوم خسته نشود
فردی متعهد، مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد در انجام کارهای حساس
کسی که بتواند همزمان چند کار را مدیریت کند بدون اینکه کیفیت کاهش پیدا کند
فردی که در ارتباط با همکاران و ایجنت‌ها مودب، آرام و حرفه‌ای باشد

نتیجه نهایی که باید ایجاد کند:
پرونده‌ها همیشه کامل و به‌روز باشند
هیچ دانشجویی بدون پیگیری نماند
هیچ پیام یا درخواست مهمی بی‌پاسخ نماند
گزارش‌ها دقیق، در زمان درست و قابل استناد باشند
دفتر تبریز منظم و سیستماتیک اداره شود